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谈林业档案实现信息化管理途径

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近来年,我国的林业建设事业快速发展。林业档案是林业工作者在进行科研活动、技术宣传等活动保存下来的信息,对后期的林业建具有借鉴作用,将信息技术引入林业档案的管理中将会对林业档案管理起到积极作用。所以,林业档案实现信息化管理具有十分重要的意义。

1林业档案管理工作现状

首先,目前林业档案管理不规范。虽然林业建设发展很快,但是在林业档案的管理方面却存在着许多问题亟需解决。林业档案资料流失严重,图纸、工具以及施工设计等在工作人员手中没有及时收回,造成数据资料的丢失。其次,林业档案管理工作没有按照规定的流程进行档案的分类和存储,没能形成有效的林业档案管理制度体系,林业档案管理操作随意性较大,现有管理方法没能发挥出林业档案价值,分类、整理与归档工作的不足会导致在后期的档案调用时比较麻烦。第三,林业档案管理体系较为薄弱。现有的林业档案主要以纸质档案为主,档案格式与档案内容较为陈旧,没能体出林业档案随着林业科技发展与时俱进的特征。第四,林业档案管理人员的水平有限,没能充分运用信息技术进行林业档案管理,现有的林业档案管理手段较为传统落后。另外,当前林业档案管理工作日益复杂,压力较大,传统的管理方式已经不能满足现代林业档案管理工作的需求。

2实现林业档案管理信息化的优点分析

林业档案是林业生态建设事业的真实记录,是人类认识自然、利用自然、促进林业发展的依据,在林业管理部门把握当地生态实情上起着基础性的作用。因此,充分利用信息技术、实现林业档案管理的信息化,做好林业档案管理工作,对于做好林业建设、实现生态环境的好转意义重大,具体来说有以下几点:第一,便于保存,节省人力物力。相对来说,纸质档案需要占用较大的空间,需要专门的档案室存放,而实现电子档案则只需要一台电脑就能解决,即节省空间又节省人力。第二,便于查找,提高工作效率。纸质档案查找起来比电子档案要麻烦,如果要查找某一资料,首先得弄清楚资料的时间、属性以及编码等,同时纸张比较脆弱,不确定因素比较多,比如化学反应、火灾等,这些会对档案造成严重的影响。利用信息化手段能够有效解决上述问题,林业档案以电子文件的形式进行保存,基本不会受到外界的干扰,安全性比较高。第三,传统的林业档案中,信息的传递十分不方便,分享困难,档案文件传输方式十分落后,只能通过邮递纸质档案进行信息的传输,可能会出现安全性问题。林业档案实现信息化管理的最大优点是提高林业档案的管理效率。第四,林业档案实现信息化管理能够有效解决传统方法中存在的问题,进一步实现电子化办公模式,对林业档案进行集中收集、管理,也方便了以后的查询统计工作。

3林业档案实现信息化管理有效途径

3.1建立科学有效的林业档案信息化管理机制

信息化档案管理与传统的档案管理区别很大,无论是档案的载体,还是存储管理都存在着极大的不同,传统的档案管理制度无法适应新时代的信息化档案管理需求,林业档案信息化管理中需要创建完善化的林业档案信息长效管理体制,不断强化林业档案信息化建设,对现有的林业信息技术不断创新,相关部门要增加在此方面的资金与技术力量投入,争取能够尽快创建林业档案信息化基地,从而实现资源的共享与使用,不断增加林业档案信息化资金投入,为林业管理提供强有力的支持。

3.2规范管理流程

林业部门根据自己的实际情况进行流程的制定安排,可以借鉴一些先进的管理体系,制定出规范的计算机管理系统,做好档案的记录、分类、整理和保存工作,每一个环节都要严格按照规范执行,要将具体的责任落实到个人,这样能够提升档案管理人员工作的积极性。

3.3提高档案管理的信息化技术,完善硬件设施配备

林业部门要加大对档案信息化基础设施建设投入的力度,以信息技术改造传统档案管理模式,建设档案信息基础设施和应用系统,共同开发和利用林业档案信息资源。

3.4培养林业档案管理人才,建设高素质人才队伍

林业部门要重视对档案管理人员技术能力的培养,帮助档案管理人员掌握现代化的管理手段,熟悉网络技术知识,让其将现代化信息技术与档案管理工作充分结合起来,保证林业档案信息人管理建设工作的有序开展,不断地提升档案管理工作质量和整体效率。

总结

林业档案实现信息化管理意义重大,所以我国的林业部门应该重视林业档案的管理工作,不断创新林业档案信息技术,建立完整的档案管理系统,进一步提升我国林业档案的管理水平,促进我国林业建设平稳发展。

作者:王绍燕 周剑华 单位:长白县林业局

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