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论建筑设计公司内部控制优化

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摘要:内部控制是建筑设计公司加强内部治理,实现可持续发展目标的重要条件,在建筑设计公司的发展中有着非常重要的地位。当前,受各种因素的影响,建筑设计公司在内部控制工作中存在着一些问题,尤其是在组织结构、风险管理、制度建设以及信息共享等环节。对此,建筑设计公司需要从内部控制工作中存在的实际问题出发,采取有效的优化措施。

关键词:建筑设计公司;内部控制;优化对策

在现代企业管理中,为了更好地实现企业的经营目标,企业大都会采取一些措施、方法,这些措施、方法的总和便是内部控制。有效地开展内部控制工作,不仅是强化企业管理效能,提高企业经营效益的前提,也是企业核心竞争力培育的着力点。建筑设计公司作为服务类企业,市场竞争压力较大,特别是中小型建筑设计公司,面临着较大的发展压力,必须从当前企业内部控制工作中存在的问题出发,采取有效地应对方法。

一、建筑设计公司内部控制工作中存在的问题

从当前市场环境下建筑设计公司内部控制的现状而言,其存在的问题突出表现在以下几点:首先,组织结构层面的问题。一些建筑设计公司组织结构设计不合理,尤其是中小型建筑设计公司,没有从业务开展与高效运行的角度出发,加强制度设计与制定,导致一些部门功能偏多,比如办公室;而另一些部门则处于欠缺的状态,比如审计部门、人力资源部门等,影响了内部治理结果。其次,风险管理层面的问题。作为市场中的一份子,建筑设计公司同样面临着多样化的风险,比如融资环节的风险、投资环节的风险、经营环节的风险。此类风险在形态上具有多样性,在内容上具有广泛性,对公司发展有很大的干扰,但建筑设计公司普遍未能构建有效的风险防范机制。再次,制度建设层面的问题。制度建设是内部控制中的关键,建筑设计公司内部控制制度建设的问题,集中的表现于缺乏全面性、具体性、严格性上。全面性、具体性的欠缺使得制度无法全方位覆盖企业的各个环节,而严格性的欠缺削弱了制度执行的效力。最后,信息共享层面的问题。建筑设计公司在信息共享机制的建设中存在滞后性,未能紧扣内部控制的实际需要,构建有效的信息共享平台,无论在内部信息共享,亦或在外部信息共享中均是如此,影响了内部控制的效果。多样性的问题使得内部控制存在力不从心的现象,需要予以优化与提升。

二、建筑设计公司内部控制优化对策

1.优化公司组织结构组织结构对公司治理有重要影响,紧扣公司特点以及发展需要的组织结构不仅是提高公司运转效率的先决条件,也是增强公司内部控制的重要落脚点。因此,建筑设计公司需要以优化组织结构作为内部控制的重要内容,采取有效的方法对现有的组织结构进行调整与优化,尽可能降低因组织结构问题导致带来的运行风险。从当前我国建筑设计市场来看,除了部份占据行业领导地位的大型企业外,大部分企业均属于中小企业的范畴,在组织结构上具有中小企业的通病。对此,企业可以从以下三点出发采取有效的措施。首先,单独设置人力资源部门。人力资源是建筑设计公司的核心资源,尤其是设计人员,更是公司发展的关键。企业需要将负责人力资源的招聘、培训等任务剥离出来,组建专业化的人力资源部门,全面负责人力资源管理的各项工作,提升内部控制的效果。因建筑设计行业的特殊性,同一项目需建筑、结构、暖通、给排水、设备等各专业人员的协同完成,人力资源部门要做好对公司各专业人员的配备工作。同时要注意对建筑行业新的发展方向上做好人员的储备工作;其次,提高财务部门的地位,重视财务部门的作用。内部会计控制执行严格企业发展就好,反之,则会出现系列问题,因此企业的内部控制绝大部分工作是围绕企业的内部财务控制展开和实现的。建筑设计公司要重视财务管理在企业管理中的基础性地位与重要价值,有效提升财务部门的地位,使财务部门能有效发挥自身价值,在日常工作中做到事前筹划、事中管理、事后分析;最后,单独设置审计部门。为确保内部控制的有效性,董事会可以直接设置审计部门,负责各项经济工作的设计。

2.突出公司风险管理受内外环境的综合影响,建筑设计公司在经营环节中存在着不少的风险,此类风险具有客观性、广泛性的特点,对建筑设计公司的长远发展与健康运行均有着不小的负面影响。内部控制机制建设的主要目标之一便是合理地控制风险,将各种不同类型的风险发生率以及危害性降至最低,这对于企业而言尤为重要。因此,建筑设计公司在内部控制的优化中需要突出风险管理的内容。首先,做好风险识别的工作。风险具有隐藏性,往往在意想不到的时候给企业带来伤害。建筑设计公司要结合企业运行的实际情况,借助财务分析等方法来识别客观存在的风险,比如组织架构风险、应收账款风险等;其次,做好风险预警的工作。防患于未然是风险管理的最高目标,企业要根据风险的具体表现,构建风险预警机制,在风险发生前,便了解风险的内容以及动向,便于提前采取措施。就以应收账款风险为例,这是当前建筑设计公司最为主要的风险,而这和付款方式以及客户企业的信用表现、经营水平有着很大的关系。企业要加强客户企业的资质、能力的调查,根据客户企业的信用等级设置不同的付款方式,比如资质较差的企业需要付预付款等。

3.完善内部控制制度“没有规矩,不成方圆”,在建筑设计公司的内部控制中,制度建设居于核心地位,系统完善且科学高效的制度是有效改善内部控制中各项问题的关键措施。对此,建筑设计公司需要将完善内部控制制度作为内部控制优化的重点,首先,突出制度范围的全面性。内部控制以企业为控制对象,需要深入到企业运行的各个环节,因此,在控制制度的建设中必须涵盖各个方面的内容,除了与主导业务相关的工作质量控制以外,人力资源控制、财务控制、办公控制等均属于内部控制的范畴,需要有相应的制度作为保障;其次,突出制度内容的具体性。针对内部控制在执行环节中存在的可操作性不强的现象,建筑设计公司需要结合内部控制工作的实际需要,出台相应的工作细则,规范、明确制度条文,便于相关工作人员更好地发挥制度的约束性与引导性作用;最后,突出制度执行的严格性。“世不患无法,而患无必行之法”,执行层面的软弱使得制度难以有效发挥自身的价值。建筑设计公司要严格制度执行,具体而言,便是建立健全相应的奖惩措施,对遵守制度内容的部门、个人予以表彰,而对违法制度的部门、个人则予以相应的惩戒。

4.加强信息共享建设沟通渠道不畅是建筑设计公司内部控制中最为常见的问题。对此,建筑设计公司需要从内外两个角度加强信息共享建设,不断降低信息沟通的障碍,提升信息交流的效果。首先,就内部沟通而言,需要从以下两点出发,做好相应的措施。第一、注重部门间的横向交流。建筑设计公司要重视部门例会的开展,鼓励各部门员工在例会中畅所欲言,将工作中存在的障碍、经验、方法等表达出来,减少部门间的工作误会,改进工作不足;第二、注重管理体系间的纵向沟通。公司管理层要经常深入各部门,观察部门的工作表现,听取部门负责人的想法,部门管理人员也要深入各岗位,让员工充分地了解公司的战略意图以及部门的发展目标。其次,就外部沟通而言,建筑设计公司要重视与外部利益相关方的信息沟通,这是从公司外部环境的角度着手,提升公司内部控制水平的有效措施。外部沟通的对象除了包括股东、税务机关、会计师事务所以外,客户也是至关重要的沟通对象。建筑设计公司需要具备完善的客户信息沟通渠道,从客户处全面了解公司的设计水平以及服务质量,并根据客户的意见与建议了解市场的变化需求,提高市场适应能力。

三、结束语

内部控制是建筑设计公司在复杂的市场环境下,提升企业适应能力与风险抵抗能力的有效方式。当前,建筑设计公司在内部控制中存在着不少的问题,对内部控制的效果以及价值产生了负面影响。建筑设计公司需要从优化公司组织结构、突出公司风险管理、完善内部控制制度、加强信息共享建设等角度出发,采取好有效的应对策略。

参考文献

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[4]唐俐玲.探讨公司内部控制的建设及完善[J].现代经济信息,2012,(1):33-34.

[5]张良.关于完善企业内部控制制度的探讨[J].金融经济(理论版),2008,(16):183-184.

作者:王佳 单位:浙江中和建筑设计有限公司

论建筑设计公司内部控制优化责任编辑:张雨    阅读:人次