高校学生档案规范管理模式探讨范文

摘要:高校学生档案是形成干部人事档案的源头，是高校档案管理工作的重要组成部分，但在实际工作中缺乏指导性规范。本文针对高校学生档案管理工作中出现的问题，提出有必要出台高校学生档案管理相关办法的建议。

关键词:新时代;新思维;高校学生档案管理;问题及建议

党的的胜利召开标志着中国特色社会主义进入新时代，作为特色社会主义事业的一部分，新时代的档案工作具备了两个重要特点:一是强调初心使命，二是强调主动服务。高校学生档案作为高校档案的重要组成部分，作为干部人事档案的初始源头，要求高校档案工作者必须用顺应时展的创新思维，奉行“不忘初心，方得始终”的工作思路，针对目前工作中出现的种种问题，对其规范管理模式进行深入思考和积极探索，从而提高管理质量，提升服务品质。

1高校学生档案管理工作中出现的问题

1．1规范缺乏、概念模糊国内现有的档案法规涉及到高校档案的已有《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及《高等学校档案实体分类法》等，而高校学生档案管理相关法规尚为空白。在教育部与国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》(简称第27号令)中给出了高校档案的定义，但未对高校学生档案予以定义，其中第十五条对学生类档案作出了简述“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”，其中提到的学籍档案却与学生类档案、教学类档案及学生档案内容都有交叉(如入学登记表)，容易产生歧义。一般来讲，入学登记表、奖惩材料等既会成为学生档案的必要材料装档，又会作为教学类或党群类档案永久或长期存档。但高中档案、体检表、入党(团)志愿书等材料因其具有唯一性的特点，无法永久或者长期存档，在《高等学校档案实体分类法》中也未作出阐述。由于高校学生档案具有鲜明的过渡性和流动性的特点，并非属于真正意义上的高校档案，因此有必要对高校学生档案给出科学的定义，以防混淆概念，造成工作中的迷茫和误判。

1．2归属不统一、职责不清晰由于高校学生档案管理规范的缺失，其归属部门五花八门。目前来看，有的归属院系，有的归属学生工作处、招生就业处等职能部门、有的由院系收集整理，由档案管理部门保管、有的则归属档案管理部门。由院系管理，从新生档案核查，收集、建档、整理到转档一般都由辅导员兼职负责，由于辅导员工作岗位变动较为频繁，学生档案存在无相对固定人员管理，无固定存放场所，核查流于形式，材料收集缺失，装档错误率高，派遣程序混乱，转档准确率低等问题，无从保证学生档案的完整性、严肃性和保密性。由学生工作处等职能部门管理，相关工作人员的更多精力是投在其主要业务上，对学生档案管理墨守成规，保持现状，“不丢不弃，照单全收”即是最高工作标准了。由院系收集整理，由档案管理部门保管，除了存在上述问题之外，表现更突出的则是职责划分不清，一旦出现问题，院系与档案管理部门互相推诿，学生难以解决出现的问题，对学生造成困扰，违背了学校“以人为本”的服务理念，对学校声誉造成不良影响。

1．3归档范围不明确、归档标准不统一目前，高校学生档案归档范围和标准仁者见仁，智者见智。由于没有统一的标准规范，大多数高校只能根据经验或者相互效仿来决定学校的归档范围和归档标准。目前，高中档案、入学登记表、毕业生登记表、学生成绩单、党团材料基本能作为学生档案必有材料，但奖惩材料、学生信息变更材料、学位授予材料、专家推荐表等材料则因无章可循难以全部归档。即使是必归材料，也存在基本信息缺失或错误，老师评语千篇一律，手续不完备等问题。以我校《毕业生登记表》为例，作为学生档案中非常重要的材料之一，它包含了很丰富的资料信息，由于没有统一的归档材料填报标准，已归档的毕业生登记表有的未贴照片，有的毕业实习和毕业论文的内容完全空白，有的未加盖学校公章，严重影响了归档质量，亦不能给用人单位提供有效利用。

1．4未纳入考核体系、档案意识不高目前，高校档案已明确规定必须“三纳入，四同步”，很多学校据此实施，在档案管理工作中亦显成效。而高校学生档案管理工作却无相关标准规范作为纳入考核体系的依据。不纳入考核体系，则不足以引起学校从上至下的重视，学生档案“待在宫中无人识”成为常态。学校每年出现的“弃档”“死档”现象就足以说明。学生拖欠学费、未正常毕业、退学、开除学籍及用人单位的层次、学生的主观意识和相关管理人员的被动工作等原因都能形成“弃档”，久而久之变成“死档”。殊不知，高校学生档案是连接个人、学校和社会的纽带，档案中记载的每一项重要信息，都将对其人生产生重大影响。一旦需要，再去追溯则为时已晚，或将造成终身遗憾。

1．5管理水平落后、信息化程度不高大数据时代的到来和云数据的广泛应用，高校档案管理人员由于思想准备不足、知识储备不够而措手不及;对如何运用现代信息技术来提高学生档案管理水平感到迷茫;对新的挑战感到畏惧;无法有效衔接，只想保持现状。从目前我校收集的入学前档案来看，江苏、山西、广西等省的高考报名信息形成的是电子档案，而由于我校如大多数高校一样，学生档案尚停留在纸质档案的保管阶段，仅能借助计算机辅助管理，还未形成真正意义上的电子档案，因此造成与已形成电子档案的省份无法网上对接，反而致使这些学生的入学前档案材料缺失，对日后的利用留下隐患。

2高校学生档案规范管理模式的几点思考

2．1制定规范，科学定义据网上查询，教育部数据显示，全国普通高校2017年毕业人数达795万，这也就意味着2017年应有近795万份高校学生档案到达全国各地的人才服务机构及用人单位，转变为人事档案。如何为数量如此庞大的知识群体建立规范的学生档案，完整地记录其受教育经历，成为其步入社会的有效通行证呢?笔者认为，出台《高等学校学生档案管理办法》等规范势在必行，科学定义学生档案，明确职责，与教育部第27号令和第41号令(《高等学校学生管理办法》)及《干部人事档案材料收集归档规定》的相关条款有效衔接，划定科学的归档范围，以期对高校学生档案的形成及利用管理机制进行规范，提高学生档案的规范化、科学化及法制化管理水平。

2．2划定归属，明确责任鉴于目前高校学生档案管理存在的如前所述的几种归属，笔者建议由学校档案管理部门作为直接管理主体。原因如下:(1)专业档案人员更具备职业敏感性和保密意识。对学生档案的隐私性和安全性认识充分，在学生档案利用方面，能够制定科学的利用规定，预防学生档案信息泄露，从而把好学生档案的“利用关”。(2)专业档案人员的专业知识储备更充足。能科学地指导各院系及相关职能部门的新生档案核查工作、收集归档工作，对收集的材料、归档的方法、移交的手续要求更规范、更严格，能够有效地把好学生档案的“进口关”。(3)专业档案人员对档案重要性的感知更强烈。他们时刻按照档案具有“真实性、完整性、安全性”的准则，对待学生档案中的每一份材料，对应归未归的材料，对不必归档的材料，对信息不完整的材料，他们都会对材料形成单位提出专业的整改要求，把好学生档案的“形成关”。(4)专业档案人员更具耐心和责任感。以每年的毕业生档案转递工作为例。这项工作是高校学生档案管理中非常重要的一个环节，需要档案人员具有高度的责任心和极强的耐受力。他们不仅要做好与招生就业处等相关职能部门的主动沟通协调工作，提高学生填写档案转递地址的准确性，同时严密关注各省市人才服务中心的地址信息的即时变更，反复核对派遣信息，同时组织人员对毕业生档案材料完成繁重的装档任务、严格的流水线审核、封袋后姓名和数字双重准确点对，及与转寄单位的精准合作。同时，及时制作精确的档案派遣数据库，通过学校网站、微信公众号等为毕业生提供线上查询方式，从而把好学生档案的“出口关”。对于责任主体的明确，笔者认为不仅要明确档案管理部门的主体责任，而且要明确产生学生档案材料的院系及相关职能部门的间接责任，这样才能有效地把好学生档案材料的“质量关”。比如学生一旦在校期间出现信息变更、学籍异动等情况，相关部门能及时将相关材料送达档案管理部门，从而保证重要材料不缺失，为学生解除后顾之忧。

2．3明确归档范围，统一归档标准为体现高校学生档案中归档材料的有效性和丰富性，明确归档范围亦同等重要。笔者建议除参考《干部人事档案材料收集及规定》来制定应归必归的档案材料以外，也可适当扩大归档范围，增加形式生动、特色鲜明、能够反映学生思想心理、综合素质的档案材料，如诚信档案、心理健康档案等，真正做到与时代接轨，也为用人单位选拔人才提供有效的支撑。明确了归档范围，对归档材料从形成到转出，从形式到内容制定相关标准也必不可少。在电子档案还没有完全取代纸质档案期间，从形式上可以对纸质档案袋的大小、对封面标注的必归材料的名称和顺序进行统一，必归材料在前，个性化材料在后，就像文书档案按件归档时，加盖的归档章上填写的内容被规定了顺序一样，这样不仅能使归档内容一目了然，而且能使高校档案人员条理清晰，也能大大提高各地人才交流服务中心接档、整档和管档的效率。从内容上，对有争议的归档材料给予一定的归档标准，提供归档依据。例如惩罚材料的归档。众所周知，学生处罚材料视情况轻重处罚的等级也不同。从警告到开除学籍的处分，是无论轻重全部装入学生档案中还是只为学生前途考虑不装入学生档案中呢?笔者认为，可以借鉴国外大学的经验，增加可操作性，不搞一刀切。如英美国家，惩罚是必须谨慎的，只有严重的不当行为和更大的影响学校的惩罚材料才会放入学生档案，意在给予惩罚学生改过自新的机会。另外，对高校学生档案转递的渠道及方式，对退学档案的处理等情况都应制定可操作性的规范和标准。

2．4纳入考核体系，普及档案知识每个学生都是在其档案的陪伴下踏入高校大门，其随后的的学习成长的重要经历亦与档案息息相关，最终陪伴他们一生。将学生档案的管理工作纳入考核体系，提高重视度，从而提高学生档案的质量和服务效果，则是大势所趋。同时，大力普及学生档案知识也必不可缺。笔者建议在新生入学教育中增加学生档案宣传的内容，让他们从入校即能认识到档案对他们一生的影响，告诫他们提供准确、真实、完整信息的重要性，提醒他们在学习期间努力表现的重要性;在学生毕业之际，借助6月9日国际档案宣传日，联合院系开展专题讲座，讲述毕业生档案的形成过程、转递程序、与就业的关系及查询途径等，使学生明了学生档案的运行轨迹和最终归宿，懂得如何在今后的生活工作中，有效利用档案信息资源。另外也可以采取增设选修课、知识竞赛等方式来提高学生对档案的关注度，达到普及档案知识的目的。

2．5拓宽知识构架，改变传统模式随着大数据时代的到来，信息技术的迅速发展，数字档案馆也将纷纷应运而生。不久的将来，学生档案的纸质存档模式亦将逐步被电子档案取代。这将给档案管理部门带来严峻的技术挑战。现有的知识构架已严重不足，严重阻碍了学生档案数字档案资源的有效开发。笔者认为:“工欲善其事，必先利其器”，只有拥有了信息大时代的专业人才，才能改变传统的管理模式，使高校学生档案电子化成为可能，高校大学生电子信息出现在信息高速公路上成为可能。通过引进专业的信息化技术人才和对现有人员加强继续教育，学习提高计算机应用能力，掌握电子信息的安全防护能力，成就一专多能的复合型档案人才。通过对学生的学籍、派遣、异动等信息进行数字化管理，将学生身份信息与档案信息相结合，集文档资料和图片资料于一体，保证信息采集的原始性、真实性、完整性，形成高校学生电子档案，实现同步上网。如此一来，既改变了传统管理模式，节约了大量存放纸质档案的空间，又大大提高了学生档案管理效率，还能有效解决大学生“弃档”现象，同时对杜绝假文凭现象也起到不可低估的作用，对维护高校办学秩序具有现实意义。

3总结

高校学生档案作为覆盖到学生个人的档案资源体系，在档案事业建设的道路上，在快速发展的新时代，要想使之科学化、规范化、信息化，就有必要制定一套科学规范的高校学生档案管理规范，用以解决目前所出现的问题，使档案工作人员在实际工作中有据可依，有章可循，做档案的明白人，做学生的贴心人，将高校学生档案工作做得既有深度又有温度。

参考文献:

［1］胡小峰．高职院校实施学生处分解除制度的依据、问题与展望［J］．佳木斯职业学院学报，2017(1):8－9．

［2］房颜．大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究［J］．办公室业务，2017(8):123.

作者：朱蓉单位：湖北工业大学