办公需要的信息系统设计应用探析范文

摘要：针对国企具有的传统的组织结构、复杂的管理流程、繁多的管理节点等特点，设计一种适合其使用的办公信息系统。该系统能够根据用户需求自助搭建，随时调整，能够快速实现复杂的审批过程和大量的数据搜集整理与展示过程，满足国企的管理需求。

关键词：办公信息系统；公章管理；EXCEL服务器

一、国企办公流程特点与信息系统需求

一般情况，国企的管理组织形式是职能型组织结构,从基层到高层管理者，中间管理层级多，用工总量大，导致国企的办公流程具有管理节点多、审批环节多、责任分散等特点。意味着一个流程往往需要多个部门、多人审批，效率始终无法提高。同时，由于国企的管理模式具有历史传承性，很多流程已经固化甚至僵化下来，想大幅度改变管理流程变得极其困难，只能顺应企业管理的一贯性，逐步进行细微的优化调整。

二、系统体系结构

经过反复的分析，为了建立一套适合国企运行的信息系统，在EXCEL服务器的基础上，将任务的发起、一个或多个节点的数据流动、任务的完成这些办公管理过程进行全面分解，将管理节点模块化，将细小工作过程依据工作细节分解成“管理原子”，包括通知、检查、调研、汇总、处理、上报等日常固定工作，包括组织会议、人物分配、过程监督、落实汇报等协调推进工作，包括日报、周报、月报、季报、年报等各类业务报表，这些管理节点全部利用JAVA打造管理原子代码库[1]。使用者能够自己通过“管理原子”搭积木的方式实现表单式业务流程搭建、填空式数据流转、以及“傻瓜式”挖掘展示，让人和系统都成为平台的一个节点，彼此就像连成网络一样实现全面留痕。这种系统体系结构解决了传统开发有延迟、花费大的问题。细小的日常工作，全部都在网上办理，所有数据都能追溯源头；不改变办公习惯，不改变业务流程，每个人都能把自己的日常工作，想法克隆到网上，不存在流程再造。

三、应用实例

根据该企业的应用情况，以公章管理为例，说明该系统的实际应用效果。公章管理流程中首要的要求是准确性，必须保证盖章的内容确实是公司决定；次要的是及时性，减少公司领导、盖章发起人和公章管理专员三方的时间浪费。

（一）业务流程。一般公司的公章管理简单流程，只需要3步流程即可完成，该流程仅涉及3个用户角色，即，由需要盖章的业务人员进行盖章申请，经由公司领导审批，由办公室公章管理专员执行盖章业务。而某国企的管理审批环节复杂，公章管理涉及6步流程，6个用户角色。需要盖章的业务人员进行盖章流程发起申请，并上传需要盖章的文件，该业务部门负责人进行一级审批，确认需要盖章内容真实有效；企管法规部门进行二级审批，确认盖章内容符合公司要求；业务主管副职领导进行三级审批，同意盖章申请，若是不涉及资金支出的盖章申请，可以直接联系办公室公章管理专员执行盖章业务，专员核对盖章文件一致后，执行盖章业务；若是涉及资金支出的盖章申请，需要经由公司领导审批，专员核对后执行盖章业务。

（二）效果分析。传统的公章管理，必须公司领导签字之后，允许用章，但是领导往往比较繁忙，找领导签字有困难。而且有些部门在外地办公，回机关成本较大，往往需要反复跑好几次才能成功，浪费公车资源。公章管理专员仅通过用章登记，无法保证盖章的记录完整和准确，想统计年度、月度工作量的时候，需要一张张的记录查阅后手工汇总，无法进行有效数据统计[2]。采用办公平台建立公章管理模板之后，各部门提报了公章使用申请，在网络上能实时查询进度，公司各级领导能够使用手机实时审批，即使是最复杂的审批也不出一个小时就完成了，需要使用公章的部门，查询到审批通过的进度以后，再联系办公室盖章。整个流程基层人员减少了反复跑机关找不到人签字的痛苦，和路上浪费的人力物力，而领导办公室门外不再排队签字，对于简单的业务只需要低头看手机的时候，顺便轻轻一点，就解决了大部分业务。

参考文献

[1]麦斯博软件技术有限公司.技术力量[M].电子工业出版社.

[2]王玲.大数据背景下信息化建设水平的提高[J].信息系统工程,2018(4).

作者：孙佳 单位：中国石油天然气股份有限公司辽河油田分公司