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人事档案管理中的问题与完善措施

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【摘要】随着目前人事制度日益深化的进程,人事档案管理逐渐面临着越来越大的挑战和要求。市场经济的不断进步和发展,使得整个人力资源市场中对人力资源用工的需求和形式也有了不一样的要求,总体愈来愈呈现出多元化。因此,如何让人事档案有效科学的管理和完善,对人力资源各项工作的开展,起到推进作用。本文的研究思路主要是通过对人事档案管理中的各种问题进行详细剖析,并且对症下药提出相应的完善措施,希望能够为不同机构的人事档案管理以启迪意义。

【关键词】人事档案;人事制度;人力资源

人事档案对于人力资源发挥着不可或缺的作用,它记录了个人的工作经历、政治思想、工作期间的表现及业绩,是直接影响到人才提拔的宝贵的参考资料和评判依据。[1]目前,我国各种人事档案的管理过程中存在不同程度的问题,为了使人事档案制度更加完善,使整个操作管理过程运行顺利,常常需要健全一套完善高效且合理的人事档案管理新模式,寻求切实有效的措施和对策实现人事档案管理。

一、人事档案管理中,目前存在的问题

(一)内容完整性欠缺目前,从普遍情况来看,一些机构或部门的人事档案,内容完整性上是大大欠缺的,常常会出现材料缺失、不齐等现象。如,单位每年对员工个人都进行考核,考核表应该进入个人档案。但经常造成人员调动时档案缺少考核表时有发生的现象。甚至,大学生在校读书期间的学习成绩表都漏放到学生个人档案。同时,对于一些科研、骨干人员的业务能力或者科研学术水平等,都很难从个人档案中体现出来。这些问题造成绝大多数的人力资源部门不能通过人事档案考察和了解人员的基本情况。

(二)履历材料严重失真在一些机构或单位中,存放的一些人事档案中的履历材料往往严重失真,缺乏可信度,充满虚假性。比如,人事档案前后内容不衔接,首尾不齐,对于人员的一些基本资料,比如文化程度、真实年龄等都有擅自篡改,不具有真实性。这样人事档案整体的利用价值以及真实性都难以得到有效保证,也不利于日常人力资源管理工作的开展。

(三)人事档案管理技术落后人事档案管理技术相对落后,管理力度也不够严格。因为在人事档案中,常常出现的一些并不是人事档案的一些资料或者文件,或者把档案文件乱涂乱改,不够规范或者没有任何存档价值等,进入人事档案。这些材料和真正的人事档案混杂在一起,严重违反人事档案管理制度的规范性,严重影响了人力资源市场的公平性和真实性,扰乱了人事管理的进程和发展,有很大的负面影响。目前,还存在很多部门或单位对于人事档案管理仍然没有全面普及计算机,手工管理仍然占据很大比重,所以,相应的一些工作量非常大,严重影响了人事档案管理的工作效率。

(四)收集档案及时性差对于人事档案管理工作来说,有很多环节,其中收集档案是其中非常重要的环节之一,很大程度上影响人事档案管理进程,收集人事档案可以极大程度上对收藏量进行丰富和拓展。现在,对人事档案的收集渠道主要是由人事档案相关管理部门负责,他们主动索要一些新形成的人事档案材料,目的是为了获取更多更加有内涵和价值的个人材料。举例子而言,对于干部,他们大都有新的知识更新培训材料,对于教师群体来说,他们也会对科研成果进行更新,职称的变换,职务的变化,如果在这段更新的过程当中,相关档案收集部门不能及时对这些信息内容进行收集的话,在很大程度上会导致材料放入个人档案,时间上的拖延和浪费,最终影响到整个工作的效率和水平,是有百害而无一利的。

(五)档案相关管理制度不完善,管理队伍参差不齐人事档案管理相关制度在很大程度上还不够完善,同时,人事档案管理队伍人员的综合素质和专业水平良莠不齐,需要整改。可以发现,目前,很多部门和单位中涉及到一些相关的人事档案管理制度,比如审查制度、归档制度、鉴别制度、查阅制度等,其中多多少少存在着一些问题和不足,这些问题最终会给正常的人事档案管理带来负面影响。同时,目前社会上的人事档案管理队伍一定程度上是良莠不齐的,质量不一,缺少专业的复合型人才,一般的管理人员知识不够巩固并且文化素质较低,掌握多种技术的复合型人才紧缺,需求较大。因此,以上问题自然会对人事档案管理工作形成很大的阻碍,影响管理工作的顺利开展,也难以适应日新月异的时代发展需求等。[2]

二、完善人事档案管理的相关措施和建议

(一)人事档案管理创新化对于目前人事档案管理过程中存在的问题来说,更好地完善人事档案需要用创新的思路来看待,紧跟时代的步伐。因为目前计算机技术和信息水平的飞速发展和进步,人事档案管理也在日益进步和发展,有更多新的机遇和挑战出现,所以,人事档案管理需要不断创新,推陈出新,根据时代的要求,紧紧树立创新观念和意识,打开思路,不拘泥与现在,时刻更新观念,争取积极探索出一条适合自身实际情况并且和市场经济接轨的全新人事档案管理制度和体系。

(二)人事档案管理人本化人事档案管理需要实现人本主义精神。因此,人事档案管理非常需要专业知识的加持和巩固的,对操作这项工作的人员总体综合素质需要非常高。所以,人事档案管理需要时刻加强自身工作人员队伍建设,对专业人员进行知识培训和专业教育,提高人员的整体专业知识和精神风貌,使得相关的人事档案管理工作人员能够充满积极性和主动性地去学习一些新知识和新理念,用先进的专业知识武装自己的头脑,为人事档案管理人员提供比较常规并且定期的培训机会,努力学习计算机知识,从而提高管理人员的综合素质和业务能力。致力于在部门或人事档案机构中打造一支具有较强大政治意识,精准的业务处理能力和良好作风的高素质人才队伍,从根本上促使整个人事档案管理水平大幅度提高,最终推动其健康顺利的发展。[3]

(三)人事档案管理信息化现在这个时代是信息高速发展的时代,计算机和信息技术日益发展和进步。信息化的社会使人事档案管理也相应地有了一些新的变化和要求。人事档案管理工作要充分运用当下更新换代的信息化技术,使信息化渗透到人事档案管理工作中,使得整个工作的效率能够得到大幅度的提高和改善。所以,目前的人事档案管理要引进先进的信息化软件。目前,国外很多机构已经普遍应用,这种趋势也逐渐转向国内,国内人事档案管理信息化的全面普及在日后也是可以得到充分实现和保证的,对于日常工作的开展可以节约大量宝贵的时间。

(四)人事档案管理制度化为了更好地满足不断变化的社会发展,对于人事档案管理来说,一套切实可行的管理制度可以极大程度地保证和规范人事档案工作,推进人事档案工作的顺利开展。如何实现人事档案制度化管理,首先,需要对相关的人事档案的审查制度或者鉴别制度进行完善,保证其完整性和健全性,对于归类人事档案这一个环节也要紧密把关;其次,是对补充制度进行完善,补充制度包括了移交和转递制度、检查制度以及催交制度等,保证其内容能够跟得上变化的时代,使人事档案管理的内容适应日新月异的社会发展,内容也能够具备时效性、真实性;最后,对人事档案管理的安全性和完整性来说,为了保证档案保存完好,不丢失,建立一套完善的借阅制度、查阅制度以及防火防盗制度是非常有必要的。需要对人事档案中的一些基础设施加强建设和发展,对于档案的防水防潮等方面要格外重视。贯彻落实“及时、完整、准确、安全以及保密”的相关要求和准则管理人事档案,建立成熟的人事档案管理制度。[4]

三、结束语

综上所述可以发现,目前我国的人事档案管理工作在长期来看是一项非常具有挑战性的工作和任务。目前存在内容完整性欠缺;履历材料严重失真;人事档案管理技术落后;人事档案相关管理制度不健全;专业人员素质较差等不同的问题。因此,不同的机构和部门单位必须根据自身实际发展情况努力探索,仔细反省,认清在自我人事档案管理过程中存在的一些问题和不足,并向其他部门或公司的人事档案管理学习先进的经验,取其精华,弃其糟粕,为我所用,提高整个人事档案管理工作效率和水平,从而推动管理工作的顺利开展和进行,对深化人事改革进程具有现实性意义和推动作用。

作者:陈青娇单位:井冈山大学

明史研究杂志责任编辑:张雨    阅读:人次