档案工作特色及启示范文

《湖北档案杂志》2015年第七期

一、云南档案工作的特色

（一）少数民族口述档案抢救成果突出云南是中国少数民族种类最多、特有民族最多、跨境民族最多、人口较少民族最多的边疆省份，少数民族文字仅为土司、毕摩、东巴、和尚、长老等少数人掌握，许多民族有语言而无文字，民族记忆长期依靠口传形式流传。针对在世的民族文化守护者和民族文化传承人越来越少的现实，云南省档案局以口述记忆征集和访谈为抓手，经过5年的努力，已完成13个少数民族口述记忆档案征集抢救。1、规划先行，上下联动，合力推进云南省档案局综合资金、人员、技术能力和少数民族人口规模、分布地域等因素，优先考虑年龄大及身体健康状况较差的受访者，科学制定了少数民族口述记忆采集工作规划，分区域分阶段有计划完成采集工作。在口述记忆采集方面，形成了全省档案部门设备、人才共享工作机制，合力开展云南少数民族口述记忆采集工作。2、口述为纲，统一流程，讲究规范一是确定口述记忆征集线索和访谈对象。坚持以民族为单元、以人物为核心开展少数民族口述记忆征集和访谈工作，主要围绕少数民族历史口述记忆、少数民族文艺口述记忆、少数民族科技口述记忆、少数民族宗教口述记忆、少数民族伦理道德口述记忆、少数民族民俗口述记忆等内容展开。口述访谈则主要围绕少数民族第一个厅级、县处级领导干部、第一个大学生以及少数民族文化掌握者进行。二是实施少数民族访谈。访谈计划包括:访谈内容、项目成员、项目进度安排、经费预算、受访对象、授权书的制定等。并由具体访谈人员在搜集掌握少数民族相关知识和地方历史文化以及访谈对象详细情况、必要背景、生活环境等信息的基础上，为每一类受访者制定兼具共性和个性的访谈提纲。访谈实施中进行直接录制，访谈内容涉及少数民族歌舞以及技艺时，让受访人边示范边讲解,将各个动作和手法进行分解。三是整理归档口述记忆。一份完整的访谈资料共包含访谈计划，访谈提纲，事件或受访者背景资料，访谈原始录音、视频、照片资料，访谈原稿，媒体报道，受访人对文字转录稿的意见，受访人授权协议书，访谈时间、地点等文字说明，现场笔记，征集到的与受访人或事件有关的档案资料，访谈工作总结等内容。3、项目拉动，采集到县，汇总到省云南省档案局注重以项目为抓手，分解工作任务，形成工作成果。每年按照规划对少数民族口述记忆采集工作内容进行分解，将工作责任和要求分别细化到各规划参与单位。口述记忆采集经费包含在云南少数民族档案抢救与保护项目经费中，纳入省重点档案抢救与保护经费范围，由省对各项目实施单位给予补助，各项目实施单位协调各级财政，配套必要经费，为项目实施提供必要保障。年度项目截止时，各项目实施单位将采集到的少数民族口述记忆成果，汇总到省档案馆，由省档案馆统一整理和保存。4、外协内联，形成机制，共建共享目前，云南省多家机构及研究学者均有涉及少数民族口述记忆采集工作，致使目前大量的口述记忆资料散存在不同机构及个人手中。云南省档案局通过分类管理、通力合作、整合力量等措施，逐步构建少数民族口述记忆管理体系，并与省民族学会合作开展少数民族档案资料征集工作，与云南大学民族研究院合作开展口述记忆采集工作。2009年，云南省档案局还承办了国家档案局与新加坡国家档案馆联合举办的“抢救保护云南少数民族口述历史培训项目”，并分别于2011和2012年选派业务骨干赴新加坡国家档案馆接受强化培训，省档案局馆处级以上干部全部参加了新加坡轮训。

（二）数字档案建设扎实推进2009年以来，云南省以省档案馆为龙头，带动州（市）、县数字档案馆建设，至2013年底，全省三级档案馆拥有数字化档案1.18亿页，目录数据5683万条，其中，省馆4148万页，637万条；州市、县馆7710万页，5046万条。曲靖市富源县率先建成县级数字档案馆；楚雄、临沧、昆明、大理等州、市按照规范程序启动数字档案馆立项建设，昆明、保山、曲靖等州市完成所有馆藏文件级目录的数字化。1、规划先行，强化指导，统筹建设一是制定规划，明确目标。云南省政府办公厅下发《云南省档案事业“十二五”发展规划》，提出在“十二五”期间全省要“建成一批电子文件（档案）管理中心和数字档案馆”的目标。二是制定系列指导意见，强化业务指导。先后制定《云南省数字档案档案馆建设规程》、《云南省数字档案室建设规程》、《云南省机关文书档案数字化规范》、《云南省文书类电子档案移交接收试行办法》。三是编制和实施省档案馆数字档案馆建设规划。提出用十年时间，分两个阶段投资9200万在云南省档案馆建成数字档案馆。四是推行州市县级数字档案馆建设规划审核指导机制。通过把好规划和方案审核关，提高各级数字档案馆建设水平。2、明确任务，省馆示范，有序推进一是明确翻三番目标，逐年逐级分解落实。今年4月的档案数量化工作会提出，全省档案数字化量以2010年为基数，到2020年翻三番的目标，并将工作量逐年分解，按馆藏数量、业务基础再分别落实到省、州（市）、县，每年监督检查完成情况。二是省馆先行，引领示范。自2009年启动数字档案馆项目建设以来，省馆每年制定年度建设方案，明确工作任务，明确完成时限，明确责任人，跟踪督办，确保按期或者提前完成年度目标。三是州市县级积极推进。目前，楚雄、临沧、大理、昆明等州市启动了数字档案馆项目规划立项工作，西双版纳、德宏、保山等州市争取到档案数字化专项支持，富源县率先在全省基本建成县级数字档案档案馆。3、项目带动，整合资源，分步实施一是积极争取数字档案馆建设项目。2009年，云南省政府主要领导批示同意省档案馆数字档案馆建设，随后省发展改革委及时组织项目可行性研究，省财政厅积极落实项目资金，省档案馆数字档案馆建设得以启动。楚雄州投资1700万建设州数字档案馆，第一期项目资金已经到位，成为云南省第一个启动专项建设的州级数字档案馆。二是积极争取电子政务建设项目。云南省档案局寻找档案数字化建设和电子政务建设结合点，争取到政府信息公开数据库、省级电子文件归档系统两个电子政务项目，整合到数字档案馆项目中整体规划和同步实施，丰富了数字档案馆建设内容，同时也支撑和服务了省级电子政务应用。三是与重点档案抢救项目和县级档案馆建设项目紧密结合。在县级通过实施新馆建设，一方面带动当地政府对档案馆配套设施特别是信息化基础设施的投入，另一方面，各新建馆普遍规划和建设100平米以上的标准化中心机房，设置电子文件中心、电子档案查阅场所，布设标准规范物理隔离网络。四是扩大合作，开展专题数据库建设。省档案馆优先完成了省民政厅等92个政府口与民生紧密相关部门馆藏档案的数字化。今年，云南省还将以省档案馆平台和网络为核心，以州（市）、县馆为节点，建立集中与分布相结合的民生专题数据库群，逐步实现民生档案“跨馆查档、就近出证”。

二、四点启示

（一）新馆外形要从“外树形象”角度考量2011年7月修订的《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》从档案馆选址与五项功能、建筑技术指标和档案特藏库都有明确规定，并对档案库房区、对外服务区、业务技术区和办公区提出“四区分开”要求。今年6月18日，国家档案局局长杨冬权在全国档案馆建设研讨会上指出，未来档案馆建设要把档案馆发挥“五位一体”功能放在首位，也要有中国元素和文化气质，要好看。这对今后的档案馆建设提出了更新、更高的要求。云南调研期间，我们查看了云南省列入“十二五”国家支持建设范围的103个县市级档案馆设计图集，并直接到4家档案馆调研。一个突出的印象是，云南县级档案馆的外形普遍注意外形设计，体现出边疆文化特色，也凸显了云南各民族的个性。特别是巍山县档案馆建筑带有明显的南昭古国的特征，茶文化元素、少数民族文化元素都成为了档案馆外立面的表现形式，并与周边环境协调。毋庸讳言，湖北已建成的县级档案馆，多数外形都缺乏区域个性，更难找到荆楚元素。红安档案馆的外形设计，“铜锣与大刀”元素让人耳目一新。现在湖北档案部门正结合鸿忠书记“三加强一服务”讲话的学习，着力在“服务大局服务民生内强素质外树形象”上下功夫。档案部门的形象的树立可以有多个路径，但档案馆的建筑外形最简单、最直接、最长久，其视觉冲击力不可低估。下一步县级档案馆建设，应在确保使用功能基础上，注重外形设计，在区域地方个性、荆楚文化元素方面多点考量。

（二）新馆开馆、展览开展两同步效果不可小看云南省县级档案馆建设管理办法提出，县级档案馆新馆开馆时必须至少要举办三个档案展览，必须要结合馆藏举办一个具有民族和地方特色，反映本地区历史发展进程、重大建设成就、重要历史事件等方面的基本陈列展览，条件许可的还要筹办一个具有当地历史人文特色、形式丰富多样、视觉效果强烈的专题展览。从安宁、楚雄、巍山3县市展览来看，大气恢宏、内容充实的档案馆展览大厅在专门展览馆、陈列馆缺乏的西部县城抢占了文化发展先机，更是一张光鲜的档案名片。湖北的经济社会发展比云南先进，但专门展览馆、陈列馆的发展也不平衡，山区县与贫困县在这方面的欠账太多。新档案馆开馆之际举办有文化内涵的大型展览，使档案馆的展览成为当地的城市会客厅，成为上级党政领导调研检查的必到场所，其服务作用不可低估，其作为空间不可小看，其综合效应不可限量。

（三）土家族口述记忆抢救和荆楚记忆建设宜早不宜迟“口述档案”概念由国际档案理事会1984年提出，我国20世纪80年代中后期开始口述档案实践。云南省以项目拉动方式，运用征集、收集、拍照、录音录像、口述历史采集等手段，建立少数民族档案资源特藏库和专门数据库，同时全面收集、征集少数民族特色产业的相关档案。湖北境内，独有的少数民族不多，但土家族分布在湖北9个县。现在，口述档案日益成为人类记忆工程的新宠。随着社会的进步与城市化的加快，民族的、民俗的、地域的记忆会日显珍贵，今天能随处可见的，明天就会无法再见；今天看似平常的，明天就成为无法复制的。从这个意义上说，土家族口述记忆的抢救要提上议事日程，江汉平原、鄂东南、鄂西北民俗、民风、民情档案的系统采集也势在必行。

（四）欠发达山区档案数字化必须以项目为支撑经济欠发达地区的档案数字化，首要的问题是资金。在争取领导的同时，云南省各级档案部门加强与财政、发展改革等相关部门的联系沟通，全力争取项目，以项目为核心，借项目来拉动，营造了数字档案馆建设的好环境。湖北经济欠发达的山区县市数字档案馆建设如何加快发展，当务之急是，向地方党委政府作好汇报，争取领导支持，但也必须尽早在科委等部门立项。有了项目，发改、财政部门才会有经费支持，没有项目，财政给钱师出无名。有了项目经费，数字档案馆建设才能有序推进。

作者：邓衍明