高校数字化档案领域态势分析范文

一、数字化档案的概念

国内最早对数字化档案下定义的是武汉大学的邹悦，2005年在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中提出：“数字化档案是指传统档案数字化后形成的电子形式的档案。”2009年，来自西安建筑科技大学的李殿环提出：“数字化档案的来源囊括两个部分，一部分是网络化办公和无纸化办公的出现，各个机构出现了大量电子文件，电子文件归档后存储于档案馆。另一部分是馆藏的纸质档案、胶片、照片等传统档案，通过现代数据库技术、高速扫描技术、数据压缩技术等手段转化为数字化信息。”

二、数字化档案的发展情况

伴随我国高校逐步转向现代化管理，对数字化档案的建设进行了规划，并成为了全新的工作趋势。高校“数字化校园”建设的重要组成部分之一就是档案工作，档案工作将高校党务、政务信息，数字化校园产生的档案信息和电子文件的进行存储。因此，高校的档案相关工作者面临的新问题就是如何加强高校数字化档案的管理工作。1.数字化档案领域的发展趋势我国高校数字化档案发展趋势就是进行数字化的建设，到如今先进的技术为我国高校教学、管理与科研的电子化建设打造了全新的网络环境，为数字化校园的转化奠定基础。高校档案从传统的纸质版逐渐转变为电子版，信息的存储载体为光盘和磁盘，并向数字格式转变，与此同时，伴随着计算机的快递发展，大量的先进技术应用于管理工作、教学与科研，也转变为电子化档案，形成了庞杂的数字化档案。面对如此众多的、复杂的、新型的数字化材料和文件，为了更好地为高校各个部门的工作提供方便快捷的档案信息服务，如何规范化管理和顺利展开数字化档案的规划和建设，已经成为了档案的相关工作部门最需要解决的问题。2.我国高校数字化档案存在的问题随着高校档案事业的迅速发展，越来越多的教职工、管理人员逐渐关注并了解相关档案的管理工作，由于数字化建设还处于初级发展阶段，相当一部分学校管理人员还停留在传统观念上，缺乏对数字化档案建设的正确认识，甚至还存在一些错误和偏见。高校档案的数字化发展对档案工作人员提出了更高的要求，不仅需要掌握传统的档案管理技能，还需要掌握数字化、网络化等计算机相关技术，成为既掌握现代科技技术，又精通传统档案管理的复合型人才。目前，我国高校的档案管理人员在计算机方面的技能普遍偏低，专业知识单一，难以适应信息化时代下高校档案数字化建设和发展的需要。在管理层面，由于高校的档案工作经费投入不足，用于档案数字化的资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。3.我国高校数字化档案目前应对的挑战如今，我国处于一个数字化快速发展的年代，高校的档案相关工作部门面临着前所未有的危机和挑战。相关档案部门需要培养复合型人才，更好地适应数字化档案管理工作的迫切需要。对新型人才要求具备较强的信息处理能力、全面的档案知识结构、良好的信息道德以及敏锐的信息洞察能力，为了进一步适应数字化档案的建设和快速发展的需求。高校的数字化档案工作应把具有较高价值的数字化档案放在首位，然后考虑利用率较高的档案和学校的特色档案，做到由点到面，按步骤数字化处理。主动展开服务，改变被动服务模式，主动了解用户的需求，调查档案管理和利用情况，介绍馆藏档案信息，宣传档案馆馆史和功能，主动解决用户需求，找出存在的问题。根据数字档案的特点，制定具有针对性的规章制度和保障机制，使高校数字化档案建设能够安全、顺利地开展。

三、基于文献计量分析

我国高校数字化档案领域的变化趋势1.数据的来源及其分析该研究选择了CNKI数据库中的数据作为数据来源，通过制定期刊的检索策略，以文献计量的方法，对我国高校数字化档案领域1965年~2018年的数据进行分析，采集时间为2018年8月18日，数据库更新时间为2018年8月18日。以"数字化档案"[主题词]AND"高校"[主题词]为基本检索词，共检索到405篇文献，删除国外大学、企业相关的研究，仅纳入我国高校档案领域关于数字化的研究，共385篇文献，分析工具为MicrosoftExcel。2.数字化档案领域论文的年度分布数据更新时间为2018年8月18日，根据2001年~2018年的论文数量变化可以看出，2005年之前关于我国高校数字化档案领域的论文发文量不是很多，但处于一个每年递增的趋势。之后2005年~2009年处于一个比较平稳的状态，年均发文量为20篇左右，2006年略有下降。2014年以后，年发文数量逐渐达到40篇并稳步上升。总体而言，近十几年来，我国高校数字化档案领域的研究论文数量持续增长，年均增长率为34.12%。3.数字化档案领域论文的期刊分布我国高校数字化档案领域前10名期刊发文总量为130篇，占论文总数的33.77%。期刊的发表周期和每期载文量有着密不可分的关系，但是也可据此观察出该研究领域发表成果的主体力量。上表中前十名排在首位的期刊为《兰台世界》，总的发文篇数为48，仅占12.47%，排名第二的期刊《办公室业务》发文量只有《兰台世界》的一半，其他期刊的发文数量占比也不是很高，因此，我国高校数字化档案领域发表的文章还是比较分散的。4.数字化档案领域高频主题词分析该领域的文献数量可以直接通过关键词的词频显示出来，还能反映出该领域的焦点和热点问题。排在前20名的关键词由于出现频率较高，把其定义为高频词。出现频率较高的词语分别有“高校”、“数字化”、“数字化建设”、“高校档案”、“信息化”、“档案管理”等。“高校档案”属于客体，是数字化高校档案领域的研究对象；“高校”属于主体，是该研究领域的认知活动与实践，“数字化建设”、“档案管理”、“信息化”是客体非常重要的属性，而我国高校数字化档案的领域研究精华也被这几个关键词所涵盖，也充分反映了该领域的主要发展方向。从另一个方面也反映出数字化、信息化在高校档案研究领域的活跃性和主体性。“数字化”、“信息化”、“对策”出现的频次依次是128、29、23次，分别占所有关键词总频次的33.25%、7.53%、5.97%，占高频词总频次的20.51%、4.65%、3.69%。“数字化”、“信息化”是反映档案电子化的指标，直接体现了档案的电子化程度，“对策”可以体现应对高校档案数字化发展的方法。将高校档案数字化领域的所有关键词整理后，形成共现网络，共现频率最高的10个词见下图，都是围绕“数字化”、“档案管理”所展开的一系列热点研究，与高频主题词统计的结果完全一致，从共现网络中能更直观地发现，所有研究讨论的中心都围绕着数字化，随之展开各个方面的讨论和研究。

四、结束语

本技术通过统计高校数字化档案领域的论文、期刊、关键词并进行分析，根据发表高校数字化档案的文献热点推测该领域今后的发展方向可能是对多元电子化档案的探索，数字化档案的相关管理工作流程将有助于高校档案工作的快速发展。数字化是人类发展史上最重要最辉煌的一步，它让人们以方便快捷模式获得和保存创造出来的文明成果，并将其保存和传承下去，它为人类提供了行之有效的交往手段，有利于人类的共同繁荣。在这种信息化高速发展的关键时刻，需要有责任、有想法的人大胆实践，探索国际化道路。

作者：林晓丽