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信息化的土地资源档案管理措施

2021/12/07 阅读:

摘 要:如何将先进的信息技术融入到传统土地资源档案管理中,让土地资源档案发挥其真正价值,这是摆在我们面前的关键问题。本文结合工作实际遇到的各种情况,深入探讨信息化环境下土地资源档案管理的有力措施,仅供同行参详。

关键词:信息化;土地资源;档案管理;措施

我国土地资源管理工作起步较晚,但是相关规章制度体系已经建立,并且随着社会发展形势的变化而不断修改。虽然还存在着一些问题,比如土地资源管理方式与市场经济体制之间尚有未解决的矛盾,盲目的开发与建设使得大量耕地面积减少,自然资源破坏还未得到全面治理。土地资源管理工作任重道远,而土地资源档案管理工作涉及面广,影响大,一直是土地资源管理中非常重要的部分,与社会经济发展和民生保障息息相关。随着我国信息技术的飞速发展,土地资源管理工作也发生了较大变化,土地资源档案管理模式、工作目标、行业标准等都将面临着改革与创新。

一、土地资源档案管理信息化的必要性

(一)有利于提升管理水平

土地资源档案管理对于土地资源利用、土地开发与规划等方面有着积极意义。随着我国房地产开发行业如火如荼地发展,直接或间接带动了工农业以及信息技术产业的进步,成为我国市场经济体系中不可或缺的重要角色。信息技术对各个行业的冲击给人们的生产生活带来很大影响,在信息化大背景下,土地资源档案管理工作再也不能墨守成规,依赖传统档案管理模式已远远无法满足社会对于土地资源档案的需求。为了切实提升土地资源档案管理水平,我们必须综合多方面因素,让信息化技术真正融于土地资源档案管理工作之中,成为档案管理人员的有力帮手,从而解决土地资源管理工作中遇到的各类问题。

(二)有利于简化工作流程

土地资源开发利用过程中,难免会出现一些土地纠纷问题,这时就需要调阅大量的土地资源档案资料。传统土地资源档案管理工作流程复杂,需要到土地资源档案管理部门递交申请,层层审批后方可调阅相关档案资料,一方面影响了工作效率,另一方面也产生了档案信息资源利用的滞后性。尤其是面临大量土地资源档案整理工作,如果缺乏规范化的工作流程,档案资源则不能快速整理和分类归档,更谈不上档案资源的利用价值。因此,为了提升档案资源利用处理速度,简化工作流程,让土地资源档案日常管理工作变得规范有序,我们应积极构建土地资源档案管理系统平台,将信息技术、网络技术运用到土地资源档案管理之中。当需要异地调档工作时,全程都可以在档案管理系统上操作,有效增加土地资源档案利用价值,提升档案管理工作效率。

二、土地资源档案管理信息化的影响因素

(一)专项资金短缺

受到传统管理理念的制约,档案管理工作始终处于土地资源管理的边缘,究其原因主要有以下两点:首先,重视程度不够,土地资源管理单位从领导层到各部门职工都将工作重点放在了土地规划与利用方面,片面的认为档案管理只起到保管的作用,忽视了档案资源的真正价值所在。其次,基础设施落后,一些偏远地区经济发展速度较缓,人们将更多的关注点都投放在了土地资源经济效益提升,档案管理部门还未配备现代化办公设备。虽然土地资源管理单位已经开始逐步走向规范化,但是财政专项资金短缺的情况仍然长期存在,有限的资金都用于促进经济发展,土地资源档案管理工作由于资金投入不足的原因,其发展已经严重滞后于其他业务部门,成为困扰土地资源管理工作现代化的问题之一。

(二)兼容性能较差

土地资源档案资料收集不仅局限于档案管理部门,其他业务部门也要参与进来。土地资源档案数量庞大,只依靠几个档案管理人员根本无法完成这么大的工作量,因此,土地资源档案信息系统已经对各业务部门授予了一定权限,可以自行录入本部门业务相关档案材料,档案管理人员在后台进行审核并分类整理,能够显著提升档案资源收集速度。然而我国多数土地资源管理单位信息化建设刚刚起步,土地资源档案管理信息系统还有待完善,各业务部门都是用各自的办公软件进行电子档案整理,与档案信息系统之间的兼容性较差,无法实现有效对接,各功能板块实用性不强,档案数据后台传送经常卡顿,诸如此类的问题层出不穷,给土地资源档案管理信息化推进造成较大阻碍。

(三)人才队伍断层

档案管理信息化的建设离不开信息技术和档案专业人才的支持,现有土地资源档案管理人员大多具备专业的档案学理论知识,可信息技术毕竟是新生事物,从接受知识到熟练操作还需要一段时间,也需要有学习知识的途径。由于土地资源管理单位人才引进机制僵化,薪酬普遍不高,福利待遇更是寥寥无几,一些复合型人才更想去福利待遇较好的单位,而不愿意到档案管理部门工作,难以招揽到适合土地资源档案管理岗位的信息化人才,这就使得土地资源档案管理信息化建设举步维艰。面对这种人才队伍断层的现象,相关部门已经逐步重视,力图通过培训和继续教育等方式提升现有档案管理人员的知识水平,可是财政专项经费迟迟不到位,筹集资金渠道单一,培训工作难以有效展开,人才队伍结构调整更是无力创新。

三、信息化环境下土地资源档案管理的有力措施

(一)落实岗位责任

土地资源档案管理工作至关重要,每一位档案管理人员都要深知自身岗位责任所在,不断提升思想素养,档案管理岗位不是一成不变的,要能上能下,土地资源管理单位应采取竞聘上岗的方式,在单位范围内先进行选拔,择优选择具备档案管理岗位才能的工作人员来担当这项工作。同时,每个业务部门也要指定一个专项负责本部门档案收集、整理、录入的人员,通过岗前培训和继续教育学习等方式,强化档案管理人员的操作水平。人事部门在绩效考核时要将岗位责任履行情况作为一项重要指标,评定档案管理工作人员的工作能力和工作效率,做到有奖有罚,激发职工的工作热情。档案管理工作人员数量较少,工作量大,各业务部门不可随意抽调档案管理人员从事业务工作,职工定岗定位,确保档案管理工作的稳定性。

(二)优化信息系统

现有的土地资源档案管理信息系统还存在很多弊端,需要我们下大力气去改进和优化。首先,构建档案数据库。土地资源档案需要保管的年限较久,如果只依靠手工录入难免会产生纰漏,给土地资源管理工作造成不可挽回的损失,因此我们应全面构建土地资源档案数据库,实现档案数据信息化管理。比如土地登记前置要件可通过网络传送,数据库自动收集,并直接生成电子档案,避免人们反复多次地跑到服务窗口去递交材料,提升人们对土地资源档案管理工作的满意度。其次,分类方法科学高效。档案管理部门应与档案数据系统软件工作人员积极沟通,针对一些常见问题提出合理整改方案,尤其是后台档案分类程序,要严格按照《档案法》中规定的分类要求进行,确保档案资料分类准确,便于后期整理和汇总。

(三)规范立卷制度

立卷时要实行“三查三看”制度,即一查材料收集是否齐全,看立卷是否规范;二查卷内是否有金属物,看装订是否整齐美观;三查分类是否符合要求,看卷内目录、页号、备考表填写是否准确无误。在其他部门立卷规范的基础上,于下年初交档案室,档案管理人员在接收时进行认真核对检查,并与部门档案员填写档案移交签收簿并双方签字,防止档案丢失,明确保管责任。档案室再根据《分类方案》、《归档范围及保管期限表》确定分类号、保管期限、编制档案号,填写案卷目录并将案卷目录录入数据库,把案卷排列上架,实行集中统一管理,使档案管理走上规范化、制度化、法制化的轨道。

(四)提升利用效率

在土地资源管理各项工作中形成的具有保存价值的文字资料、图表、声像等档案资料,是土地资源管理活动真实的历史记录。从现实角度看,它为土地资源管理、社会发展、经济建设和社会安定提供服务;从历史的角度看,它可以为后人提供法律依据,可使很多纷繁复杂的土地、矿产权属纠纷迎刃而解。因此,做好土地资源档案的收集、整理、立卷、归档、保管等工作,目的是为了发挥其作用,努力实现土地资源档案信息资源的共享。档案管理人员要树立为经济建设和土地资源工作服务的思想,不断开拓土地资源档案的潜能,创造出灵活高效的档案利用方法,积极地为相关单位提供土地资源档案信息,不断提高档案利用的社会效益。综上所述,信息技术与土地资源档案管理工作的深度融合,能够为土地资源科学管理奠定基础,更是土地资源管理可持续发展的助推剂。因此,我们要深知土地资源管理对我国市场经济发展的重要意义,从自身做起,履行岗位责任,把土地资源档案信息化建设提上议程,打开创新思路,满足人们对土地资源档案数据的需求,切实提升土地资源档案利用率,从而促进土地资源管理工作的科学化发展。

[参考文献]

[1]顾宁红.探索大数据时代国土资源档案智慧化管理[J].档案与建设,8().

[2]刘志峰,庞元,陈淮.供给侧改革与房地产业健康发展——中国房地产市场与住房保障分析会暨第四届海南房地产高峰论坛综述[J].上海房地,7(03).

[3]纪东.信息化管理方式在国土档案管理中的应用[J].中小企业管理与科技(中旬刊),7(06).

作者:南德红 单位:龙江县自然资源局

信息化的土地资源档案管理措施

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