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信息时代档案管理举措

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1.开展档案信息化涉及的问题

1.1管理软件缺乏通用性由于各档案部门使用的计算机规格、型号、系统各异,致使档案管理软件很难适应档案管理与办公自动化系统、电子政务系统一体化的工作要求,严重制约了档案管理现代化的发展进程,阻碍了档案信息共享范畴。

1.2档案管理人员素质欠缺档案管理人员是实现档案信息化管理的主导力量,对推进档案信息化进程起着重要作用。现阶段,尽管档案管理员有专业的档案管理知识,却不能满足信息时代的需求,更有甚者从未接触过计算机和网络。加之档案管理部门缺乏既懂专业知识,又掌握网络、计算机、通讯技术的全能人才,致使档案管理人员整体综合素质缺乏,阻碍了档案信息化管理的快速发展。

1.3档案信息化的服务观念和方式滞后随着社会经济的迅猛发展,档案信息化的服务对象在迅速扩展着,不同行业、不同阶层都有越来越多的需求。但由于涉及到档案信息化服务的保密和安全等多方制约,仍然还有很大的障碍。

1.4标准化、规范化程度偏低档案工作的标准化、规范化,是信息化的前提和必要条件。由于标准化、规范化程度低,致使分类编码标准不完善、不统一,档案著录细则相容性差,缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准等,使得多元的档案信息资源不能顺利存储、管理、使用,制约了信息交流的范围和程度,影响了档案信息化建设的步伐。

2.强化档案信息化工作的举措

2.1加强档案信息化基础设施建设计算机网络、数据库系统及应用是档案信息化建设的基础。随着档案信息量的剧增,档案管理员需采用先进的计算机技术、多媒体技术,实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理,将传统的纸质载体材料转化为全文、全图、全声的电子信息,并实现自动检索。这就需要投入大的财力,提升软硬件的配置,满足档案信息化管理的基本要求。

2.2提升档案信息化管理队伍素质由于档案涉及的门类众多,知识面宽泛,需要构建一个复合型、多层次人才群体,以便推进档案工作的开展。一是要具备足够的档案管理理论、档案编研、档案管理技术等。二是要有一定的计算机、网络、高科技应用水平以及档案信息资源开发能力。三是要加强档案信息化管理人才、技术应用型人才和青年人才的培养,保证档案管理队伍与时俱进,适应数字化时代需求,更加高效的完成档案管理工作。

2.3完善档案信息化保障措施完善的档案信息化保障体系,是适应新时期档案工作发展的新形势,推动档案事业协调、可持续发展的重要保证。一是要健全与档案信息化相关的政策法规体系。有完善的政策、法规体系的支撑,档案信息化的应用和发展才能有章可循。二是要制定档案信息化标准体系。在统一规划的基础上,研究制定完备的数据格式、软件程序、技术标准、工作规程,为档案信息化奠定基础。三是要加强档案信息化安全保障体系建设。确保档案信息管理系统和数据安全、可靠,防止失密、泄密现象发生。

2.4推进档案信息管理标准化建设档案信息的标准化建设主要包括档案信息采集、档案信息存贮、档案信息管理、档案信息网络和档案信息管理软件标准化等。这需要档案管理人员树立强烈的标准化意识,彻底改变传统档案工作中各自为政、标准各异的档案管理状况。按照已经出台的国家或行业标准,加强档案管理人员培训,不断提高档案信息化建设方面的标准化知识水平和实际应用能力,加大标准的实际推广应用。以确保档案数据信息的通用、共享与交换,确保软、硬件环境变化时档案数据的完整、安全和有效利用,推进档案信息化建设的良性发展。

作者:梁栋单位:河北省大清河河务管理处

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