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论信息化在运输档案管理中的应用

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摘要:经济增长离不开交通发展,档案管理在运输中非常重要,现今数据量爆发式增加对档案管理提出了更高的要求。目前,计算机技术、网络技术的迅速发展,为运输档案信息化管理提供了可能。信息化处理各种数据具有很高的时效性,运用到运输档案管理中将极大的增加档案管理的科学性,使档案管理系统更加完善,提高了档案的管理水平。同时信息化管理可较少人力的投入,档案信息更新时效性提高,减少了错误率。信息化技术的应用,充分的发挥了计算机的优势。文中就信息化技术在现代交通中如何利用提出了几种高效使用方法。

关键词:档案管理;数据量;时效性;信息化

城轨交通的快速发展,数据信息呈J型趋势增长,先前单位的档案管理模式已无法满足日益增加的数据量,大部分单位都在探索新时代下档案管理办法。单位人事档案管理直接影响到单位的企业形象和单位的发展方向。单位领导们也开始注重各部门的档案管理办法基础作用,[1]加强人事档案管理人员的培训和职业操守。档案管理中基层的材料收集工作十分重要,如要做好必须要有扎实的基本功。为了快速解决目前所面临的问题,文中设计了几种信息化时代该如何快速实现档案管理的办法。[2]

1信息化档案管理的作用

1.1人事档案包含的内容人事档案就是一个工作人员的身份证,它是面试的敲门砖,档案将伴随我们整个职业旅程。所以单位的档案管理十分重要,但档案管理采集工作涉及的问题非常多,关乎到各个方面的内容,包括收集、整理、校对、调研、抽查和归档等内容。上述这些步骤将直接关乎到档案的真实性和可靠性,这些基础工作的内容必须要交给专门的人事负责人员,由工作人员统一整理,同时事情责任必须要落实到个人。

1.2人事档案的作用关于档案其实许多人都不太注意这类问题,导致现在许多单位都不太注重这内问题,使得许多部门出现人事档案管理乱象。现代经济的快速增长,人事变动也快速增加,这对人事档案管理提出了新的要求。现在许多工作人员经常想着换工作,但单位的人事档案没有及时更新,这将会严重的影响到人事工作变动,同时也阻碍了个人事业的发展。档案是求职者迈进新工作大门的基石,无论个人多优秀,也必须要有一份优秀的档案。无论去那个单位都离不开人事档案推荐。

2职工档案管理所存在问题

目前运输企业,主要资产就是机动车和驾驶员。并且是高风险的工种,如果职工切身利益得不到保障,可能随时形成安全隐患。目前企业的人事存在以下问题:(1)管理意识淡薄。运输企业正式编排在册员工在减少,所以员工大多是临时雇佣工。这也人员对人事档案没有了解,认为是今天高兴在干活,不高兴就离职。企业也认为企业和驾驶员是雇佣关系,随时可以解雇。所以没必要投入资金对驾驶员的档案进行管理,从而企业中没有形成档案管理。(2)管理体制不健全。国家从2019年起,社保的合并,使得运输企业进行人员招聘的零时工,非正式职工。也需要缴纳进行社保等。这需要职工详细的档案情况,但是在以前临时招聘的职工并没有人事档案,使得工作始终处于被动状态。(3)管理人员业务能力不足。档案管理人员应该具有专业的能力和素质,而目前的情况是档案管理人员大多是一个单位没有太高技术含量的工作,更是一些职工认为养老的岗位,根本没有钻研其相关业务。干什么都敷衍了事,档案随便乱填,在职工工作变动等需要档案情况下,显得非常混乱。(4)档案管理不规范。单位人事档案管理工作人员对工作没有足够的重视,使得企业人事管理跟不上时代的发展步伐。很少单位有健全的工作体制用来完善档案管理制度。

3信息化管理办法

3.1重视档案管理人事部门领导必须做好对下属工作人员检察力度,不定期组织部门员工进行培训,从思想上端正工作人员的态度。只有这样才能从根本上解决人事管理工作懈怠、滞后等乱象,才能让员工工作更加认真。信息化档案管理办法可以有效地简化人事档案的收集和处理工作,在很大程度上节约了时间,提高工作效率。档案管理者必须研究单位人事年龄结构,优化人事管理办法,找到适合单位发展人事管理制度。

3.2严格监察制度档案管理办法改革需要一段时间,首先需做好前期的收集和整理工作。单位领导必须要作出严格的档案审批制度,做好分层、分批次审批。坚决制止人事工作人员懈怠工作。收集工作必须具体到个人、各片区,收集的材料及时整理分析,尽快交给上级领导部门审批,工作人员不能越级上报。整理数据时必须对档案全面普查,对于未编写标题、页码、类别号、案卷号或者标题不明的档案,进行重新的整理,必须在短时间内把内容补充完整。

4结论

信息化档案管理办法的实行,在今后一段时间内交通信息化将临着非常大的发展机遇,发展信息化人事管理办法将是交通信息化建设的重要方向。档案管理是非常基础的工作,也是评判一个单位的标准之一。为了使单位各部门井然有序的发展,需加快信息化进程。信息快速增长的社会中做好此项工作十分必要。通过信息化建设改革,目前单位的人事档案管理乱象基本消除,同时也逐渐形成了一种完善的制度,促进单位的发展。

参考文献:

[1]徐建.浅析现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技风,2016(16):147.

[2]郑艳燕.文书档案管理系统的设计与应用研究[J].科技创新与应用,2018(34):87-88.

作者:李宣良 单位:陕西省榆林市横山区运输管理站

科研信息化技术与应用杂志责任编辑:张雨    阅读:人次