信息时代的档案管理探讨范文

一、企业档案管理信息化的重要意义

（一）档案信息是企业重要的战略资源现代企业档案管理的内涵和外延都已经得到了极大的丰富，已经进入了以企业信息管理为主的阶段。可以说，企业各个阶段、各个部门的管理历史和现状都需要依靠丰富、完整的档案进行反映，档案不仅是企业积累下的宝贵知识，同时也是企业难以复制的战略信息资源。随着我国社会主义市场经济的不断发展，档案管理将与企业的经济利益产生更加紧密的联系。首先，企业要想在更加宽广的舞台上发展，就必须提高对信息的应用水平，在这一要求下，文书档案的数字化转变迫在眉睫，这不仅仅只是简单地实现“无纸化办公”，而是在管理层面的巨大改革。在信息技术的支持下，大篇幅的文书资料将通过数字化方式进行分类、归档、保存和查询，同时企业与企业之间，企业与各部门之间还可以通过网络交流互通有无，不仅能扩大企业的信息资源来源，同时还能够促进企业形象的树立。信息时代的到来，要求企业必须将竞争优势从传统的技术生产领域，拓展到培养企业创新能力的培养上。现代企业要想获得生存和发展，在很大程度上取决于是否拥有高质量的信息，在这样的背景下，企业的档案管理就显得尤为重要。

（二）档案资料的信息化管理是网络信息时代的必然发展趋势在过去很长一段时间内，纸张一直是档案进行传递的载体和媒介。众所周知，传统的纸质档案需要采用大量的纸张来完成对档案信息的记录，与此同时，针对档案的存放和保管，还需要建设大量的馆藏资源，由此可见，传统的纸质的档案会给企业带来诸多不便，档案管理成本一直居高不下。随着现代信息网络技术的高速发展，也给档案管理工作带来了新的面貌。如今，纸张不再是档案得以记载和传递的唯一媒介，计算机、磁盘、网络等高科技手段的应用，使得电子档案应运而生。电子档案的出现，对档案管理的工作模式有着颠覆性的影响。首先，电子档案不需要耗费大量的纸张，真正实现了低碳环保，实现了无纸化办公。其次，电子档案的保管无需大量的空间，大幅度减少了对馆藏空间和档案装具的使用，极大地降低了企业档案管理的成本。最后，电子档案主要依赖于计算机进行文件的处理和传输，能够容纳的信息量十分巨大，真正实现了海量存储的目标。

（三）档案是企业宝贵的无形资产，是同国际接轨，进一步完善管理模式的客观需要由于受到传统管理理念的影响，档案管理在企业中的受重视程度并不高，管理者并没有意识到档案是企业的宝贵无形资产，能够间接地为企业创造出客观的经济效益和社会效益。虽然，从表面上来看，档案本身并不会直接为企业带来效益，然而，如果企业能够对档案加以恰当的利用，那么往往会在解决经济纠纷，提供产权证明等方面为企业扫清障碍，从而减少不必要的损失。比如，完整的项目文件，能够为工程投入使用之后的维护提供依据；规范翔实的管理规定，能够对员工行为进行制度化的约束，如果发生因为工作调动、经济分配而产生的劳动争议，企业也可以做到有据可查。由此可见，档案在具体的应用过程中，是有可能帮助企业产生新的效益的。另外，档案管理的信息化也是我国企业同国际接轨，完善管理模式的客观需要。在企业进行现代化管理模式的探索过程中，组织、决策、监督、控制等环节都是其中的重要内容，而档案信息则可以为这些关键环节的建设提供全面、充分的依据。尤其是我国目前有不少企业刚刚完成改制，产权性质的改变需要涉及到资产评估、清产核资、债权、债务等众多内容，而这些内容的记录和保存都是档案管理的重要工作。

二、信息时代加强企业档案管理的措施

（一）企业应加快信息建设步伐，采用先进的信息管理系统，提高档案管理效率随着信息化时代的到来，企业应该在充分了解自身职能和需求的基础上，进一步加快信息化建设的步伐，通过采用相关的信息管理系统，优化档案管理的工作模式，提高档案工作的效率。以吉林网通为例，在采用了信雅达公司提供的电子映像档案管理系统之后，吉林网通便实现了针对全公司范围的数字化档案管理，能够完成对重要档案的数字化收集、加工和保存，从而在一定程度上实现大难信息的增值。吉林网通目前可以实现快速跨库信息查询和存取，提高了信息的传递效率。信雅达公司提供的该系统是一个能够进行扩展的全省网络应用系统，功能较为全面，主要体现在档案信息的海量存储，并且能够提供档案信息从收集、处理、归档、保管、利用、等一系列环节的一条龙服务，甚至可以包括超大规模的、具有互相操作功能的、多个分布式的多媒体资源系统。除此之外，吉林网通还打破了办公自动化系统和档案系统之间的管理屏障，让二者实现了真正的无缝连接。档案管理系统的建立，让吉林网通的各下属分公司都能够快速实现公文、单据、报告等信息档案的快速传递，不仅大幅度缩减了存储空间，降低了档案管理成本，还实现了企业关于档案存储数字化、网络化的建设目标。

（二）建立完善的信息保障体系，确保档案信息的安全在信息化档案管理的推广过程中，档案信息的安全已经成为了企业关注的重要问题。首先，应该建立起专门的电子档案管理制度，在进行电子档案的查阅、复制等环节之前，都应该按照规定完成相应的申请、审批、登记工作。在基础上，企业还要进行定期检查和不定期的抽查，确保各项监督工作得到顺利开展。其次，要加强对移动硬盘、光盘、U盘等电子档案载体的管理，定期对其进行安全扫描，确保电子信息的安全和完整。同时，电子信息载体不得被随意借用，并且对其使用范围进行严格控制，确保档案信息的安全。最后，还要加强档案工作者的工作责任心和保密意识，加强思想教育并对相关法律法规进行宣传，让档案工作者能够自觉遵守企业的信息安全管理制度，将电子档案的安全风险降低至可接受的水平。

（三）重视对档案管理工作人员的培训企业档案信息化程度的高低，往往取决于企业档案管理工作者的业务素质。在信息时代的宏观大背景下，企业档案管理人员工作的内容和难点都在逐步发生变化，不再是仅仅面对档案资料本身，而是需要通过大量对电脑、网络的应用来实现对电子档案的收集、整理、归档、保管和利用。企业档案工作中唯有深入地掌握现代化信息技术，拥有熟练的计算机操作技能，才能够实现高质量的档案信息化管理，为企业管理层和各部门提供高质量的档案信息化服务。企业要重视对档案工作者的日常培训，及时加强各类业务技能的培训，培养出能够适应信息化档案管理需要的业务人员。另外，企业还需要加强对相关专业人才的引进，在信息化档案管理系统的推广过程中，可以让这批工作人员通过讲座的形式对档案部门的其他工作人员进行培训，理论与实践同步进行，全面提高企业档案工作者的业务素养和实际操作能力。

三、结语

随着信息时代的来临，企业管理的现代化发展和档案信息的数字化处理都已经成为不可逆的发展趋势，信息化在提高档案工作管理效率的同时，也对相应的管理理念和人员素质提出了更高的要求。着眼于未来企业管理档案的发现趋势，我们必须意识到：我国企业的档案管理工作必须在深入分析自身情况的基础上，充分吸收他国企业进行档案管理的成功经验，放眼世界，在深刻理解现代企业档案管理的内在要求基础上，判断未来信息化档案管理的发展趋势，为企业赢得更加广阔的发展空间。相信，通过我国企业的不断学习和勤奋实践，定将把握信息时代的节拍，在未来迈向信息化档案管理的新台阶。

作者：杜文霞单位：吉林省安图县白河林业局