企业智慧型档案管理研究范文

摘要：移动互联技术的发展与人工智能技术的突破为企业档案管理工作新变革提供了可能。本文从组织关系论视角出发，通过重构企业职能、落实新管理模式、智选变革时机，分析新技术环境下企业智慧型档案管理发展路径，并在此基础上构建基于企业需求的智慧型档案管理策略。

关键词：新技术；企业档案管理；组织关系论

1组织关系论在企业智慧型档案管理中的提出

在档案管理的实践中，以通用型交互和感知型服务为主的技术为档案工作者提供了更为优质的管理工具，研究者将采用上述管理工具建立的档案管理组织称为“智慧型档案管理组织”[1][2]。虽然研究者对“智慧型”档案管理进行了广泛讨论[3][4][5][6]，但是管理组织的基本范式日益受网络化、知识化、临界性和关系论等因素影响，智慧型档案管理的具体模式难以得到清晰的界定。此外，“重技术、轻管理”的分析方法也未能明确解释新型档案管理功能的基本问题，即“如何形成最优管理导向的档案管理组织”[7]。由此，笔者从组织关系论的视角出发，以“组织只能从环境、背景和各种关系互动中才能得以生存、定义、描述和认知”[8][9]为论证基础，论证企业智慧型档案管理的发展路径。

2企业智慧型档案管理的发展路径

2.1参与新职能重构，获取资源分配优势在既定的预算约束下，企业内部的资源分配权决定了档案管理的人力资本与物资资本投入水平[10]。由此，在管理策略设计之初，应当利用组织间关系来发现环境交互特点，找到刺激企业加大档案管理体系建设投入的方法。档案管理组织作为典型的内向型组织，它通过企业资源池与其他组织进行环境交互，并不与外部市场进行直接联系。因此，档案管理内向化发展容易导致组织难以获得较优的资源分配权，相关的管理活动被打上“高成本、低收益”的标签。新职能重构能在企业内部实现资源分配权的相对倾斜。档案管理组织的先天条件决定了新职能的发展方向，从传统视角来看，档案管理组织是企业内部的记忆采集与分发中心，管理人员具有甄别信息资源真实性、完整性、有效性和有序性的优势。在新技术范式的冲击下，档案与“数据资产”的隔阂可以被完全打破，由此智慧化档案管理能够实现“规划、控制、保护、交付和提高”数据资产价值的职能。需要指出的是，由于新职能重构涉及技术范式与管理范式的融合问题，因此，笔者建议在企业档案管理组织中设立首席专家，统筹档案管理组织向决策支持型职能单位转型的进程。

2.2落实新管理模式，契合智慧管理体系运用智慧化档案资源管理模式、实现技术范式与管理模式相契合，是引入智慧型管理体系的必要条件。具体而言，当档案管理组织实现数据资产内生性后，管理好数据资产将能够实现档案管理组织与企业整体双赢。笔者从价值性、稀缺性、不可模仿性来设计管理模式：（1）“价值性”意味着档案管理应当有价值增值过程。虽然在移动互联、人工智能等新技术出现之前，记忆服务活动也是管理事务的有机构成，但档案管理的人力与物力投入往往难以让企业获得满意的回报。根据新技术移动交互与感知服务的特点，笔者认为传统的“记忆服务”模式应当转变为“记忆服务+增值模块”模式，由此在档案既有基础功能上衍生出价值增值模块，继而使档案管理活动主动参与到企业价值增值性管理环节中。（2）“稀缺性”意味着管理专业化水平进一步提高。企业黑箱内的活动往往围绕着劳动、资本、土地和企业家才能四项要素展开，随着要素市场的成熟，前三种要素的总供给水平并非限制企业投入产出效率提升的主要障碍，企业真正稀缺的是企业家才能的有效性，而“企业家控制的企业”必然建立在管理模块有效支持的基础上，档案管理组织应当定位为企业家的“智脑”，通过“记忆服务+增值模块”（例如决策支持、记忆回溯与验证等）扮演好“启智”的角色。（3）“不可模仿性”意味着应当进行管理对象知识化。档案管理流程涉及新技术与人力资本的配合，新技术与人力资本的配合能够反映出档案工作的专业化经验、直觉和判断力。因此需要通过人才队伍建设，确定档案管理组织外部人员复制与模仿档案内部专业化管理模式不具有经济性或可能性。

2.3选择变革时机，更新档案管理阶段组织革新意味着既有利益格局的变化，选择正确的时机是真正建成智慧化档案管理组织的重要条件。笔者从广延和集约两个维度分别讨论组织革新时机选择问题[11]：一是广延（Extensive）时机选择。广延突破了时空限制而最大限度地实现空间拓扑复杂化，从革新优先级来看，广延革新应当是智慧型档案馆建设率先考虑的问题，它能够率先打破刻板的管理框架而产生“鲶鱼效应”。二是集约（Intensive）革新时机选择。集约突破了既定人力资本限制，在广延升级的基础上发展出新的增值模块。目前，这一方面内容以人工智能技术支撑的决策支持型模块单元为主，向企业资源池提供知识单元；同时以移动互连和人工智能为基本范式的管理模式为智慧型档案管理组织发展提供了有利时机。根据组织的能力理论，技术范式冲击带来的组织能力消失问题是成长刚性存在的主要原因之一，塑造新的动态支撑能力能够有序革新利益格局继而为实现组织的发展目标提供最大可能。针对企业档案管理面临的技术压力而言，档案管理负责人应当从纸质档案管理（1.0阶段）、电子档案管理（2.0阶段）中总结可交互的经验，进而带领团队开展企业智慧型档案管理（3.0阶段）。

3基于需求分析的企业智慧型档案管理策略

企业档案管理策略应当与企业的管理需求相对应。将企业对档案管理的需求进行归纳，确认后形成基本的管理策略体系，即可明确智慧型档案管理的具体功能实现。

3.1明确企业的“智脑”需求，采用定制化知识管理策略从知识管理的角度来看，智慧化档案管理组织通过“记忆服务+增值模块”满足相关决策者“启智”的需要。但在需求实现过程中，档案工作者需要识别不同企业“智脑”存在的需求差异性，进而构建出定制化的知识管理策略。一般而言，企业的类型决定了对应的智慧化档案管理组织的功能差异。由此，我们将影响需求的要素分为三大类：一是深度智能，包括技术人员能力和智慧化模块的学习规则；二是阅历水平，包括人员的从业经验、国际交流经验与管理系统使用经验；三是社会影响，包括领域专家与智慧化档案管理系统的创新性。事实上，企业对智慧化档案管理的“智脑”需求主要来自于阅历水平因素，这是因为在多数情况下，企业决策者更为强调在既定资源条件下的档案管理系统能否为最终决策提供可信支持，这也是档案管理可信服务的基本要求。为提高档案管理组织的阅历水平，需要借助移动互联网和人工智能技术，根据企业的实际需求勾勒基本的建设框架：一是档案工作人员应当具备复合型业务经验。人是设计档案管理规则的主体，只有人的内在阅历提高才能发现新的知识组织规律。二是强化档案管理人员的国际交流经验。目前，多数企业并未意识到档案管理工作的复杂性和开放性，人员国际化水平的提高无疑能更好地总结出智慧化管理方案，有利于满足企业决策的真实需求。三是强调管理系统使用经验。与其他知识管理组织相比，为企业提供可信服务是档案管理的核心职责之一，因此档案管理组织更应当强调管理系统的使用经验进而保障知识的可靠性而非颠覆性。

3.2明确企业档案流通需求，采用差异化移动互联策略档案流通规模决定了企业的多元化需求，进而影响了档案管理移动化技术的实施深度。目前，实施企业智慧型档案管理策略的难点并不技术问题，而是如何通过技术的实施满足档案管理的可靠性、安全性以及效率性需求。下述三个指标确定了具体的技术实施深度。一是档案资源的规模。档案管理者需要借助技术手段实现跨时空的档案资源记录、验证与服务，这成为在企业档案管理中应用移动互联网技术的重要原因。对企业智慧型档案组织而言，需要明确的是档案用户数量和需求多样化程度所决定的潜在规模，这种规模效应能够显著增强智慧型档案管理的预期收益水平。二是档案服务的协同效应。档案服务的协同效应回答了“如果现在进行移动化部署会对此企业内部管理产生何种影响”的问题。新技术实施的投资具有沉没性而回报具有预期性，因此可以按照协同效应来大致估算它对内部管理效率的优化作用。一般而言，有越多的员工会调取档案资源意味着协同效应越明显。三是档案管理的非线性增进。企业内部的管理包括横向和垂直两条主线，档案管理的移动互联为人员之间信息资源的交叉获取与利用提供了基础，有利于形成矩阵式管理组织，从而引起档案管理的边际效益非线性增进。

3.3明确智慧型档案管理的行业价值，采用偏向型决策支持策略基于规则、逻辑和知识的推理智慧型档案管理采用偏向决策支持体系，能够挖掘档案资源背后隐藏的规律和模式，进而构造较为全面的档案知识库。由于经济资源和计算资源的有限性，笔者建议企业需要按照以下角度选择偏向决策体系：一是管理效率需求。企业都拥有文本、图像、位置和视频等海量档案资源，海量资源中的知识呈现将消耗大量资源，应当根据企业行业特性来判断采取何种学习方案，避免智慧化档案管理的不经济性。二是管理手段需求。档案层面的智能服务正从传统的学习推理方法，转向数据自组织[12]驱动和存量知识引导相结合的时代，推动智慧化从表象和特征深入到综合推理，将为企业提供不同的启发式服务。三是提升管理强度的需求。智慧型档案管理系统能够提供各种智能辅助工具，将人类的管理常识与档案背后的规律有效结合起来。但是高强度的智慧化管理可能是脆弱的，因此需要确定计算规则以得到可解释、更预期和更通用的决策支持，在浅层计算与深度神经网络[13]上找到适宜本行业发展的平衡点。四是档案产生知识的需求。知识创新服务与决策支持是智慧化档案管理释放的“智能红利”，提升红利的关键是将知识计算技术应用到实际档案管理中，转换为相应的能力来解决企业发展中的决策问题。

作者：1吕豪杰；郭亚军，2李甜单位：1郑州航空工业管理学院，2中国人民大学信息资源管理学院