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论本科生毕业论文管理系统设计与分析

2021/10/19 阅读:

摘要:本科生毕业设计(论文)完成过程因流程较多、较为复杂,故相应管理信息系统也贯穿了多个阶段。取代传统人工管理模式,进行过程化梳理、监管,既能够节省数据沟通与存储所耗费的时间和精力,也可以使流程架构更为清晰,对整体进度与质量把控更为有效。文章针对上海电力大学经济与管理学院毕业论文管理系统进行了设计与分析。

关键词:毕业设计(论文)过程化管理信息系统设计分析

毕业设计(论文)是学生在离开学校前,对所学知识融会贯通、综合利用的阶段,是重要的实践性教学环节,也是对于学术能力、学习能力等更高标准素养的全面检测。此实践阶段具有不可替代性,既是培养计划中不可或缺的内容,也是学生深化、拓宽、综合所学知识的必要过程。毕业设计(论文)的完成过程,需要多方共同努力和协作,学生为完成者,教师为指导者,教务管理人员及辅导员为督促者,教学管理部门安排整体时间进度,协调督促指导教师及学生按照工作计划完成任务,学生则作为主体参与者,在教师指引下根据题目要求进行撰写与设计。相较于传统人工管理,利用多端毕业设计(论文)管理信息系统进行管理,可以实现论文选题的电子化、信息化管理,在节约纸张的同时,提高选题信息的传输和匹配能力[1],学生可以在系统中一目了然获取所有题目信息,并快速选出感兴趣的题目,指导教师也可以清晰得到学生的志愿选择,根据选题规则确定所带学生,也便于教务人员更好地进行督促管理,在毕业设计(论文)师生出题选题、文本资料上传、中期检查及交叉评阅(盲审)等过程化管理中发挥重要作用,在教务检查、专业认证等需要毕业设计(论文)等教学材料支撑时,信息系统具备资料快速检索查询以及调用功能,更为方便高效。数据库管理可存储大量信息,毕业设计(论文)的纸质版归档教务处规定为四年,使用过程化管理系统则可将存储信息量扩大的同时节省空间。

一、毕业设计(论文)过程化管理中存在问题

一是在选题过程中,传统人工管理模式沟通成本高且易管理混乱,在学生、教师双向选择时,学生根据自身专业知识掌握程度或兴趣集中选择一些题目,引发选择冲突的情况下,还需教学管理部门进行协调,不仅管理成本增加,选题过程中的公平性也难以保障和实现。同时教师工作量的分配问题也很棘手,如果一名教师带的学生过多,不仅精力无法达到,指导成效不足,会影响论文内容的完成质量。因此根据学院实际情况,选题过程中设置明确的所带学生数量上限是有必要的,否则一些教师基本工作量不足,影响绩效的同时也浪费了学院的教学资源。

二是在毕业设计(论文)撰写过程中,学生与指导教师的交流虽然可以通过多种社交媒体以及邮箱等方式,但是教务管理人员无法掌握总体完成进度,无法对未交、迟交各项资料的同学进行及时提醒督促,无法实时掌握进度与质量这两个最重要的维度,也不能为论文的监督管理提供及时信息[2]。通常教师与学生的交流有限,有时需要辅导员及教务管理人员对其进行联络,了解具体情况,对存在懈怠态度的学生说明这门实践课程的重要性。因此建立过程化管理系统,使教学负责人能够实时掌握学院毕业设计(论文)整体完成情况,并针对有困难、进度较为落后的学生重点关注,可以更好地实现“一人一策”。

三是在答辩和评阅过程中,例如预答辩(中期检查)和交叉评阅(盲审)时,评阅、答辩教师需要填写交叉评阅表及中期检查表,表格利用传统人工方法收取不便于进行过程化记录管理,既无法确保最终评分的准确率,也需耗费人工成本进行计算。此外,表格格式错乱问题也经常出现。在发放电子版表格后,填写和传送文件过程中极易出现错位、移位等格式错乱的情形。过程化管理系统则方便整合各项评分数据,且系统中有固定的格式套用,使各项表格数据符合要求、更为规范。

四是在归档环节,单一纸质版归档方式不仅占用空间,且检索查找较为繁琐。毕业设计(论文)归档包含任务书、开题报告、文献综述、英文翻译等,文件种类较多,在进行教学检查或专业认证时,不便于查询调用资料。

五是部分流程并未在过程化管理系统中实现,例如环节、最终答辩环节评分等,尚未实现全过程管理,流程间衔接仍有空缺,需要线上线下、多个平台间交互,以及人工协调配合,效率较低。例如按照流程,只有检测合格才能进入交叉评阅环节,未通过检测的论文,系主任将不会在管理系统中对其分配评阅教师,但是未通过的论文信息须由教务管理人员及时传递给系主任,系统不能自动得到并传递分辨此信息,也不能自动进行相应操作。

二、毕业设计(论文)管理系统需求分析

(一)功能需求

基于毕业设计(论文)全过程管理的基本流程,并考虑到实际需求,需分别根据不同流程模块,梳理分析本系统的不同使用者的具体功能。本系统使用者共有四种类型,分别为教务管理人员、系主任、论文指导教师以及学生,因此本系统需要看针对不同使用者提供不同的图形化界面,便于其使用和管理。

1.系统初始化阶段。教务管理人员:导入学生以及教师的基本信息,在系统中设置哪些教师为系主任,并给每位教师设置毕业论文指导对口的专业。另外设置各不同流程环节的时间段,便于系统定时自动切换。初始化所有用户的账户,用户名为学号、工号,密码随机生成并通过邮件系统自动发送到用户的邮箱。

2.选题阶段。一是教务管理人员。根据学院给出的时间节点,手动或自动切换选题过程中不同环节的状态。此外,为了保证选题公平性,教务管理人员无法查看学生填写志愿情况。二是指导教师。首先教师对所带的专业分别录入题目,内容不可重复,保证课题的多元化,且数量须大于预估所带的学生数量,避免题目不足。在匹配题目时,教师在三个连续时段分三个志愿对学生进行选择,可以根据系统中学生的联络方式与学生沟通,了解其对题目的理解能力及其专业知识的掌握程度,判断其是否适合并可以顺利完成相关课题。匹配成功后,进行任务书文件的上传,对系主任审核未通过的题目进行修改,并完成一项非常重要的工作,即最终课题信息的输入。三是学生。学生可查看其可以选择的题目范围,并根据自身情况选择三个课题题目,但无法查看出题教师信息。匹配成功后,下载查看任务书。四是系主任。分配未匹配成功的学生,在分配时可查看学生的三个志愿,给分配提供合理的参考依据。如果三个题目选择阶段结束后,仍然未有指导教师选择,则系主任为这些学生指派课题及导师。在本专业教师全部完成出题后,系主任对课题题目进行第一次审阅,在完成学生和题目的双向互选及分配完成下达任务书后,系主任对所有题目再次进行审查,对各位指导教师所出的课题复核审阅,有问题的题目通知指导教师尽快在系统中修改。

3.撰写阶段。一是教务管理人员。可以切换撰写过程中不同环节的状态,可以查看学院毕业设计(论文)材料提交情况,掌握规定时间节点后未交、迟交的学生名单,从而进行督促。二是指导教师。可以通过系统的不同文件模块下载,并可以在线预览和查看各项毕业设计(论文)的过程性材料。三是学生。可以上传各项过程化文件,并能够通过上传新文件覆盖旧文件的方式,达到修改的目的。四是系主任。可以抽查学生上传的所有文件,并就发现的问题定期组织系部教研室进行讨论,也定期报学院教学指导委员会进行研讨。

4.交叉评阅(盲审)阶段。一是教务管理人员。切换交叉评阅过程中不同环节的状态:盲审开启—指定评阅人—评审开始状态—评审结束。二是指导教师。通过交叉评阅(盲审),给负责评阅的其他指导教师的学生论文评分并提交评审建议,给出通过或不通过意见。同时指导教师也需要给自己学生的论文打分,采用百分制评分方法打分。三是学生。查看交叉评阅教师给出的修改建议后,修改论文并最终定稿,确定论文最终版本。四是系主任。在系统的交叉评阅模块中,分配论文对应的盲审教师。

5.归档阶段。指导教师。确认系统中学生递交的各个文件是最终稿,以便学院统一保存论文最终稿电子版。

6.评教阶段。学生。论文实践环节主要流程完成后,通过系统对指导老师进行总体评价。除此之外,教务人员可以通过公告栏毕业论文(设计)相关的公告,学生打开系统即可看到信息,教师也可在公告栏查看。系统还需要提供学生和教师进行在线交流的功能,通过信息系统进行即时留言沟通,便于保存信息,留存论文指导相关的过程化痕迹。

(二)性能需求

系统稳定性要求在学院毕业论文(设计)周期内,提供7x24服务。而可靠性方面则要求系统数据不出错、系统操作不崩溃、极端情况下数据不丢失。实时性要求系统页面平均响应时间不超过1秒,数据查询返回时间最长不超过4秒。安全性要求本系统仅限学校内网访问,校外访问则借助网络中心提供的虚拟专用网络登陆内网后进行操作。此外,每个用户权限单独配置,不能越权访问页面或数据。

三、毕业设计(论文)管理系统设计

(一)前台模块设计

基于第二节功能需求分析,可以根据用户角色将前台分为五大模块,分别是学生模块、教师(系主任)模块、教务模块、管理员模块以及公共模块。前台模块基于web端开发,使用PHP进行设计。学生模块实现了课题选择、课题查看、任务书查看、论文提交、论文修改等功能;指导教师(系主任)模块实现了出题、课题初审、导师选学生、匹配未成功学生指定、下达任务书、二审、查看学生论文、交叉评阅、最终稿确定等功能;教务模块实现了导入学生教师信息、账号生成、系统状态切换、查看所有教师学生进度、筛选查看单个或群组(班级、专业、系)的进度、存档等功能;管理员则拥有所有权限,可以查看所有用户非密码的数据;公共模块实现一些共有的功能,实现代码的复用,包括个人信息查看与修改、密码修改、文件上传下载、文件预览、在线对话、公告栏等功能。在指导教师(系主任)模块中指导教师分配交叉评阅老师的功能是除了实现了第二章所提的需求外,还增加了随机分配的按钮,系主任可点击按钮,一键分配好所有的盲审老师。该功能根据学生论文及评阅老师数量和各评阅老师的工作量进行了读取,然后在排除论文指导教师后随机匹配出交叉评阅组合。教务模块实现了账号生成功能,该功能账号采用学号或教工号,密码则需要是随机生成并发送到学号、教工号对应的学校邮箱。该功能的实现是使用向学校申请的专用邮箱,通过使用phpmail的smtp鉴权登陆,然后自动发送账号密码给相关人员。该功能的正常使用还需要学校邮件系统给予白名单权限,防止被误判为垃圾邮件。公共模块的文件预览功能有一定的挑战,一般来说文档预览主要依赖于第三方提供的api接口实现,但毕业论文系统考虑到信息安全无法使用api来实现在线预览。因此,本设计采取了转换-预览的策略。首先通过php调用服务器本地安装的OpenOffice将word、excel、ppt、文本文档等文件转换为编写文档格式(pdf),然后通过调用PDFObject来显示转换后的文档,从而实现预览功能。为了提高服务器运行效率,文档转换采用动态调度,在服务器空闲时进行批量转换。如有预览未转换的文档请求,则提高该文件的转换优先级。公共模块还提供了一个通信功能,该功能使用workman环境,采用web消息推送框架(web-msg-sender),该框架使用WebSocket长连接通讯。此功能通过后台推送消息,消息可以即时推送到客户端[3]。

(二)数据库设计

本系统使用MySql作为数据库平台管理所有数据。根据不同的模块需要设计与实体相对应的数据表,分别有学生表(student)、指导教师表(teacher)、教务员表(assistant)、管理员表(admin)、公告栏表(board)、留言板表(dialogue)、导师课题表(topic)、学生课题表(topic_stu)、文件表(files)。用户表的主键是用户账号(学生为学号,教职员为教工号),用户表的id和username一一建立索引,保证数据唯一,其他字段依赖于主键。

(三)系统设计

时间分布本设计计划6周完成,其中两周用于设计,四周用于测试及设计修改和文档工作。首先进行需求分析,并且准备好开发环境。其次,数据库开发与各个模块的开发并行进行,共使用两周时间。各个模块开发完成后,一周用于集成调试,三周用于测试及修改迭代,其中两周时间同时完成文档工作。

四、完善毕业设计(论文)系统的建议与总结

此毕业设计(论文)过程化管理系统不仅符合基本流程,也满足了过程化管理中的大部分需求,方便学生与教师使用,同时实现了电子化管理,且论文相关过程化数据更易于存档,不仅满足了严谨的管理流程需求,过程性材料无纸化也节约了办公空间,信息系统管理也使得整个监管过程相对透明,教学管理部门可以实时掌握、查阅各项材料,并做出相应举措,为师生提供更好的教学实践性服务。也为其他教务工作的开展提供了信息系统管理的新思路、新方法。在接下来的管理工作中,将在实践应用中不断改进与完善,会在以下几个方面做出努力。

一是参考部分其他高校的做法,在最终答辩结束后,在系统中将由答辩教师将成绩单独或者批量录入学生答辩总分[4],系统将自动计算总评成绩:指导教师评分(40%)、交叉评阅(20%)、答辩成绩(40%)。不仅真正实现了全过程管理,且提高了过程化成绩计算的准确率,也让学生对毕业(设计)论文成绩的构成更加清晰,更了解优势与不足。在系统现有功能中,包含了指导教师评分及交叉评阅分数,而答辩分数并未提交至过程化管理系统中,而是体现在纸质版成绩评定书中。最终成绩评定目前均为人工计算,系统中增加答辩成绩录入功能后,不仅可以机器计算提高效率,还可以与学校教务管理系统接洽,增加接口联结两个系统,将最终成绩直接导入,避免重复工作的同时,增加系统间的耦合。

二是在交叉评阅过程中,学生上传了新修改的论文后,在教师界面增加提示功能,或进行短信提示,便于评阅教师及时审阅,避免信息交互不畅,提高效率。在实际实践过程中,交叉评阅一般在答辩前一至两周进行,只有通过交叉评阅的毕业设计(论文)才可以参加答辩。由于系统目前现有设置中,学生根据教师评审意见修改后,上传新文件直接覆盖原有文件,教师端、系主任端及教务管理人员端没有相关提示,无法看出学生是否已经修改,不能即时做出反馈或进行相应督促,导致在答辩前时间较为紧张的情况下信息不对称,且修改一般需要进行多次,信息交互不及时致使效率低下,影响整体完成进度及质量。

三是继续采购权威检测机构服务,并使用其提供的接口,接入本系统后实现学生论文上传后一键自主功能[5],方便学生、教导教师、教务管理人员三方了解情况,如未达到通过标准(即重复率高于30%)将无法进入下一环节,即交叉评阅环节。

四是在毕业(设计)论文管理系统实践中,本系统将会记录并存储大量的数据,这部分数据将是这一系统给我们的宝贵财富。如何将数据更加高效地发挥作用,作者将进一步尝试使用数据可视化方法对数据进行处理,通过对数据的直观展示及分析,科学地提供决策建议,更好地为毕业(设计)论文管理工作服务。

五是移动互联网已发展多年,移动设备也越来越多地成为了生产力工具,单一的电脑端网页界面已经不能充分满足师生们的需要。因此,本系统的另一个发展方向就是将其交互界面移动互联网化,对多种设备适配,使得师生可以使用手机浏览器、移动应用、小程序随时随地接入毕业(设计)论文管理系统。

六是切实完善毕业(设计)论文管理制度与流程。过程化管理系统只能是辅助管理的工具,关键还在于制度明确、流程清晰,相关规则制定、实施细则的出台均须考虑全面,建立完整的质量保障体系[6]。从根本上优化管理和监督流程,完善学校顶层设计,相应建立学院层面管理办法,严格遵循学校的管理规定与细则并明确需求,在对应需求对系统进行改进。毕业设计(论文)管理体系包括成立专项工作领导小组,各系主任须对各项材料审核并负责,并成立学院的毕业论文检查工作小组等。监督体系包括成立监督工作小组,定期组织学院督导及校督导教师对毕业设计(论文)各阶段材料进行抽检,针对抽检不合格材料,由指导教师、教务管理人员及辅导员多方共同督促。

作者:王凌斐 单位:海电力大学经济与管理学院

论本科生毕业论文管理系统设计与分析

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