电子档案规范移交与接收思考范文

一、“四个抓手”，破解电子档案规范移交与接收难题

1.抓项目建设，搭建电子档案管理平台省档案局采取项目带动策略，通过争取和实施数字档案馆建设项目和电子文件归档管理及查询利用系统项目，有效解决省电子档案管理支撑平台问题。一方面，我省数字档案馆建设项目自2009年起启动，至今已投资近4000万元，重点推进馆藏档案数字化，建设覆盖档案“收、管、存、用”业务的数字档案馆应用平台。目前已经初步建成数字档案馆框架体系，初步解决电子档案长期安全保存问题；另一方面，省局通过公开招标，组织具有甲级保密资质和一级系统集成资质的紫光软件系统有限公司，开发出满足机关工作需要的“机关电子文件归档及查阅利用系统”，已形成单机版、网络版两个版本软件，省级机关由省财政拨款统一购买，实行免费上门安装服务。通过项目带动，有效解决了经费保障，明确实施步骤，落实工作责任，统一标准和要求，提供技术条件，搭建起覆盖全部省级一级立档单位电子档案管理平台，将移交接收工作落在实处。

2.抓软件开发应用，解决技术操作难题统一软件是解决电子档案格式不统一、标准技术难掌握、重复建设的关键步骤。经过4年努力，开发的软件已经完成试点、验收和较大范围的应用，已进入全面推广阶段。我省的电子文件归档管理软件，一是将电子文件归档管理和移交有关的技术、标准和工作流程融合到软件中，实施好软件系统安装工作，就能解决电子文件归档的技术问题；二是软件简单易用，贴近工作实际，学会使用软件，就能轻松掌握电子文件归档方法、整理规范、标准和移交程序与方法；三是将安装和培训工作移动到机关单位前端，通过免费上门服务，解决机关档案员使用操作软件问题；四是将技术维护，系统升级等技术工作移交到专业队伍，建立及时响应的技术服务机制，解决档案员技术难掌握的后顾之忧。

3.抓协调及培训，提高认识强化技能电子档案规范移交与接收工作与机关档案员的思想认识是密不可分的。一是纸质档案与电子档案同步移交。重新建立纸质档案与电子档案一体化思想。经过4年的实践，统一各单位思想认识，促进各单位开展电子档案管理及归档移交工作；二是纳入档案规范化认定工作。在规范化认定中，各单位电子档案管理占认定工作一定分值，从而提高单位积极性与主动性；三是强化专业知识培训。省局每年举办2次电子档案管理相关知识培训，对电子档案及数码照片规范管理、数字档案馆（室）建设、档案数字化安全与保密等工作阐明要求、提出方法、统一标准。近三年来，省局共举办5次专题培训，省级机关及州（市）、县档案员共500余人次参加培训；四是一对一指导。主要对省级机关档案员如何进行电子档案管理及移交的实际操作进行指导，目前共有115个机关档案员接受一对一培训，均能轻松使用电子档案管理系统，能主动完成电子档案归档管理和移交操作。

二、“三项措施”，确保电子档案规范移交与接收工作落在实处

1.以点带面，分批实施，实现全覆盖电子档案管理软件平台全覆盖是实现电子档案规范移交与接收的基础。按照“先综合档案馆后机关，先省州市后基层”的工作思路，采取以点带面、分批实施的方法逐步实现电子档案管理系统全覆盖。首先，在省级机关中，共分三批完成省级机关一级立档单位全覆盖。第一批，选择12个有条件的单位进行试点，通过试点，摸索出以扫描为主的电子档案管理和移交方法，继而向其他单位推广。第二批，选择领导较为重视、档案员思想认识较高、需要及时移交档案的单位进行推广，避开思想抵触较大的单位，使安装工作顺利展开，2012年至2013年共在57个单位实施软件安装工作。第三批，实现省级机关一级立档单位全覆盖目标，共完成46个单位安装工作。目前共有115个省级机关在使用统一的电子档案管理系统，省级电子档案管理平台已初步建成；其次，发挥州市县国家综合档案馆核心作用，推动全省电子档案移交接收工作。目前，临沧、昆明、普洱、保山、德宏、西双版纳、昭通等州市馆已通过省档案局审核，楚雄州、曲靖市已采取建立集中式电子文件归档系统，一次性解决州市级机关电子文件归档和移交问题。昭通市及师宗、罗平、绥江、文山、个旧等10余个县已启动电子文件归档管理基础平台构建工作。其他地区也在积极推广和构建电子档案管理平台。

2.立足实际，分类指导，形成工作模式通过4年推进电子档案管理系统建设，初步探索出符合我省实际的工作方法，形成机关电子文件归档和电子档案移交三种工作模式：一是完整运用OA系统的机关，通过设置数据接口或中间库等方式，将OA系统与电子文件归档系统连接，实现电子文件在线归档，直接归档OA系统的电子文件；二是不具备条件的，将纸质档案扫描形成电子档案，实现档案数字化管理从目录到全文的提升；三是不完整运用OA系统的机关，在确保内容准确性的前提下，归档电子文件，并补充扫描办文签批信息，形成完整电子档案。这些工作模式的确立，使电子档案管理成为对各级机关的普遍要求和日常工作，2013年向省档案馆移交电子档案数量从2010年的4千余件迅速增加到3.6万件，行之有效的策略迅速打开工作局面，为今后逐步提高电子档案管理水平奠定坚实基础。

3.强化服务，及时响应，为机关档案工作者提供有力支持我们建立上门服务，及时响应工作机制，提升了服务水平和质量，保障工作顺利推进。一是免费上门服务。从电子档案管理系统使用，电子档案移交与接收，问题反馈等工作，采取上门服务的形式，全程跟踪、保证质量。在系统安装时，针对各单位工作需要对电子档案管理系统进行个性化设置，保证档案员能在短时内学会使用系统。在接收电子档案时，将纸质档案与电子档案一一对应，检查电子原文，完成移交与接收手续；二是建立响应机制。保持手机24小时开机，各单位在使用过程中出现任何问题，可以随时联系技术员，及时解决技术问题和档案业务问题，做到只要有需求，我们就有服务。通过为机关档案工作者提供有力支持，不仅密切与各单位联系、拉近距离，还提升档案服务群众的能力，转变档案工作形象。

三、“三个目标”，推进下一步工作

1.以建设无缝连接的数字档案馆（室）为目标，建立电子档案管理体系建设无缝连接的数字档案馆（室）就必须打破各自为阵，实现档案信息共享。一是要实现各个国家综合档案馆之间，电子档案或专题数据库平滑汇总，实现远程传输利用；二是要实现各个国家综合档案馆与本级各个机关之间电子档案移交接收与查阅利用的平滑无障碍对接；三是要充分利用数据库技术加快实现民生档案聚合；四是在各个机关内部要衔接办公系统、业务系统，实现电子文件归档，并及时移交国家综合档案馆实现永久保存。通过这四个方面紧密的结合，实现纵向以各级国家综合档案馆为主线，达到馆际互通；横向以各个档案馆为中心覆盖各个机关，达到馆室一体。形成分工负责、相互支撑的全省电子档案永久保存体系和便捷的档案信息共享架构。

2.以安全规范管理为目标，完善电子档案长期安全保存体系行之有效的管理体系是电子档案安全规范管理的基础和保障。一是严格执行《云南省档案数字化工作安全保密管理办法》，对档案数字化服务机构进行资质审查和备案工作，强化档案数字化安全保密；二是省档案局将会同有关部门加大档案安全保密执法检查力度。对各级档案馆和各类档案室开展经常性档案安全保管、保密、消防等执法检查，发现隐患及时督促整改；三是继续统一关键技术，制定数字档案馆（室）建设标准，并组织测评，加强数字档案馆（室）建设监督指导；四是各单位与各级档案部门配合，明确电子档案长期安全保存任务分工。各单位负责本单位电子档案规范管理和移交，防止电子档案丢失损坏，建立健全并严格执行档案保密制度，加强涉密档案及涉密数据、涉密信息系统、涉密计算机、涉密载体管理，严防失泄密。档案部门负责移交后的电子档案的长期安全保存，加强电子档案管理监督指导，对电子档案存储载体进行检测和认证，提高电子档案长期安全保存水平。共同构建“省、州市、县综合档案馆紧密协同、综合档案馆和机关档案室分工负责、保存与利用一体推进”的电子档案长期安全保管和共享利用体系。

3.以“就近查询，跨馆出证”为目标，推进电子档案共享和便捷利用以“就近查询，跨馆出证”为目标，实现“一站式”服务和远程便捷利用是我省实施档案数字化战略的基本要求和最终目标。一是通过电子档案管理系统平台建设，统一全省电子档案格式标准和移交接收接口，为建设全省共享的档案信息资源库提供平台；二是以本级档案行政管理部门为主导，本级国家综合档案馆为主体，有关部门单位协同配合，共建共享，推进各类特色及民生档案数据库建设；三是各级国家综合档案馆和各机关单位协作联动，远程传输，推进“就近查询，跨馆出证”，逐步实现人民群众利用档案“一站式”服务。

作者：颜野 单位：云南省档案局