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高校档案管理绩效体系的构建探究

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【摘要】档案管理作为高校管理工作的重要组成部分,基于其管理工作内容的特殊性,对于高校各项教学活动的有效开展起到了重要的辅助作用,能够为高校重大管理决策、战略的制定提供丰富的参考意见和建议。但受各方面因素的影响,导致目前我国高校档案管理工作在实践过程中仍存在一些不足之处,使得高校档案质量无法得到有效保证。为此,我们特引入了绩效管理理论,希望在该理论的指导下促进高校档案管理绩效体系的构建,切实保障高校档案质量。基于此,本文以高校档案管理绩效体系的构建为研究对象,通过对绩效管理相关内容的概述,对目前高校档案管理绩效管理工作中存在的普遍问题进行了深入的探究,最后在以上研究的基础上详细介绍了高校档案管理绩效体系的构建策略。

【关键词】高校;档案管理;绩效体系;意义;策略

在市场经济迅猛发展的作用下,当今社会在文化、教育、科技等方面都处于一个瞬息万变的时代。尤其是档案管理新技术、新理念、新方法不断衍生的背景下,高校原有的档案管理模式已不再适用于当今档案管理事业发展的需要。一场极具创新性的档案管理改革浪潮席卷而来。在这一背景下,高校为积极顺应时代发展潮流趋势,促进新时期教学管理创新改革目标的实现,就必须将改革的指向对准高校的档案管理工作。通过在高校档案管理工作中构建绩效管理体系对传统档案管理模式进行改革,使程序更为周密、逻辑更为严谨的绩效管理体系在高校中得以生成,进而通过该体系作用的发挥,对高校档案管理工作以及人员予以全面、科学、客观的考核,促进高校档案管理人员工作质量的提升,促使档案管理工作流程的严谨化。

一、绩效管理概述

绩效管理即各级管理人员在统一工作目标的指引下,共同参与组织各项绩效管理工作,并在绩效管理各项工作的不断参与和实施作用下,实现个人、组织、部门工作质量和效率的提升。与此同时,绩效管理倡导组织中个人目标与组织目标的一致性,强调个人与整体组织的同成长共命运。此外,绩效管理带有强烈的人本主义思想,提倡让个人参与到组织的各项管理工作中,以此彰显个人在组织中的价值,为组织管理工作质量的提升提供多方面的意见和建议。总体来讲,绩效管理工作主要包括:绩效管理计划制定、绩效管理辅导沟通、绩效管理考核评价、绩效管理结果应用,这些作为组织绩效管理工作各关节中的重要组成部分,缺一不可,分别在整个绩效管理体系中发挥着各自不同的作用。

二、高校档案管理绩效管理工作中存在的问题

目前,很多高等院校开始认识到档案管理工作的重要性,并且为了更好地提高档案管理人员的工作积极性,开始采用绩效管理对相关人员在工作中的表现进行考核,能够更好地提高他们的工作效率。然而,根据本文的分析和论述,认为高校档案管理中绩效管理工作依然存在很多问题,主要体现在以下几个方面。

(一)绩效管理工作的覆盖面过于广泛

虽然在开展绩效管理工作的过程中,需要对档案管理的各项工作进行覆盖,但是,如果覆盖面过于广泛,会产生适得其反的效果。主要表现为以下几点:第一,绩效管理工作的覆盖面过于广泛,会增加绩效考核人员的工作量,从而无法更加具有针对性地指出高校档案管理人员工作中的不足,无法更好地达到绩效管理工作的目标;第二,绩效管理工作中涵盖了过多的考核内容,相关的档案管理人员无法抓住考核的重点,因此,在开展高校档案管理工作的过程中,无法更好地找到工作重心,从而无法提高档案管理工作效率。(二)绩效目标制定的不够准确为了更好地开展绩效管理工作,首先需要制定明确的绩效管理目标,从而能够更好地指导档案管理人员开展相关的工作。根据本文的调查和研究显示,目前,很多高校在进行档案管理工作的过程中,绩效目标制定不够准确,主要表现为以下几点:第一,绩效目标过于笼统,很多高校在档案管理的绩效管理工作中,仅仅对需要考核的几个方面的内容进行了分析,并没有细化绩效管理的工作细节,从而无法更好地引导高校档案管理工作更好地开展;第二,高校档案管理工作在制定绩效目标时,往往从高校的角度进行制定,并没有从服务于教师和学生的角度进行分析,从而造成了高校档案管理工作虽然能够更好地促进高校教学和管理工作的开展,但是无法更好地促进针对教师和学生服务的提高。

(三)高校档案管理绩效考核缺乏量化指标

很多高校档案管理工作在开展绩效考核时,虽然对相关的考核内容进行了论述,但缺乏相关的量化指标,从而无法更好地开展相关的考核工作。缺乏量化指标主要表现为以下几个方面:第一,很多高校绩效管理工作的量化指标,仅仅在对档案管理人员进行绩效考核时才会使用到,因此,很多档案管理人员无法了解相关的量化指标,也无法确定哪些是考核的重点;第二,很多高校为了简化绩效考核,在对档案管理人员进行考核的过程中,主要是观察档案管理人员的工作量、工作质量和工作表现,并没有对他们的工作内容进行量化,容易造成考核结果不公平的现象。

三、促进高校档案管理绩效体系构建的策略

根据以上的分析和论述可知,在高校档案管理工作中,需要对相关的档案管理人员的工作表现进行考核,从而能够更好地促进档案管理工作效率的提升。但是,目前高校档案管理中的绩效考核过程中还存在很多问题,从而无法更好地引导档案管理工作更好地开展。因此,本文根据这些问题产生的原因提出了相应的解决策略,主要包括以下几个方面。

(一)遵循高校档案管理绩效体系构建原则

为了更好地促进高校档案管理绩效体系的构建,需要根据高校自身的特点以及绩效管理工作的相关内容进行开展,遵循较多的原则,主要原则有以下几点:第一,客观公平的原则。绩效管理体系的构建是为了更好地促进高校档案管理工作效果的提升,所以,必须遵循客观公平的原则,才能够更好地促进他们工作积极性的提高。第二,定量考核与定性考核相结合的原则。在高校档案管理工作中,很多工作内容无法进行定量考核,所以,需要同时结合定量和定性考核的原则,促进绩效管理体系更加全面地建设。第三,可比性原则。当对档案管理人员的工作内容进行考核之后,使得考核结果能够经得起横向对比和纵向对比的推敲,确保对相关人员考核的公平性。

(二)强化绩效管理相关人员培训工作

绩效管理人员是构建绩效体系的重要内容,他们的素质对绩效体系构建具有重要的影响。所以,为了更好地构建高校档案管理的绩效管理体系,必须要对相关的管理人员进行培训。为此,可以参考以下几个方面:第一,高校要充分认识到档案管理工作绩效管理体系构建的重要性,进而可以为绩效体系的构建投入较多的资源,为构建工作提供相关的资源保障,确保构建工作的顺利开展;第二,对绩效管理人员的素质进行培训,一方面,要提高他们的专业素质,从而能够更好地开展高校档案管理的绩效管理工作;另一方面,需要提高他们的综合素质,能够更加公平地开展绩效管理工作,防止暗箱操作等错误行为的产生,更好地指出高校档案管理工作中的不足,从而能够更好地为教师和学生提供档案管理相关服务。

(三)完善高校档案管理绩效体系构建过程

高校档案管理绩效体系的构建,首先,需要在科学构建目标的指引下开展,即在科学发展观的要求下,结合高校档案管理工作实际情况和特点,制定极具持续性的体系构建目标,对高校档案管理各项工作予以明确的指示,如档案管理资金投入、作风建设、资源配置以及档案功能开发等都要纳入到档案管理绩效目标中去。其次,对档案绩效考评指标予以明确。通过对高校档案绩效管理整体目标的分解,将整体目标分散量化为一个个小的目标要求,并将其纳入到人员工作考评体系中,促使档案管理人员的工作能力能够更加符合当下档案管理整体目标要求。最后,要将高校档案管理人员的绩效管理情况与其薪酬、福利等直接挂钩。在按劳分配的基础上,通过对绩效管理考核成果的运用,促进高校档案管理人员晋升、奖励、薪酬制度的合理化,以此对在高校档案管理工作中表现突出的员工予以嘉奖。

四、总结

总之,通过上述分析,我们对当今高校档案管理绩效体系构建的意义有了一个更为深刻的认识,并且也清晰地看到了目前绩效管理在高校档案管理中运用存在的诸多问题。在今后的工作中,我们要继续加大高校档案管理绩效体系构建的力度,并结合前期工作中的不足之处,有重点、有计划地对后期高校档案管理绩效体系构建工作予以进一步完善,在提升档案绩效管理工作针对性的基础上,将高校档案管理工作推向更高层面。

参考文献:

[1]叶楠.绩效管理理论在高校档案管理体系建设中的应用[J].山西档案,2014(3):80-82.

[2]王雅新.绩效管理理论在高校档案管理体系建设中的应用研讨[J].中国管理信息化,2016,19(12):191-192.

[3]赵颖丽.绩效管理理论在高校档案管理中的运用探讨[J].当代教育实践与教学研究,2017(3):96.

[4]张晓娴.试论绩效考核体系在高校档案管理工作中的应用——以昆明医科大学为例[J].山西档案,2014(5):94-96.

作者:梁静单位:泰山学院档案馆

明史研究杂志责任编辑:张雨    阅读:人次