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商务活动赞助会基本礼仪要求

2010/07/31 阅读:

所谓赞助,通常是指某一单位或某一个人拿出自己的钱财、物品,来对其他单位或个人进行帮助和支持。在现代社会中,赞助乃是社会慈善事业的重要组成部分之一。它不仅可以扶危济贫,向社会奉献自己的爱心,体现出自己对于社会的高度责任感,以自己的实际行动报效于社会、报效于人民,而且也有助于获得社会对自己的好感,提高自己在社会上的知名度、美誉度,为自己塑造良好的公众形象。对于商界而言,积极地、力所能及地参与赞助活动,本身就是自己进行商务活动的一种常规的形式,而且也是自己协调本单位与政府、社会各界的公共关系的一种重要的手段。所以,赞助一向颇受商界的重视。

为了扩大影响,商界在公开进行赞助活动时,往往会专门为此而举行一次一次规模的正式会议。这种以赞助为主题的会议,即为赞助会。欲使赞助会取得成功,遵守赞助会礼仪是十分必要的。赞助会礼仪,一般指的是筹备、召开赞助会的整个过程中所应恪守的有关礼仪规范。其主要内容包括赞助的类型、赞助的步骤、会务的安排、活动的评估,等等。以下,对其分别加以介绍:

首先,需要掌握赞助的类型。赞助的类型,指的是赞助的具体形式。赞助的类型选择得当与否,大都对赞助的效果直接产生着影响。

根据不同的标准,赞助的类型可有各种不同的划分。其中最为常见的赞助类型,有如下两种:

一类是依据赞助的项目所划分的赞助类型。赞助的项目,在此具体所指的主要是受赞助的对象。据此划分赞助的类型,往往可以对赞助单位的动机、品位进行直观而形象的了解。

在目前情况下,商界通常所积极赞助的项目,大致上共有以下十类:

其一,是赞助公益事业。它是指对社会的公共设施、公共活动进行赞助,直接地造福于社会、造福于人民,并可赢得公众与舆论的激赏。

其二,是赞助慈善事业。它是指对社会慈善福利组织或慈善福利活动的赞助。既可以向社会表明本单位勇于承担自己的社会义务、社会责任,又有助于获得政府与社会的好感。

其三,是赞助教育事业。它是指对教育界的赞助。可以给予教育界以有力的支持,并且为本单位日后的进一步发展培养必不可少的广大后备人才。

其四,是赞助科研活动。它是指对科学研究与学术活动的赞助。此举不仅表明本单位对人才与科技进步的重视,而且还可以使自己得到专家、学者的肯定、支持或指导。

其五,是赞助专著出版。它是指对确有学术水平的学术专著出版所给予的赞助。它主要可以表明本单位对知识的无比重视和对学术研究的大力支持。

其六,是赞助医疗卫生。它是指对医疗、保健、卫生、康复事业的赞助。它体现着本单位对于全社会的关怀,同时也是对社会的一种奉献。

其七,是赞助文化活动。它是对文化事业的赞助。它有助于促进我国的社会主义精神文明建设,用高尚的精神去鼓舞人民,教育人民,提高其文化修养与精神境界。

其八,是赞助展览画廊。它是指对于具有一定艺术品位的非赢利性的展览、画廊的赞助。它体现着本单位的艺术品位以及对艺术界的支持和帮助。

其九,是赞助体育运动。它是指对各类体育比赛活动的赞助。体育比赛是当今的社会热点之一,对其进行赞助,往往可使本单位名利双收,一举两得。

其十,是赞助娱乐消闲。它是指对群众性娱乐休闲活动的赞助。它表达了本单位对广大群众的关怀与诚意,可提高对方对本单位的认同感。

另一类则是依据赞助物所划分的赞助的类型。赞助物,在此特指赞助单位或个人向受赞助者所提供的赞助物品。它往往取决于赞助单位或个人的实力与受赞助者的实际需求。通常,赞助物可以分为如下四类:

其一,是现金。即赞助单位以现金或支票的形式,向受赞助者所提供的赞助。它可使受赞助者根据自己的客观需要,对其进行受一定限制的支配。

其二,是实物。即赞助单位或个人以一种或数种具有实用性的物资的形式,向受赞助者所提供的赞助。它不仅可以及时地满足受赞助者的需要,而且不易为对方挪作他用。

其三,是义卖。即赞助单位或个人将自己所拥有的某件物品进行拍卖。或是划定某段时间将本单位或个人的商品向社会出售,然后将全部所得,以现金的形式,再捐赠给受赞助者。此种赞助的赞助额事先难以确定,但其影响较大,并且易于赢得社会各界的支持。

其四,是义工。即赞助单位或个人派出一定数量的员工,前往受赞助者所在单位或其他场所,进行义务劳动或有偿劳动,然后以劳务的形式或以劳务所得,向受赞助者提供赞助。它可以使有关方面有钱出钱、有力出力,更好地调动其积极性,并获得更为广泛的参与。

除此之外,还可以根据赞助单位或个人向受赞助者所提供的对方所需金额的多少,将赞助的类型分为全额赞助或部分赞助。或者根据赞助单位或个人的具体数量的多少,将赞助的类型分为单方赞助与多方赞助。

其次,需要明确赞助的步骤。赞助的步骤,指的是赞助活动运作过程之中的各个主要环节。任何一家商界单位意欲进行赞助活动时,均须按部就班地依照相应的步骤来进行认真的运作。

就一般情况而言,赞助活动中必须认真对待的重要步骤,共有下列四项:

第一,前期的研究。在正式决定进行赞助之前,赞助单位首先有必要进行前期的研究,并且对赞助活动的必要性与可能性进行详尽的论证。

在正常情况下,一次赞助活动往往发端于两种情景。其一,是某一商界单位主动向其他单位、组织或个人提出赞助。其二,是某一商界单位接到其他单位、组织或个人的赞助请求后,经过研究,再酌情给予对方一定程度的赞助。在实际生活里后一种情景往往更加多见。通常,商界的单位在接到其他单位、组织或个人的赞助请求后,对于是否应当进行赞助、在赞助时应当采取何种具体形式、具体赞助的财物的数量等等,都要进行认真的研究。既没有必要来而不拒、大包大揽,也不应当一推了之、一毛不拔。

在就某次赞助活动时行研究、论证时,赞助单位必须充分明确下列四点:一是它必须符合我国的宪法和法律,绝对不允许从事违法乱纪活动。二是它必须与本单位的经营策略、公共关系目标相适应,而不是与其背道而弛。三是它必须真正地有利于受赞助者,同时也有利于整个社会。四是它必须是本单位力所能及之事,至少也不应当半途而废,甚至劳而无功。

第二,赞助的计划。通过前期研究、论证,商界单位一旦决定进行赞助活动之后,即应着手制定详尽的赞助计划,以确保其成功。

细而言之,赞助的计划实际上是前期研究、论证的成果的具体化。根据惯例,它应当是由专司其职的工作部门,在进行前期研究、论证的基础上,根据本单位既定的赞助政策和赞助方向,认真制定而成。一般来讲,商界单位之中负责赞助计划的工人部门,主要是指其公关部。在某些情况下,办公室、财务部亦应介入此事。

制定赞助的计划,必须要树立正确的指导思想。其核心之点应为:赞助活动必须同本单位的经营策略、公共关系目标相一致,赞助活动的终极目标应当是赞助单位、受赞助者和社会三方同时受益。赞助政策的制定、赞助方向的选择,均应以此作为指南。

在一般情况下,赞助计划需要专人草拟,并经本单位的决策机构批准。大致来看,赞助的计划又可分为以下两大类:

一类是年度性的赞助计划。业已指出,赞助是商务活动的主要形式之一,因此商界单位必须将其列入自己的议事日程,最好每年正式制定一次本单位的全年度赞助计划。这种作法的长处是,本单位的赞助活动可能规范有序、有的放矢,同时也可以从宏观上控制赞助活动的规模,避免使之超出自己所能承受的程度,甚至由此而产生毫无意义的浪费或损耗。

另一类则是临时性的赞助计划。它主要是针对临时性、突发性的事件,所制定的赞助计划。制定此类计划,仍然必须坚持深入进行调查研究,并且不得有悖于本单位的大政方针。从根本上讲,它只能算是对上一类计划的补充。

第三,项目的审核。在进行正式的赞助活动之前,对于既定的赞助项目进行审核,往往是极其必要的。赞助项目的审核,在此主要是指赞助单位事先对自己所参与的赞助项目所进行的核定与审查。在正常的情况下,它是赞助单位专门负责赞助活动的工作部门所负责进行的。

在审核赞助项目时,有关人员必须抱有高度的责任心。对赞助活动的各个具体环节逐一进行细致的分析研究,发现问题,防患于未然。

在具体对赞助项目进行审查核定时,重点应当放在如下十个方面:一是要看赞助项目是否符合本单位的经营策略与公共关系目标;二是要看受赞助者的口碑如何;三是要看赞助能否真正取得成功;四是要看赞助的具体方式是不是合适;五是要看赞助单位的承受力如何;六是要看赞助的时机是否得当;七是要看赞助将会产生多大的社会作用;八是要看社会舆论与社会公众将会如何评价此次赞助活动;九是要看进行赞助之后对本单位会有多大的积极作用;十是要看此次进行赞助会给本单位造成多大的负面影响。

经过综合审核之后,假定赞助项目得大于失,即可将其付诸实施。假如赞助项目失大于得,尤其是其毫无任何社会效益可言时,则应当坚决让其下马。

第四,承诺的兑现。赞助活动一经正常决定,即应择机将其付诸实施。在实施过程之中,赞助单位特别有以下四件事要必须注意:

一是必须有约在先。为了确保赞助活动取得成功,并且防止其发生种种变故,一般而言,凡重大的赞助活动在正式实施以前,赞助单位与受赞助者双方均应正式签订赞助合同或赞助协议,并且经公证机关进行公证。这样一来,双方所自各自承担的权利与义务便被正式规定下来。任何一方如有违反,使可被依约追究其法律责任。新晨范文网:

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