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数字化电子档案管理研究

2019/09/03 阅读:

摘要:在信息技术逐渐渗透到人们生产生活的时代背景下,我校在进行办公的过程中,日益实现了对自动化技术的应用。众所周知,办公过程中会产生许多的档案、文件,包括科研、教学以及管理等工作过程中都会产生大量的信息需要进行编辑整理,传统的人工整理方式效率太低,且出错率较高。目前阶段,电子档案的应用越来越广泛,在各个单位的档案管理中显现出其突出的优势。在未来的数字档案馆建设中,电子档案必然会成为建设的重心,逐步取代传统的档案整理方式。基于此,本文将对电子档案的特点进行剖析,希望能给有关人员提高参考。

关键词:数字化环境;电子档案;管理

1对电子档案的认识

1.1电子档案的概念。

电子档案是指具有参考凭证价值和保存价值的归档电子文件及其相应的元数据、背景信息和支持软件。

1.2电子档案必须是经过归档的电子文件。

随着信息科学的发展,人们在进行办公室越来越依赖于计算机,在这一过程中,会产生许多的电子文件。同纸质文件一样,电子文件也是需要进行整理归纳的。然而,并不是所有的纸质文件都包含有用信息,能够被整理成纸质档案。同样,只有包含有效信息的电子文件才能够被整理成电子档案。由于计算机具有强大的计算能力,在工作过程中会产生大量的电子文件,这些电子文件就是所说的电子档案的前身。然而,电子文件要具备一定的信息价值,满足相应的条件,才有可能被整理成电子档案。具体要求包括,第一,电子文件首先要经过相应的处理,例如文件内容的排版、编制发文号,有些还要求电子文件经过相关领导的签字,经过一系列固定严格的流程,才能够被整理归纳为电子档案,这就是所说的档案归档。其次,通常情况下,电子文件最主要的来源是办公自动化系统,这些文件的所属类别是事务性文件,有些文件包含的信息杂乱无章,不具备存储价值,是不适合被归为电子档案的。只有那些具有参考价值的电子文件才有可能成为电子档案。电子档案在成形过程中,很多流程都和纸质档案的整理相同。例如在文件被整理转化成档案之前,必须要经过一个叫归档的环节。没有经过归档的文件,及时之后转化成档案,也很有可能被丢失,造成信息的损失。因此,为了对电子档案进行长期高效的保存,就必须要对相应的电子文件进行归档处理。重视归档工作的开展,有利于实现信息的价值,同时也不至于造成资源的浪费。

2电子档案的优势

2.1资源共享。

在信息时代逐渐渗透进各行各业的时代背景下,各行业在发展时都注重资源共享的实现。在电子档案的应用过程中,也具备这一重要的优势,即电子文件共享性。共享性,指的就是在电子文件在应用时,能够通过计算机网络,在同一时间被不同部门不同工作人员所获取,并加以处理和利用。共享性具有显著的优势,具体包括:首先,对需求者的数量不设限,一份电子文档能够被许多人加以利用。其次,电子文件的获取不受地点、时间的限制,任何部门在任何时间,只要获得权限,都能够得到电子文件并加以利用。而传统的纸质档案则不具备这一优势。由于纸质档案是实物,通常情况下,纸质档案都被保存在相应的档案馆中,若想对其进行查阅,就必须在档案馆规定的时间之内进行利用。除此以外,纸质档案通常没有备份,为了防止档案丢失或者损坏,相关的档案馆对档案的保存其实是非常严格的,这给使用者带来了很多麻烦,必须要在固定时间固定地点才能进行档案的使用。借助于日益先进的信息技术、网络的普遍发展,目前阶段电子档案的查阅变得越来越方便。在互联网的帮助下,相关的档案馆可以在网上开设一个档案平台,一些不具有机密性,能够供大众查阅的档案,都可以被放置在平台上,提供给有需要的人。除此以外,电子档案的呈现方式多种多样,除了传统的文字信息,还包括图片、音频等,这给使用者的查询带来了巨大的便利性。为了保障档案的合理利用,档案馆可对平台上的档案设置权限,以防不法分子进行查阅。这样一来,只要人们拥有基础的电子设备,例如手机电脑等,就可以不受时间、地点的限制,对电子档案进行利用,获取相关信息。显而易见,电子档案在共享性这一方面的优势,远远高于纸质档案,不但方便了相关人员的查询,也实现了档案信息的最大效用,避免了资源的浪费。

2.2有利于保护原件。

纸质档案由于其制作材料的特性,在保存过程中有许多的缺陷和漏洞。众所周知,纸质档案保存的年限越长,纸张的质量也会随之降低,纸张可能会出现破损、泛黄等现象,墨水也可能会褪色,这给档案的保存带来了极大的难题。如果没有采取及时的措施进行解决,就有可能造成纸质档案的损坏,造成信息的损失。然而,电子档案在保存过程中就不需要担心这一问题。即使是被多人多次的查阅利用,也不会降低电子档案的质量和寿命。因此,在一些重要的档案馆中,电子档案的应用越来越普遍。这是保存一些珍贵信息的重要途经,也减少了档案管理工作者的工作量。

2.3工作效率大幅提升。

利用电子档案,工作效率远远高于利用纸质档案。以本科毕业生成绩为例,如果是纸质档案,有人来查档时,工作人员需要先从档案管理系统中检索出档号,然后到库房去找出档案实体,再去复印,然后提供给利用者。

2.4有利于保护个人隐私。

对于传统的纸质档案,如果有人要查自己的四、六级成绩、毕业生名单等,通常都是把利用者所在的页面拿去复印,提供给利用者,这样利用者不仅能看到自己的信息,这页上其他人的所有信息也都是一览无余。但是,电子档案的利用就不同,一些先进技术的应用,给我们在档案利用时保护他人隐私提供了有力的手段。比如,利用档案管理系统的强大功能,可以很方便的隐去其他人的关键信息,利用者只能看到本人的信息,从而有效地保护了他人的个人隐私。

2.5经济环保。

从收集和管理的角度来看,对那些利用率很低且、价值不是很高的材料,如果仅以电子档案的形式保存,可节约大量纸张,及库房的空间。同时,档案工作人员也不必再花费大量的时间和精力对纸质材料进行搬运、打号、拆钉、装订等,可以节省大量的人力和物力。

结语:

综上所述,对某些类别的档案实行电子化管理,是档案管理工作的一大飞跃。工作中形成的电子文件,经过技术处理后所形成的电子档案基本能同纸质档案一样,具有原始的凭证作用。当然,要想电子档案具有和纸质档案一样的法律效力,还必须通过相关的法律条文来保证其效力及实施的可行性。

参考文献

[1]王玲.网络环境下电子档案管理系统的设计与实现[J].黑龙江档案,2016.

[2]吴灼之.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外,2018.

作者:蒋励 单位:广东省惠州市安全生产教育训练中心

数字化电子档案管理研究

2019/09/03 阅读:

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