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会计档案的电子化管理研究

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摘要:信息化时代,一些企业规模庞大、经济业务复杂、会计核算区域跨度大,给会计档案管理工作带来了诸多问题。以A公司为例,对信息化条件下会计档案电子化管理工作进行了研究分析,总结其成效和存在的问题,并提出相关建议。

关键词:会计档案;信息化;原始凭证

以电子计算机为基础的当代电子技术与信息技术,为会计实务工作提供了诸多便利,拓宽了会计档案的职能范围,提高了会计档案管理的效率[1]。A公司经营范围涉及物业管理、房屋租赁、园林绿化设计、施工及市政环卫维护管理、酒店经营管理等十余个领域,下设分公司、项目筹备组等近20个单位。复杂的经济业务和庞大的核算区域给A公司的会计档案管理工作带来了诸多不便,主要表现为难以实现对异地原始凭证的适时审核、异地报销不能及时处理、审计工作需要查阅会计凭证工作量大等问题。鉴于此,为了实现对异地核算点原始凭证的远程审核,为审计等相关工作提供方便、防范财务风险、加强财务管控能力,A公司充分利用信息化环境和条件,推广实施了包括原始凭证电子化在内的会计档案电子化建设。

1A公司会计档案电子化建设实践

1.1宣传动员,统一认识会计档案电子化系统是公司财务管理信息化工作的重要组成,体现了公司集约化、精细化管理的需要。公司召开系统启动会议,明确了有关会计档案电子化系统的功能、作用和开发目标,以及推广的要求和注意事项,对公司全体财务人员进行了宣传动员,统一了认识,明确了会计档案电子化系统推广应用的目标和要求。

1.2起草办法,制度保障为确保会计档案电子化系统推广应用工作有序开展,A公司资产财务部召集财务人员就原始凭证的扫描范围进行讨论,集思广益,起草了《原始凭证电子化暂行办法》和《原始凭证电子化清单》,对原始凭证电子化的原则、范围和操作流程进行了规范,使得会计档案电子化系统的推广应用工作有章可循。填制记账凭证的财务人员负责相关原始凭证的电子化,并对电子化原始凭证的正确性、完整性负责,电子化的原始凭证由审核人员在审核记账凭证的同时进行审核。根据公司设备条件和财务人员状况,A公司采取在每个核算点配置公用扫描仪的方式完成要求的原始凭证扫描,将关键的纸质财务原始凭证,如各类纸质发票、回执、合同等,予以关联或利用扫描信息加工处理最后形成PDF格式的电子文件,上传到财务软件系统中并与记账凭证相关联。

1.3组织培训,了然于心A公司在会计档案电子化系统推广实施前,聘请专业的科技公司为会计档案电子化系统推广应用技术实施方,对公司全体财务人员进行了培训,使大家对会计档案电子化系统的操作有了初步的了解。推广应用过程中对各核算点的财务人员进行一对一的现场培训。推广应用工作结束后,对全体财务人员进行集中培训,教学互动、答疑解难。技术实施方还制定了会计档案电子化系统操作手册,便于夯实实际操作,有利于财务人员在工作中的熟练运用。

1.4统筹安排,圆满实施推广应用会计档案电子化系统是为了实现对异地核算原始凭证的适时审核,强化财务管理的监控作用,防范财务风险。A公司基于这个出发点,采取“先主后次,先远后近”的推广应用实施原则,循序渐进、井然有序。

2A公司会计档案电子化建设的成效

2.1强化财务监控,降低财务风险A公司的会计核算采取跨地域分散经办、集中管理的模式,之前对异地付款超过5万元的经济事项,采取使用数码相机拍摄原始凭证后,通过OA邮箱发至审核人员的方式来完成对原始凭证的审核。推广应用会计档案电子化系统后,审核人员可以直接通过财务软件系统中会计凭证的附件,对异地原始凭证适时进行审核,既强化了财务监控,又降低了财务风险。

2.2便于查阅原始凭证,保护会计档案的完整性一般条件下,审计或日常工作需要查阅会计凭证时,可以通过财务软件系统查询,但如需查阅原始凭证,却只能采取传真或到存放地翻阅的方式。推广应用会计档案电子化系统后,可直接通过财务软件系统查阅原始凭证,既解决了翻阅纸质原始凭证费时费力的问题,又避免了纸质原始凭证在查阅过程中可能被损坏、丢失的风险,利于保护会计档案的完整性。

2.3会计档案的安全性和可靠性得到双重保障会计档案的数字化,使会计核算资料的记录方式发生了根本性变革[2]。推广应用会计档案电子化系统后,改变了会计信息的承载介质,使纸张、胶片、录像带等传统信息媒体向计算机存储方式转变,如磁盘、光盘等。装订成册的纸质凭证和通过扫描上传至财务软件系统的电子凭证共同存放,相辅相成、相得益彰,使得会计档案的安全性和可靠性得到双重保障。

3A公司会计档案电子化建设存在的问题及建议

3.1原始凭证扫描上传的及时性和完整性难以保证在实际操作会计档案电子化系统过程中,存在原始凭证不能及时或完整扫描上传的情况。比如银行回单,因其存在滞后性,使得原始凭证的扫描上传工作及时性和完整性难以同时达成。建议公司有关部门实现会计档案电子化系统与相关信息系统的对接,实现资源共享,减少重复劳动,确保原始凭证扫描上传的及时性和完整性,最大限度地发挥会计档案电子化系统的作用。

3.2原始凭证扫描上传的工作量大A公司因其经营种类繁多,经济业务复杂,会计核算地域跨度较大,在一定程度上给会计档案电子化工作带来负担。据了解,A公司每年会计凭证均有数百册、数千份。大量的原始凭证需要扫描上传,耗费了不少人力和物力。尤其是在会计期末,本来就很繁忙的财会部门更是无暇对原始凭证进行电子化,只能累积到下一个会计期间进行处理,如此又会影响到会计信息的及时性。建议公司财会部门安排专人负责原始凭证的扫描上传工作,甚至可以考虑雇佣兼职人员定期对公司的原始凭证进行扫描。这样不仅能保证会计信息的及时性和完整性,又能减轻相关财务人员的负担,使其以更充沛的精力投入到其他工作中去。

3.3纸质会计档案的管理仍处于传统模式尽管推广应用了会计档案电子化系统,但在将会计档案以计算机方式存储的同时,对于纸质会计档案,归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法[3],用计算机打印出来的凭证、账簿和报表等会计档案仍需装订成册,由专人负责保管。因此,从一定程度上来讲,虽然电子化的会计档案便于原始凭证的异地审核及查阅,为审计等工作提供了方便,但却未从根本上减轻对纸质会计档案的管理负担,并未节约大量的装订时间和存储空间。在这一点上可以借鉴商业银行的做法,将电子化后的纸质会计档案直接编号塑封,入档保管,原则上纸质档案经塑封后不再打开,直接按照规定期限保管[4]。由此可以节约大量的会计档案整理装订时间和空间,实现真正意义上的会计档案电子化管理。

参考文献:

[1]刘天佐,罗迎芬.论会计电算化环境下的会计档案职能[J].经济师,2005(11):202.

[2]陈智为,刘越.电子会计档案的优势及其局限性[J].上海档案,2001(6):33.

[3]谭明梅.浅谈会计电子档案的保管[J].现代商业,2008(5):144.

[4]丁春.加快人行会计档案电子化进程的构想[J].华南金融电脑,2009(2):56-57.

作者:龙春娥单位:湖北三峡职业技术学院

冷战国际史研究杂志责任编辑:张雨    阅读:人次
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