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高校学生报到信息系统设计实现

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摘要:在信息化环境下,传统高校学生报到业务流程凸显出效率低、过程复杂、流程难以理解等问题。文章提出在方便学生、协调高校各部门、改善当前信息化系统的宗旨下,应以坚持高校师生参与为原则,重构高校学生报到业务流程,进一步提高高校学生报到工作的效率与服务水平。

关键词:信息化;学生报到业务;流程重构

近年来,互联网的迅速发展使得信息技术更新速率加快,社会信息化进程随之加快。将信息技术充分运用到高校数字化管理系统的建设中,能够完善高校学生报到业务流程,提高高校学生报到业务工作水平和效率。新时代背景下,传统高校学生管理系统以及学生报到业务已经出现了弊端,无法满足高校与学生的需求。高校应采用科学的方法,运用先进的信息技术,构建一个先进、高效的新生报到业务管理系统[1]。

1传统高校学生报到业务存在的问题

传统高校学生报到业务的特点导致新生报到业务中存在许多问题。首先,由于全部是人工操作,传统高校学生报到的效率低,人工服务台一次性只能接纳一位学生,无法同时进行多名学生的服务工作,出现学生排队等候问题,服务效率低。其次,由于是流水线的报到流程,传统高校学生报到业务无法同时进行,延长了报到业务整体的时间。学生不同材料由高校各部门分别管理,涉及诸多部门,使得学生报到流程复杂冗余,存在漏办、错办的情况。学生在其中一项任务出现问题时,就无法进行下一项任务,无法完成学籍注册。学生在完成报到工作后,发现某项业务存在错误,则需要依次更改各个部门的信息,订正工作繁杂且冗余。部分高校迎新季报道服务设施布置于校园公共平台中,存在户外环境因素的影响。办公场地布置于操场、大道等户外场所,学生资料搬运与现场布置等任务需要大量人力,高校需要充分调动师生资源。同时,迎新现场的布置需要大量计算机设备,布设电线、电缆增加了安全隐患。此外,户外环境具有不确定性,容易突发降雨或大风天气,会影响新生入学报到的环境以及安全。高校学生报到业务的问题,归结起来就是效率低,由于效率低使得学生报到时间延长,间接引发各种各样的问题。提高高校学生迎新工作效率是完善迎新工作的关键所在。

2信息化环境下高校学生报到业务流程重构

新生报到业务涉及高校全体师生,是集多项工作于一身的综合性服务任务,所以,为学生提供一套高效、可靠、便捷、一体化的入学报到体系势在必行[2]。信息化环境下,高校如果能够形成高效的学生管理系统,就能够提高学生报到业务的工作效率。传统学生报到业务流程是根据校园实际情况与高校技术水平建设的,所以,在旧报到流程的基础上是无法建立新型学生管理系统的,需要重构高校学生报到业务流程,提高学校管理工作的整体水平。

2.1信息化环境下高校学生报到业务流程重构原则

信息化环境下高校学生报到业务流程重构需要遵从一系列原则,才能形成科学、合理、高效的学生报到业务流程。首先,要遵循方便新生的原则,高校迎新工作针对新生开展,因此,所有的服务宗旨要以方便学生为主。高校学生报到业务流程重构要注重学生的体验,学生能够通过此业务流程清晰了解自己报到时需要准备的材料与知识,减少实际办理入学工作时出现错误与混乱的状况,从而提高报到工作办理效率,提高学校管理工作服务水平。其次,要注重流程的灵活性,注重各部门之间的工作协调,避免形成流水线报到流程,使得各流程能够同时进行。新报到业务将会涉及多个高校职能部门,高校要实现各职能部门之间的数据连接,保障学生报到业务流程顺利进行。传统的报到流程,需要依次进行各部门的工作,在新的报到业务流程中这个问题将得到解决。同时,高校学生报到业务流程重构需要符合信息化系统建构的要求,流程的重构就是为了满足报到信息系统设计的要求。在重构新流程时要注重时效性、科学性、便捷性。最后,要遵循方便高校师生参与的原则,高校师生作为迎新系统的服务人员与工作者,要能够准确了解新生的信息与实时的报到现状,方便统计数据与学生信息。

2.2信息化环境下高校学生报到业务流程重构

在重构的高校学生报到业务流程中,学生可以通过学生报到信息系统进行报到工作,减少类似传统报到流程繁杂且冗余的过程,方便学生进行报到。同时,学校相关部门操作人员在学生报到信息系统中能够完成对学生资料与学籍信息等内容的审核,同时进行多个学生的服务工作。各个职能部门人员在系统中进行协调,避免出现漏办与错办的情况。高校领导以及辅导员可以通过该流程了解新生报到的实际情况,推进学生报到工作。学生报到信息系统与教务管理系统进行连接,减少信息汇总与转移带来的时间消耗,同时,能够使得学生清楚学校概况与工作开展的流程架构。在信息化环境下,进行高校学生报到流程重构工作是高校信息化改革中必不可少的一环,流程的重构能够使得信息系统设计更加合理、科学、便捷,使得新生报到工作更好地开展。

3高校学生报到信息系统设计与实现

3.1高校学生报到信息系统设计

高校学生报到信息系统设计需要包含多个职能部门,且需要将高校新生所有报到工作归纳成一个整体,需要具备高度的融合性与整体性。笔者根据上述高校学生报到流程重构的结果,设计出符合高校报到所需的信息系统,如图1所示。笔者设计的高校学生报到信息系统包含“用户登录”“学校概况”“学生报到”“审批备案”“系统管理”5个模块,模块之间有着紧密的联系。首先,“用户登录”模板的设计要求方便学生操作,在无需专人指导的前提下,能够轻松方便地登录到学生报到信息系统,将新生学号以及身份证号设置为新生登录的账号、密码,在起到安全性保障的同时,能够方便新生登录信息系统。在设计用户登录页面时,将学校标志性建筑以及人文景观融合进来,能够使得学生对高校有一个形象认知,更好地融入高校中。“学校概况”模块的设计需要简要介绍学校特色以及历史,使得学生对未来学习、生活的地方有一定的了解。“学生报到”模块的设计需要涵盖学生报到所需要涉及的方方面面,类似学生信息采集以及学籍注册等工作。“审批备案”模块设计需要接入高校各部门工作人员的操作平台,帮助工作人员更快地审批学生材料。“系统管理”模块是整体管控信息系统的模块,在设计时要有更强的融合性与系统性[3]。

3.2高校学生报到信息系统实现

完成各个模块的单独设计后,则需要利用硬件升级与软件设计,将各个模块在高校学生报到信息系统中进行融合。学生报到信息系统要融合在高校整体的信息管理系统体系内,这样利于充分利用学生信息,减少信息传导过程中的工作消耗。高校学生报到信息系统使用指南要随录取通知书等文件一起邮寄给新生,新生利用该指南可以顺利登陆学生报到信息系统,在系统的指导下,熟悉学校概况、文化与制度规章,然后,进入新生报到板块,完成新生报到所需的信息填录等工作,当学生在暑期按要求逐一录入信息时,高校工作人员可以进行审核,分批次完成新生报到工作。这样高校学生报到信息系统就能够大力提高新生报到工作的效率与服务水平。

4结语

先进的管理系统建设能够充分提高高校管理工作的速度和效率,重构和实现高校学生报到业务流程的信息化,可以使得各个部门之间联系更加紧密,使学生更方便地完成报到业务,更快地适应校园管理系统,与此同时,还能够帮助学校了解新生报道的实际情况,适时调整政策,改进管理方案。因此,信息化环境下,重构与实现高校学生报到业务流程具有重要的现实意义。

[参考文献]

[1]杨春晓.移动数字迎新—高校数字迎新发展的方向[J].信息化建设,2015(9):43-44.

[2]宋秋林,陈孟.高校迎新系统中的业务流程设计[J].产业与科技论坛,2014(13):83-84.

[3]李和平.移动互联网时代高校迎新系统的建设与实践[J].科技创新与应用,2019(4):184-186.

作者:程苗 单位:安徽三联学院

高校学生报到信息系统设计实现责任编辑:张雨    阅读:人次