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公用房可视化管理信息系统设计

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摘要:当今高等院校随着办学规模的不断扩大,国有资产的数量也不断增加,而高校国有资产里占比最大的就是土地和房屋。如何高效地盘活房产资源,提高公用房利用率对于提高高等院校办学实力增强综合竞争能力起着极其关键的作用。公用房管理是保证高等院校进行正常的教研、实验、科研和行政活动的基础,同时也是响应创建节约型高校的关键要素。

关键词:国有资产;公用房管理;节约型高校;效率

一、引言

公用房管理是高校资产管理的重要组成部分,对于高校来说公用房组成形式多样,主要包括:教学科研及辅助用房(教室、图书馆、实验室、实习场所、专用科研用房、体育馆、会堂)、行政办公用房、生活用房(学生宿舍、学生食堂、教工宿舍、教工食堂、生活福利及附属用房)、教工住宅、其他用房和经营性用房等。这些房屋数量庞大、地域分散且归属部门众多,这就给管理部门带来了巨大的麻烦。传统的公用房管理都是纸质化人工统计式管理,每次统计数据和核对数据都是一项极其庞大的工程,由于统计不是实时性的,在需要查找和核对房间信息时还会照成数据的滞后和信息错误等问题。传统的管理模式和思想已经不能满足现代化高等院校的发展现状,一种智能化和使用现代信息化技术进行管理已经迫在眉睫。本文通过长期在公用房管理中摸索出来的经验和发现的问题,经过长时间的调研和引进现代化管理思维,在借助现代化网络信息技术帮助下,设计和编码实现了我校公用房的可视化网路信息智能管理,将管理人员从繁琐的统计信息中解放出来,把更多的精力运用在如何提高公用房的使用效率上。

二、公用房管理信息系统框架

本信息系统的架构采用C/S结构的四层体系结构,即应用层、通信层、数据层和设备层(图1所示)。应用层:实现所有使用统计功能;通信层:是应用层和数据库之间的桥梁,这一层为后续研究如何使用物联网技术实时监控房屋使用率所设置,主机系统通过有线或无线网络与中心服务器的数据库进行通信,物联网设备系统通过无线WIFI或4G网络或调用Web服务的网络接口与中央数据库进行通信;数据层:主要存储大量数据;设备层:主要是PC端、门禁设备监控设备和其他物联网智能设备等。这样的结构可以实现任何人在任何地点只需要连接网络就能查询修改自己权限范围内公用房信息。

三、公用房管理信息系统模块功能设计

根据长期的公用房管理实践经验以及我校现阶段规模和管理模式,在经过对多所省属高等院校调研结果,我们主要将公用房管理功能划分为8大模块60余项功能模块设计并实现了公用房可视化管理信息系统(图2所示),在经过1年时间的实际运用和不断修改,最终实现了我校公用房信息智能管理系统。

(一)地图管理该模块实现以下功能:通过校区平面图能够整体浏览校区分布情况(图3a)所示),点击平面图上楼宇能够进入该栋楼宇查看各楼层平面图,将鼠标悬浮于平面图上任何一间房屋能够自动弹出该房屋使用情况简介(图3b)所示),点击该房间能够进入查询该房间具体信息,此模块能够快速查询需要查询房间信息。

(二)基础管理该模块实现以下功能:1.学校设置:能够设置学校代码、办学规模、本科生人数、硕士生人数、博士生人数、留学生人数和教职工人数等信息。2.校区设置:能够设置学校拥有校区数量和规模等信息。3.归口设置:能够设置全校房屋管理归口和归口管理部门等信息。4.院系部处管理:能够设置和管理全校各二级部门基本信息。5.人员管理:能够管理全校教职工人员信息。6.用户管理:能够管理系统使用者账户权限等信息。7.商户管理:能够管理经营性用房承租商户信息等。8.预警设置:能够设置租赁用房到期期限、房屋维保到期期限和房租缴纳到期期限等以在到期前发出提醒功能。

(三)档案等级该模块实现以下功能:1.土地档案:登记管理学校所有土地的基本信息。2.房屋档案:登记管理学校所有房屋的基本信息。3.地下空间档案:登记管理学校所有地下空间基本信息。4.房间档案:登记管理学校所有房间基本信息。5.平面图管理:登记管理平面图中所有房间当鼠标悬浮其上时弹出房间使用情况基本信息。6.房间合并:登记管理当多间房间合并成一间房间时的基本信息。7.房间拆分:登记管理当一间房间拆分成多间房间时的基本信息。8.房间修改查询:查询房间合并或拆分历史信息。

(四)日常管理该模块实现以下功能:1.教工宿舍:a)b)管理查询教职工宿舍日常租借人、部门、缴费形式、付费周期、租赁起始和截止时间、租赁期限和租借费用等信息。2.教工住宅:管理查询教职工承租公房日常租借人、部门、缴费形式、付费周期、租赁起始和截止时间、租赁期限和租借费用等信息。3.经营性用房:管理查询经营性用房日常租赁合同、租赁单位、缴费形式、付费周期、租赁起始和截止时间、租赁期限、租金和押金等信息。4.普通公用房:管理查询学校普通公用房使用人、使用部门、分配时间、归还时间、使用期限、是否需要缴纳调节费、缴费形式、缴费周期和调节费等信息。5.使用人调整:管理查询学校公用房使用人信息。6.用房归还:管理查询特定条件下需要归还学校的房间信息。7.房屋维修:管理查询特定条件需要维修房间信息。8.逾期预警:管理查询已触发逾期报警的房间信息。9.维保预警:管理查询已触发需维保报警的房间信息。

(五)缴费管理该模块实现以下功能:1.缴费登记:登记管理已缴费记账凭证、缴费人、缴费日期、缴费金额、收费人、缴费类型和缴费房间等信息。2.商户应缴:登记管理特定日期应缴费商户名称、缴费房间、业态类型、缴费方式、联系方式和应缴纳费用等信息。3.教工应缴:登记管理特定日期应缴费教工工号、姓名、房间、所属部门、房间用途、缴费方式、联系方式和应缴费用等信息。4.调节费应缴:登记管理特定日期应缴调节费教工工号、姓名、房间、所属部门、房间用途、缴费方式、联系方式和应缴费用等信息。5.缴费预警:查询管理当前已发生预警需缴费教工工号、姓名、房间、所属部门、房间用途、缴费方式、联系方式和应缴费用等信息。6.缴费查询:查询特定时间已缴费记账凭证、缴费房间、租借人、租借单位、缴费金额和缴费时间等信息。7.缴费统计:统计查询特定时间普通办公用房调节费、教职工宿舍费、教职工住宅费和经营性房屋费总额信息。

(六)综合查询该模块实现以下功能:1.土地档案查询:选择具体条件统计查询或导出全部土地档案基本信息。2.房屋档案查询:选择具体条件统计查询或导出全部房屋档案信息。3.地下空间档案查询:选择具体条件统计查询或导出地下空间档案信息。4.房间档案查询:选择具体条件统计查询或导出房间档案信息(图3c)所示)。5.普通公用房使用查询:选择具体条件统计查询或导出普通公用房使用信息。6.经营性用房使用查询:选择具体条件统计查询或导出经营性用房使用信息。7.教工宿舍使用查询:选择具体条件统计查询或导出教工宿舍使用情况。8.教工住宅使用查询:选择具体条件统计查询或导出教工住宅使用信息。9.归还情况查询:选择具体条件统计查询或导出归还和应归还房间信息。10.宿舍住宅历史查询:选择具体条件统计查询或导出教工宿舍和教工住宅使用历史信息。11.商户使用历史查询:选择具体条件统计查询或导出经营用房和租赁商户历史信息。

(七)统计分析该模块实现以下功能:1.土地权属性质统计:统计分析所有土地权属性质、使用权面积、独用面积、分摊面积、价值、总投资、财政资金、学校自筹资金、捐款资金、贷款金额和剩余贷款金额等具体信息。2.公用房使用统计:分类统计分析特定部门现有公用房所属校区、楼宇、房号、使用名称、建筑面积、使用面积、负责人和使用用途等信息。3.公用房使用分类统计:分类统计分析所有校区每栋楼宇办公用房、实验用房和科研用房的总面积信息。4.各部门用房统计:按照各部门分类统计分析其所占用房间数、建筑面积和使用面积信息。5.房屋分类汇总统计:按照所给定条件将房屋进行分类统计信息。6.使用状态按部门统计:按照使用部门分别统计各部门所有在用房间、占用房间、空闲房间、借用房间和其他房间数量和使用面积信息。7.使用状态按用途统计:按照普通公用房和教职工宿舍住宅等分别统计其在用房间数量和使用面积等信息。8.分校区分栋统计表:按照校区信息;建筑物信息;建筑功能分项统计三大项以及18个小项统计全校用房信息(图3d)所示)。9.统计:按照教学科研及辅助用房、行政办公用房、生活用房、教工住宅和其他用房,5大项11小项分类统计生成上报上级单位表格。

(八)指标评价该模块实现以下功能:1.用房额定测算指标:登记和查询各部门用房额定配额标准和面积信息。2.部标文件:登记和查询部里对综合性大学用房配置标准信息。3.按部标总体评价:按照部标准学校现有用房与标准分类统计缺口数和超标数信息。4.校级用房标准编制:编制校级公用房使用标准信息。5.按校标总体评价:按照校标各学院公用房现有情况与额定面积对比信息。

四、结论

国有资产高效的管理是保证高等院校进行正常的教研、实验、科研和行政活动的基础,同时也是响应创建节约型高校的关键要素。土地和房屋占据了高校国有资产将近三分之二的比例,是国有资产的重要组成部分。只有高效的管理这部分资产,提高房屋和土地的使用率才能更好的为学校的科研和教学提供保障,才能够更好的提高学校的综合竞争力。我们通过多年的经验积累和对公用房管理模式的创新研究,实现了一套高效智能化的公用房管理信息系统,解放了传统繁琐重复的劳动力,用智能信息化手段服务于管理。手段服务于管理。

参考文献:

[1]黄振江.高校固定资产管理中RFID技术应用分析[J].经济研究导刊,2014(28).

[2]周伦.高校房产管理的思路与对策[J].经营与管理,2011(11).

[3]梁进程.房产测绘管理及房产测绘信息系统的发展研究[J].科技资讯,2009(17).

[4]刘世弘.清华大学公用房管理改革的研究与实践[J].实验室技术与管理,2012(10).

作者:黄振江 黄玮 王玮 单位:南京邮电大学资产管理与实验室建设处

公用房可视化管理信息系统设计责任编辑:张雨    阅读:人次