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财务会计档案信息化管理建设探析

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摘要:进入21世纪,我国对企业进行了相应的改革。在信息技术不断发展的今天,企业的财务档案管理的信息化能够促进整个企业管理工作的发展。有利于企业工作的开展。本文探讨财务会计档案信息化管理建设,对其作用和内容进行简述,希望能促进行业发展。

关键词:企业;档案;信息化建设

21世纪是信息技术时代。信息技术是时代发展的趋势。财务档案管理是企业管理工作中重要的一部分。企业财务档案对企业经营都有着十分重要的意义。企业档案进行信息化建设,能够提高企业工作的效率,有利于企业工作的开展。

一、财务会计档案信息化建设的重要作用

现阶段,我国的经济正处于高速发展的阶段。档案信息化建设的进度,在一定程度上决定了企业网络化的进程。基于此,相关的财务会计人员需要充分把握档案信息建设的机会,对各方面分散信息进行集中的收集整理,从中提取出相对重要的信息,为企业服务的发展提供支持。企业档案进行信息化的建设,虽然短期内投入相对较大,但是能够长期应用。财务会计档案是企业档案的最为重要的一个部分,也是对企业进行评估的最重要的依据。与其他档案管理工作不同,财务会计档案工作是对企业财务工作进行记录,是有非常高的实用价值。财务会计档案的信息化管理,有利于挖掘财务会计档案中的有效信息。可以指导企业的日常工作。有利于企业的生产,而且保证了企业的工作效率

二、财务会计档案信息化建设的核心内容

(一)做好档案软硬件基础设施建设在以往,财务会计档案大多保存方式是纸质保持或照片保存,在保存过程中需要进行调控温度、预防火灾,对档案的存储要求相对较高。然而,财务会计档案的数量每一年都在增多,数量不断累积,档案没有充足的存储空间,非常不利于档案的长期保存。档案软硬件基础设施建设是企业档案信息化建设的物质基础。首先,我们需要购买相关的硬件,如存储设备、计算机、多媒体图像采集和输入系统,其次为了能够保存档案还需要一些控制湿度、温度、防盗和防火的设备如空调、除湿机。在软件的建设中,要有完整的文件录入、文件管理和文件检索系统,还要配备安全系统,防止网络入侵。

(二)加快推动档案数字化要从企业的实际出发,就档案的数字化制定相应的规定,以此来提升档案数字化的速度。就目前而言,所有的新财务档案都需要以电子文档的形式进行数字化和存储。而过去陈旧的档案,有必要以电子文件的形式重新记录,这样才能完全实现企业档案数字化,加快企业档案信息化建设。

(三)建立科学的信息化检索体系使用管理软件收集档案信息只是档案管理工作的第一步。而管理软件需要应用在档案管理的各个方面,这样才能有效提高工作效率。信息化管理的第二部,就是建立起有效的检索工具系统,提供多种不同检索方式,保证检索工具的准确度和覆盖面。然后,要充分利用互联网检索,档案部门所使用的互联网带宽越来越宽,保存档案信息局域网,企业人员可以更快速地检索所需信息,最大限度地实现资源共享。

(四)开展财务会计档案管理人员信息化培训在企业的实际工作中,经常重视生产工作,忽视了档案管理工作,也导致档案管理人员的水平参差不齐,还存在有兼职的档案管理人员,非常不利于企业档案管理水平的提升。而且档案工作者都没有经过正规的培训和再教育,企业档案管理人员没有时间去学习新方法和新知识,导致档案工作者工作缺乏创新性,没有掌握新的档案管理技术和方法,以至于档案管理工作无法高效运转。企业档案管理在很大程度上和管理人员的人才素质有着密不可分的关系。所以在进行档案信息化建设的同时,要注重档案管理人员的能力素质提高,企业需要给予管理人员学习新知识和技术的机会,组织起档案信息化管理的培训,让大家能够互相交流互相学习,对档案数据信息结合计算机、网络技术的管理有较为深刻的认识,使其更好地应用于企业档案管理,提高企业档案信息水平,创造高水平、高质量、专业的档案管理人才。

(五)充分利用网络资源在档案信息化进程中,需要对资源配置进行相应的优化,同时要充分利用网络上的资源。在长时间的企业工作中,产生了许多的病历档案。企业档案作为企业的无形财富,值得进行深入的研究。通过档案信息化,能够大幅提高档案管理的工作效率。所有必要利用网络技术,对会计凭证,会计账簿和财务报告进行扫描,保存为电子文档,再上传到企业档案管理的系统中。这样可以节省出一定的空间,也不会对原有文件有损害对于企业来说,不仅将这些保存的资料数据能够物尽其用,而且对还有利于生产的开展。

三、结语

进入21世纪,我国国民经济不断发展,经济的发展不断推动企业的发展。在企业规模不断发展的今天,企业不单单进行生产营业,还需要对自己的财务档案进行管理。档案信息化建设直设直接影响到企业(或单位)的档案管理,档案管理的技术起着非常重要的作用。企业财务档案在企业的生产中发挥着非常重要的作用。对企业档案实现信息化管理,能有效发挥企业档案的作用,有利于企业工作的开展。本文就对财务会计档案信息化管理建设,对其作用和内容进行简述,希望能促进行业发展。

参考文献

[1]汤志星.信息化环境下单位财务会计档案管理的创新[J].办公室业务,2013(5).

[2]安丰梅.关于高校会计档案信息化建设的探讨[J].天津市工会管理干部学院学报,2013(4).

[3]朱倢林.关于医院财务档案信息化建设工作的探讨[J].纳税,2018(1).

作者:赵海云单位:汉口学院

觉悟杂志责任编辑:张雨    阅读:人次