企业档案信息化建设策略范文

《湖北档案杂志》2015年第七期

一、企业档案信息化的特征

（一）信息化档案整理准确迅速现代计算机系统已经相当的智能，可以根据个人需要，按照不同条件对文件进行分类。采用信息化档案管理制度，从每份档案的收集工作开始，就可以记录该份档案的原始属性，如档案的所属项目名称、生成时间、保密级别、整理人、负责人等等信息，在之后的一系列工作，都可以直接调用此原始信息，对档案进行分类归档整理。不同于传统档案整理过程中的人工操作，利用信息化方法对档案进行整理，不仅效率高，准确率高，还便于查看档案时迅速的找出并传递所需档案。

（二）信息化档案保管安全可靠档案的妥善保管是档案管理里最为重要的工作，也是最容易令档案遭受损失的一个环节。对于工程单位档案来说，保管期限基本都是在50年以上甚至永久，在如此长的一段时间内，如何才能确保档案万无一失。传统档案以纸质档案为主，容易因受潮、虫蚀、霉变、火灾等灾害而损坏，而音视频档案往往以磁带方式保存，容易受电子设备产生的磁场影响。因此，档案管理部门必须为这些档案设置专用的档案柜，在房间内安装控制温度湿度的设备，还要定时对保管环境的实时变化做记录，每年仍需投入大量的经费来保证档案的安全。利用档案的信息化管理，不仅能够提高档案信息的存储量，也能实现文字、图表、声音、视频等各种形式信息的同时存储，而目前可利用的存储设施也能满足在各种环境下安全妥善保存档案的要求。以目前最常见的STAT机械硬盘为例，可承受温度范围为-40～70℃，可承受湿度范围为5%～90%RH，而新兴的固态硬盘，不仅抗震防摔，可承受温度更达到了-40～85℃，这无疑在很大程度上减小了档案保管的难度，增大了安全性。

（三）信息化档案利用方便快捷传统档案的传递查阅过程非常的繁琐，一是必须到档案存放地进行借阅；二是需要人工进行检索、提档、借阅登记、送还签收。不仅消耗时间而且稍有差池便会令档案原件遭到损坏。利用档案信息化系统，在查阅时只需利用计算机，连接到存储档案数据的服务器，简单进行搜索，就可以在计算机显示器上看到查询的档案信息，无论是文字，图像还是音视频，都可以利用同一台计算机直接播放，无需其他的设备。如果网络足够安全，足够完善，甚至可以直接利用移动设备（如智能手机、掌上电脑、平板电脑等）进行查阅。档案的远距离传递也可以通过互联网即时发送，不受距离限制。

二、企业档案信息化建设中的新难点

（一）技术换代成本高从传统档案管理向信息化的档案管理转变在技术层面上无疑是一次大的提高，但在转变过程中需要投入一定的成本。首先，在档案信息化建设初期，一要配备与之相适应的计算计、扫描仪、将大量的纸质档案通过各种设备转化为数字化档案；二要配备档案管理应用软件建立档案管理信息系统。

（二）网络安全可能存在漏洞计算机系统和网络本身就存在安全漏洞，可能受到黑客及病毒的攻击。档案信息系统在建设时需要保证一定的独立性，在一定范围内不会受到外来攻击的影响，而档案信息系统在发展过程中，又必然需要和其他系统，如办公系统，进行数据交换、接收，影响其独立性。因此，要保证档案系统的安全，必须不断地进行监控及维护。

（三）数字化档案生成缺乏统一标准我国档案管理体系比较复杂，管理相对分散，没有相应的立法，各地政策也多有不同。在数字化档案馆建设的过程中，为了保证数字化档案的保管、传递、查阅、利用等工作能够有序顺利的进行，就必须制定统一的规范标准，在原始档案向数字化档案转化的过程中，统一转化为固定的标准格式，避免出现各档案管理组织之间各自为政、互不兼容的情况。

（四）企业档案管理人员知识结构“老化”，技术培训不到位目前很多企业档案管理人员年龄结构偏大，知识结构、思想观念相对老化，而且，对电子档案处理未进行深入学习或参加培训，没有足够的信息化技术处理知识。有的不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；不能及时了解到有关档案管理的新规定、新要求。这样，制约了整个档案事业的创新发展。

三、新时期如何稳步推进企业档案信息化建设

（一）部门努力，吸引关注为了让企业管理者关注企业档案管理，使之有实施档案信息化的动力与决心，企业档案管理部门应通过自身工作的努力，吸引企业管理者对档案管理的关注，然后适时提交档案信息化规划，抓住时机跟进企业信息化步伐。

（二）全面规划，重点突破企业档案信息化无论采取何种模式，全面规划绝对不能放弃。全面规划不意味着全面实施。在进行档案信息化时应从企业实际需要出发，坚持“有所为、有所不为”，确定企业档案信息化的发展重点，选择档案信息化的突破口，使有限的资源发挥出最大的效益。

（三）建立规范体系档案信息化使得越来越多的归档文件以光盘、硬盘的形式存在，现行的档案整理、分类、著录方法及相关规定已不能完全适应，档案信息化工作缺乏统一要求。因此，重新制定新的标准规范体系十分必要。

（四）加强技术支持档案信息化建设需要引进大量新的设备，在设备引进的同时就必须掌握新的技术来利用这些设备，而新的档案管理系统的开发与应用，也离不开技术支持。缺乏过硬的技术支持，档案的信息化管理，将难以进行。

（五）完善安全体系档案的信息化建设终归是要靠人来执行，因此，只有档案管理人员安全意识的提高，才能从根本上保证档案资料的安全可靠。建立网络防火墙，定时进行数据备份，对接触档案人员进行身份认证也是十分必要的手段。

（六）持续人才建设档案信息化建设离不开计算机和网络技术，对档案工作者知识水平要求较高，必须具备一定的计算机知识，能够熟练地操作各类设备。这就要求不断地对档案工作人员进行培训，使他们及时的掌握新技能，学习新知识。

档案信息化建设是一项长期工作，是社会信息化发展对档案事业提出的必然要求，在建设档案信息化的过程中有着诸多困难和挑战，我们必须不断提高认识，与时俱进，才能顺应社会与时代的发展要求，保证档案信息化的顺利发展。

作者：付志琼 单位：中铁大桥局