会计档案电子化管理探讨范文

摘要：随着我国计算机信息化的快速发展，推动了企业会计档案电子化管理。电子化管理在很大上改善了传统纸质会计档案的不足，但是这也给会计档案管理工作提出新的要求。在具体的工作中，档案管理人员还需要结合实际需求进行会计资料的归档与管理，从收集、整理、移交、储存等多方面保证会计档案的真实性、完整性、安全性，为会计资料的获取、报销、入账、归档等提供良好的支持。基于此，本文对会计档案电子化管理进行分析，从会计档案电子化管理的特点出发，提出相应的管理策略，希望能够为同行业会计档案管理人员提供一些帮助和参考。

关键词：会计档案；档案电子化；电子化管理；会计管理

在社会经济发展中，会计工作所具有的作用是不容忽视的，其能够为企业、机构、单位等多方面的经营生产活动提供支持，是经济体系运行下必不可少的一项重要内容。随着信息技术的发展，会计工作也逐渐由传统的人工操作转变为电子化管理，会计档案电子化已然成为时展的一种趋势。在现代化档案管理中主要有电子档案与纸质档案两种形式，由于会计档案涉及内容多、信息量大，在管理过程中数据丢失等现象时有发生，其主要是由于人为因素、环境因素、网络安全等多方面造成的，这给企业经营管理带来一定影响。因此，我们必须重视会计档案电子化管理，积极采取有效措施提高会计档案电子化质量，充分发挥会计档案信息的价值，为企业决策及发展提供保障。

一、会计档案电子化管理特点

（一）档案信息数字化随着企业经营管理的深入发展，企业规模不断扩大，经营活动越发广泛，会计档案工作所面临的压力也越来也大。由于信息化水平的提高，原有的会计材料也逐渐由纸质转变为数字化，当前财务结算方式、运转管理等方面都发生了巨大变化，财务结算完成后的立卷归档工作也显得越发重要。会计电算化发展下，会计工作形式有了新的变化，在计算机系统的辅助作业下能够自动生成会计电子数据，财务结算工作也可以通过网络运行，电子会计档案数字的形式进行记录、传输、存储、利用，具有很强的数字化特点。

（二）虚拟化纸质档案具有实物化特点，是一件看得到摸得着的东西。而现代化电子会计信息主要以数字化的形式存在，主要被存储于磁性介质或光盘中，在这种环境下对于存储介质的防磁化要求较高，并且只能通过计算机等电子设备进行视读，因此其具有一定的虚拟化、无纸化特点。但是，这并不影响会计电子化的优越性，也是凭借虚拟化特点，会计档案只需要占用很小的存放空间就能够实现大量信息的存储，其具有存储容量大、便于传输、保存时间长、数据安全性高等特点。

（三）利用率高会计档案电子化更具有可操作性，相比与传统的纸质档案利用起来更加方便，并且不受时间、地点等方面的限制。相关人员只需要通过计算机设备在相应的状态下就能够实现信息查询、快速检测、复制拷贝等多项操作，大大缩短了会计信息加工的时间，提高了会计信息利用的实效性，在很大程度上为会计人员提供良好的服务支持。另外，通过计算机服务系统还能够对大量数据进行快速的分析与计算，汇集成科学的会计档案资料，通过数据交换、实时共享提高会计信息的利用率。

二、会计档案电子化管理中存在的问题

（一）管理人员对会计档案电子化不够重视管理人员是保证各项工作顺利开展的基础，由于管理人员对会计档案电子化发展缺乏重视，觉得原有的档案管理已经能够满足实际发展需求，对会计档案的认识不够全面，将其看作应付上级检查或者审计工作的一部分，缺乏创新意识与时代观念，就会降低会计档案管理的价值，对于内部管理来讲，会计档案电子化发展也就失去了意义。这使得会计档案电子化管理难以落实，由于缺乏足够的资金或技术支持，相关存储、共享等功能也得不到发挥，严重阻碍会计档案的现代化发展。

（二）电子数据安全隐患大在实际工作中，电子数据所带来的安全隐患也是极其严重的，会计档案的整个流程都存在很大的风险。由于电子档案是建立在计算机技术、网络技术的基础上，这种环境下计算机很容易受到病毒攻击或故意损坏，会计档案数据的安全性得不到保障，增加了企业管理风险。其次，从存储介质来看，存储介质自身的安全性、可靠性设计没有达到标准要求，硬盘、磁盘等存储介质受到运行环境的影响，容易产生磁盘故障，数据完整性在经过一段时间的存储后很难得到保证。另外，档案管理人员所具备的业务能力限制了会计档案电子化管理，由于档案管理人员技术过于落后，对计算机数据管理、操作能力较差，无法实现有效的电子化管理。

三、提高会计档案电子化管理水平的有效措施

（一）加强领导对会计档案电子化管理的重视管理人员作为企业经营决策的主要执行者，必须加强对会计档案电子化管理的重视，只有管理人员充分认识到会计档案电子化管理的重要性，才能更好地推动相关工作的顺力进行。从会计工作来看，其对于企业所具有的影响是不容忽视的，而会计档案作为会计工作过程与结果的重要组成，不仅可以为企业经营决策提供数据参考，还能够为企业未来的发展奠定基础，重视会计档案电子化管理人员的培训与资金投入，就快会计档案电子化管理具有重要意义。

（二）加强科学管理会计电算化的快速发展，给会计档案电子化管理也提出新的要求，我国对于会计档案管理工作也有了新的部署和要求，从会计档案管理保管期限上来看，传统的档案保管中期限为3年、5年、10年的档案管理调整为10年，档案保管期限为15年、25年的档案管理调整为30年。纸质档案也应该按照电子档案的归类方法进行在整理，并编制相应的顺序编号。为了保证会计档案电子化管理的有序进行，制定科学的管理制度是必不可少的，首先，财务人员在会计工作中应该做好日常电子会计资料的备份工作，其主要包括：系统文件、科目代码、账目文件、报表文件、核算系统等数据文件等相关内容。与此同时，还应该根据财务需求对机内平整、总分类账、明细分类账、报表等资料按月进行备份存档。其次，介于纸质档案与电子档案同等重要，应制定双套归档制度，采取两者相结合的形式完善会计档案管理。电子会计数据应根据系统功能，建立档案收集目录，对其中的现金记账凭证、银行记账凭证、科目汇总表、会计报表等电子数据按要求打印输出，并交由出纳复核、主管会计审核签字。

（三）注重电子档案的安全性电子档案在应用过程中经常会涉及信息传输等操作，面对计算机网络环境，其所承担的安全风险还是比较大的，由于会计电子档案安全管理所涉及的内容比较多，加强存储介质与网络环境的安全管理是必不可少的。存储介质主要是会计档案电子化存储的主要载体，包括计算机硬件、磁盘等方面，相关人员在采购过程中应该选择配置较高的计算机，这样才能够保证系统稳定运行，避免配置过低而产生的软件系统故障或数据丢失问题，并及时做好电子数据的备份工作，在应用磁盘存储的过程中保证运行环境的安全，可以结合实际情况进行分类存储，避免磁盘损坏等问题给档案管理带来不利影响。网络环境安全控制方面可以从以下几方面保证信息安全：首先，设置访问权限，通过绑定计算机硬件等方法限制人员随意进入，保证会计档案信息与访问内容的安全，避免由于人为误操作或者非会计人员造成的信息丢失、信息损毁等问题。其次，设置安全防火墙，采用信息机密的方法保证会计档案信息的安全，禁止非法获取或恶意病毒破坏等行为，切实提高会计档案电子化管理的安全性。

（四）提高会计电子档案管理人员专业素质与技术水平会计档案电子化管理对档案管理人员也提出新的要求，其不仅要具备传统会计档案管理的理论知识，还要熟悉现代化计算机技术、信息技术的应用。在会计档案人才培养方面，积极组织会计档案管理人员开展定期的培训学习，切实提高电子会计档案信息管理能力。在人才引入上提高准入标准，结合实际情况选择专业的电子会计档案人才，更好的发挥电子会计档案的作用，为企业经营发展提供专业支持。

四、结语

综上所述，会计档案电子化管理是对传统会计档案管理的一种改革与创新，也是会计电算化发展下的必然需求，通过科学的技术手段提高会计档案管理的工作效率与工作质量，进一步规范会计档案管理。对于当前会计档案电子化管理中存在的问题，相关管理人员应该加强认识、制定完善的管理制度、保证电子档案的安全性、提高档案管理人员素质水平与技术能力，为新时期会计档案电子化管理奠定基础，充分发挥会计信息的效益价值，促进企业的稳定发展。

参考文献

［1］张燕.浅析电子会计档案的管理［J］.内蒙古科技与经济,2016（8）.

［2］王海燕.信息化条件下会计档案的电子化管理［J］.财会学习,2016（18）

作者：李屹单位：本溪市城乡规划建设委员会职工培训中心