如何加强农业科研档案资源建设范文

摘要：农业科学技术研究档案具有农业科学知识、技术、成果咨询、查证以及后续研究参考、借鉴、样本等功能作用。但是，存量农业科学技术研究档案资源存在内容成分不完整、结构层次不合理、记录载体质量差等问题，严重影响服务价值并制约档案资源科学发展。为此，应以国家创新、乡村振兴战略实施为契机，以满足查档用户需求为导向，通过健全组织机制、完善制度标准、加强队伍建设、推进信息化管理等措施，构建现代农业科学技术研究档案资源建设的途径与发展保障。

关键词：农业科研档案；档案资源建设；策略；途径

新时期，“档案资源优化是国家档案事业均衡发展的目标之一”[1]。农业科学技术研究档案（以下简称农业科研档案）是一种重要的农业科技信息资源。农业科研档案主要指农业科研机构开展自然科学研究活动过程中产生形成的图纸、文字、数据、照片、视频、实物等各种形式载体的历史记录。它是农业科学技术研究活动、技术应用农业生产活动、农业科研条件建设活动和农业科研管理活动的伴生物，记载了农业生物体播种、生长、发育、繁殖、成熟的演变改造过程，记载了土壤、肥力、节水、灌溉耕作制度以及农业生物体病虫草害防治技术研究过程，记载了不同阶段农业生态环境实际面貌与变迁特征以及农业科研团队、专家开展研究的思想、知识、方法和结论，是农业科学技术、知识、成果的一种储备形式。优质的农业科研档案，应当满足农业科研事业发展中各方查档用户需求的实现，能够为新时期农业科技决策提供客观参考，“为农业重点研发计划的咨询评议、决策监督和管理监督等提供评价依据”[2]，“为解决农业学术争端、知识产权保护等提供实践创造证据”[3]，为后续研究提供借鉴、考证和样本，为科技展览、教育宣传提供鲜活素材。但是，从存量农业科研档案构成看，内容成分不完整、结构层次不均衡、记录载体质量差等问题，严重影响查档用户利用需求的实现。因此，探索优化丰富农业科研档案资源建设的策略与途径，“以满足各方查档用户深层次、高精度和高效率的档案需求有所建树”[4]。

一、现状与问题

当前，农业科研档案工作表现为农业科学技术研究学科多应用广与农业科研档案服务深层精准需求、农业科学技术研究动态交互增强与农业科研档案管理固步自封的矛盾，普遍存在“重科研、轻档案”、“重收集、轻利用”的现象，不同程度出现建档、归档、收集、利用服务工作盲点，影响和制约农业科研档案资源建设的科学发展。

（一）库藏农业科研档案资源现状笔者自2011年至2014年所做的甘肃省档案科技项目《农业科学技术研究档案安全管理与有效利用研究》调查发现，大多存量农业科研档案的结构、层次和类型不够合理。主要表现在，反映农业科研成果登记、申报奖励的档案比较齐全，而反映开展单项农业科学技术研究的方案、数据、图纸、抗性鉴定、检测报告等收集不全；同一案卷内重复记录、附件材料偏多，原件、独件、关键试验数据较少；有一部分案卷内文件材料不全、书写潦草、字迹模糊，没有责任者署名和撰稿日期；纸质农业科研档案较多，反映农业科研活动的声像、电子、实物档案较少。常常出现农业科研人员、科研管理部门等查档用户因开展后续研究、成果评价、展览教育等却查检不到可供参考、查证和宣传的档案，或者查到了案卷，因字迹不清、内容不完整而不能满足利用需求，档案服务价值低下。

（二）规划指导和刚性监督滞后据调查，大多数农业科研机构的中长期发展规划中，没有提出农业科研档案发展目标，农业科研管理过程中形成的重要记录史料疏于规划指导与计划管理；农业科研项目任务书、合同书中没有针对项目实施进程提出重要研究方案、数据、图表、照片的归档要求；农业科研档案工作制度不健全，农业科研文件材料产生、收集、整理、鉴定、编目操作技术标准、管理规范缺失。由于缺乏监督指导与制度约束，容易出现因科研机构改制、试验地点搬迁，或科研人员调动、离职、退休而发生重要研究材料的散落或丢失，进而导致后续研究衔接不畅、论证困难等问题，甚至出现重大农业科研项目研究历史的档案空白。

（三）管理职能相对分离从现实情况看，农业科研档案管理仍处于条块分割的状态，多层面出现农业科研档案的产生、收集、归档与农业科研计划、研究、结题、评价等环节分离。农业科研档案是农业科研计划、成果等管理工作的重要依据，是农业科研管理的重要组成部分。但是，在实际工作中，普遍认为农业科研档案管理是档案部门的职责，农业科研管理部门更多地是从主责主业与绩效考核出发，忽视对农业科研档案的设计规划和制度完善，科研管理人员、研究人员对职务、履约活动中形成的农业科研文件材料归档责任意识淡薄，而大多档案工作人员并不了解农业科研活动的内容与过程，无法及时跟踪归档。也有一些科研人员对存档有防备或抵触心理，担心自己的研究数据、知识产权被他人侵害，将重要的研究技术资料归为己有，私存了之。长此以往，应当集中管理的研究记录不能统一建档，属于归档的记录史料不能实现集中管理，严重影响农业科研档案的齐全完整，不利于农业科研业绩与成果评价的公正维护，也不利于科研人员技术专利、知识产权的保护。

（四）队伍不稳定农业科研档案资源建设需要有一支具有一定业务素质并相对稳定的队伍。目前，仍有一些农业科研机构没有设农业科研档案管理岗位，一般由业务秘书兼任，且频繁更换。大多兼职档案人员没有机会参加专业技能等方面的培训学习，不能系统掌握农业科研档案工作规范化、信息化建设的量化指标与发展要求，亦不能及时了解国家档案政策法规标准，因而对档案操作规范与质量标准把握不准，不能确保农业科研档案的齐全和完整。这是影响档案资源建设向深度和广度发展的重要因素。

（五）面临新挑战随着农业科研领域中自动化系统的普及，产生形成大量的农业科研电子记录，农业科研档案管理面临新的挑战：一是在农业种养培育、农产品加工和流通、“质量安全追溯”[5]、“农作物遥感识别”[6]等研究活动中，形成大量的电子文件、海量数据，无法实现全面采集、及时归档和资源监控。二是库藏农业科研档案的数字化工作与电子农业科研档案科学管理相对滞后。三是农业科学研究新技术、新知识、新经验层出不穷，一些技术、知识被取代更新，保存价值逐渐消失，而这部分档案如何处置难以决定。

二、加强现代农业科研档案资源建设的重要性

实现农业现代化，是我国新时代的一项重要任务。致信祝贺中国农业科学院建院60周年，强调“农业现代化的关键在科技进步和创新”[7]。中国共产党第十九次全国代表大会报告指出：“农业农村农民问题是关系国计民生的根本性问题。加强应用基础研究，拓展实施国家重大科技项目，突出科学技术创新，为建设智慧社会提供有力支撑”[8]。《国民经济和社会发展“十三五”规划纲要》，提出“开展区域性、专业性涉农信息资源建设，推进农业大数据应用，增强农业信息服务能力”。农业科研院（所）是我国农业科技创新的主要力量，在实施国家农业重大科技项目，突出农业关键共性技术、前沿引领技术、现代工程技术、颠覆性技术创新研究中，会形成大量对国家、社会以及本单位具有重要利用存史价值的特色档案。因此，以国家创新战略实施提高涵盖农业科研领域全覆盖建档意识，以农业科技创新成果应用乡村振兴战略实施，从广度和深度拓展农业科研文件材料归档范围，创新再造现代农业科研档案科学规范管理机制，着力开发库藏资源信息，提升利用服务效率，对于促进农业科技创新与国家档案事业发展具有重要而深远的意义。

三、优化库藏档案资源的措施

一是丰富收集内容。检验农业科研档案质量的最基本标准，就是内容要素。一方面，紧跟农业关键共性技术、前沿引领技术、现代工程技术、颠覆性技术研究计划，面向现代农业、精准农业、智慧农业建设设计建档规划和归档范围，做到农业科学技术研究活动延伸到哪里，建档归档工作跟进到哪里，既要收集农业科学技术研究设计、调查、观察、实验记录、研究报告等，还要加强照片、标本、实物、视频等新载体档案的收集，创新优化库藏持续来源的途径。二是改善库藏结构。新时期农业科研档案资源建设应使库藏结构合理优化，既要有不同形式载体的农业科研档案，也要有农业科技发展史、农业科研成果汇编、专家名录、科技年鉴等内部资料，并有一定的历史变迁跨度，能真实生动地反映农业科研历史沿革、成果迭代变迁。三是优化层次类型。农业科研档案资源应在立档单位级别、所属历史时期等方面，呈现出层次多维的特点。既要加强省级农业科学院、科研管理部门农业科研档案资源建设，也要重视二级科研单位农业科研档案资源建设，还要征集著名农业专家、科技功臣、院士的工作笔记、日记、手稿、照片、口述录音等，为客观反映农业科研单位历史沿革、科研团队和专家精神风貌与历史贡献保存记录和记忆。四是提升管理质量。一要将指导监督工作前移，从农业科研文件材料产生源头，提出农业科研档案记录载体、格式、字迹以及责任者签章、立卷人签名等标准要求，以利于各类档案实体、信息的安全保管和长期反复提供利用。二要加强绩效考核检查。将农业科研档案的产生、形成、收集、鉴定、整理、归档、保管以及提供利用服务工作纳入相关单位绩效考核与科研成果评价体系。农业科研档案人员应当全程跟踪农业科研档案质量检查，严格移交归档责任制度，对接收的档案逐一鉴定，合力维护档案记录质量与信息的准确和可利用。三要强化档案服务意识。打破“重库藏，轻利用”的思想，以档案服务满足农业科技创新需要为宗旨，不断开发库藏资源，编撰分类目录、指南等文献，构建积极提供档案服务与全面收集、按时归档互促机制，保质保量提高建档归档率。

四、加强农业科研档案资源建设的对策

现代农业科研档案资源建设并不是孤立的，应当协调各责任主体形成整体推进的建设体系。为此应抓住国家农业科技创新能力建设源头层，紧跟战略规划组织协调，全覆盖建档；夯实农业科研档案资源建设能力基础层，重视队伍建设，完善机制保障；着眼优质档案资源目标层，以满足档案用户需求为导向，拓展来源途径与收集范围。

（一）健全组织机制优化农业科研档案资源建设，必须坚持组织领导，加强机制建设。一是定人定岗。根据农业科研机构规模与档案藏量，设置农业科研档案工作岗位与人员，保证档案资源建设任务的具体落实和有序推进。二是加强组织领导与协调。设立农业科研档案工作领导小组，加强统筹协调，及时解决突出问题与矛盾；设立农业科研档案鉴定销毁工作小组，组织开展库藏农业科研档案的开放鉴定与划控，开展已到保管期限档案的鉴定与销毁工作，降低资源建设与保管成本，合理开放库藏档案资源信息；设立农业科研档案信息化工作小组，规范开展库藏纸质档案的数字化工作，加快推进农业科研档案信息化管理。三是增强建设合力。创新农业科研工作与农业科研档案工作“三纳入”、“四同步”管理机制[9]，不论科研成功与失败，只要档案资料具有保存价值，尽量做到应归档尽归档。

（二）完善制度标准《档案法》《档案法实施办法》从根本上确立了农业科研档案资源建设的原则，《科学技术档案工作条例》明确规定科技档案工作必须按专业实行集中统一管理。现代农业科研档案资源建设除了执行国家档案法规，还应针对存在的问题与发展需求，因地制宜，全过程、多角度、各环节健全完善工作制度与管理规范、技术标准，加强各类农业科研档案监管力度，实现集中统一管理，做到依法建档、依法归档和依法管档。

（三）加强人才培养与队伍建设一要重视人才培养和业务培训，将农业科研档案人员岗位培训列入继续教育和档案教育计划。二要注重团队建设，注重向农业科研管理者、农业科研人员等进行档案法规宣传，加深其对农业科研档案资源建设的认识和理解，健全各方面风险防控机制，推动农业科研档案工作健康持续发展。三要关心农业科研档案工作中涌现的优秀人才，认可其工作业绩，激励其工作积极性，增强团队核心力和凝聚力。

（四）推进档案信息化管理随着农业科技信息需求不断扩大，迫切要求农业科研档案信息化，提高档案服务能力。一是科学建设农业科研档案管理系统。这个系统不但要满足现行农业科研电子文件、观测数据、数码照片、视频的在线采集、筛选、归档、编目需要，具备目录管理、全文和图像的挂接、存储、检索等功能，还要满足农业科研电子档案移交接收、长期保存、机读利用和安全运行以及未来管理海量档案的预测扩充功能，可实现系统的扩充创建、安全运行与信息共享。二是规范完成库藏纸质农业科研档案的数字化。以国家纸质档案数字化规范标准为依据，加快完成纸质农业科研档案的数字化，统一建立机读目录与全文数据库，实现公开农业科研档案目录、全文的在线查阅。三是加强农业科研档案实体与信息的安全保护。在农业科研档案信息化建设中，应制订安全保护和应对突发事件的可行预案，将档案实体与信息安全贯穿于全过程，加强涉密实体与信息的安全管理。

参考文献：

[1]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[J].中国档案，2018（1）：21-25.

[2]魏扣，郝琦，张斌.面向政府决策的档案知识库构建需求分析[J].档案学研究，2016（5）：32-35.

[3]王运彬，王小云.档案价值实现的基础、转型与跨越研究[J].档案学研究，2017（1）：11-16.

[4]李斌，孙晓冬，闫华，褚农农，李伟.科技信息精准服务模式构建与应用探索实践[J].农业科技管理，2018（1）33-36.

[5]刁海亭，聂宜民.基于现代信息技术的蔬菜安全预警与追溯平台建设[J].中国农业科学，2015，48（3）：460-467.

[6]杨婷，赵文利，王哲怡等.基于遥感影像NDVI数据的中国种植制度分布变化[J].中国农业科学，2015，48（10）：1915-1923.

[7]马明远，杨国航，耿东梅.京津冀区域农业科技创新发展与对策[J].农业科技管理，2018（1）：15-16

[8].决胜全面建成小康社会夺取新时代中国特色社会主义伟大胜利———在中国共产党第十九次全国代表大会上的报告[S].北京：人民出版社，2017年10月第1版.

[9]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（3）：25-34.

作者：郭秀萍 单位：甘肃省农业科学院