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事业单位档案管理工作的建议

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《科技与企业杂志》2014年第二十一期

一、事业单位档案管理问题的对策

(一)事业单位的领导和各个工作人员要给予档案管理工作足够的重视。领导者要首先意识到档案管理工作在降低成本、提高经济效益方面的重要作用,同时做好档案管理工作也是引进优秀人才的保障。只有领导重视这些工作,才能督促工作人员做好具体的管理。档案管理人员还需要进行科学、严格的岗前培训,增加其专业知识,并要实行科学的按劳计酬、按质计酬,并建立健全奖惩制度,通过多种方式来激发员工的积极性和创造性。档案管理的工作人员也要不断提高自己的专业水平和工作责任感。

(二)要保证管理档案具有一定的时效性。在各个事业单位,尤其是经营规模比较大的事业单位,经常会发生人事变动,这不仅增加了档案管理工作的工作量,也增加了档案更新工作的难度。对于频繁的人事变动,从事档案管理的工作人员要立即对档案进行准确的更新,并对档案库进行完善。否则这些工作累积下去,将造成更大的工作难度,影响到档案管理的工作效率。

(三)要不断完善有关制度。实际工作证明,在事业单位内部推行任何一项科学的制度,都能有效的提高工作频率,因此在档案管理工作中也要有严格的制度约束。通过上论述我们知道档案管理工作中出现各种问题的重要原因也是制度的不规范性。因此,事业单位开展档案管理工作时,一定要结合社会发展现状和单位自身情况不断健全档案管理制度,这样才能使各项政策得到很好的贯彻落实,真正提高档案管理工作的质量。

(四)高效利用已建好的档案库。现今的档案管理工作要高效利用已建好的信息资源库,并将信息准确汇报给部门领导。提高档案库中各种信息资源利用的效率是进行档案管理工作的主要目标,所以要不断促进档案管理的科学化,以提高工作效率。档案管理工作要充分发挥其价值,这样才会引起领导和工作人员的重视,单位也才会投入更多的人力、物力来完善档案管理工作。档案管理的工作人员才会有工作的动力,以更饱满的热情投入档案管理工作。

(五)在档案管理工作中,需要积极的引进先进技术和设备。在时代飞速发展的今天,信息化技术在突发猛进的进步,那么事业单位也需要紧跟社会发展的潮流,积极的将先进科学技术和设备引用到档案管理中,实现档案管理工作效率得到提高的目的。我们可以预见的是,档案管理必将会朝着电子档案的方向发展。只有紧跟时代潮流,才可以将档案管理的作用更好的发挥出来。

(六)事业要充分发挥档案管理工作的多方面优势。如果事业单位的档案管理工作做好了是可以发挥多方面的优势的,我们要尽可能的将这些优势都发挥出来,以充分发挥其价值。第一要对各项档案信息资料进行全方位的开发。存储的信息资源量是档案管理工作价值的体现,所以要保证管理的质量,以使信息资源能得到高效的利用。第二,为领导的决策提供参考。高质量的档案管理工作能为领导的决策提供准确的依据,有助于领导做出英明的决策,例如提供员工个人发展史等。第三,要最大程度的实行档案管理工作的经济效益和社会效益。档案管理工作不仅能提高工作的效率,降低管理成本,促进经济效益最大化的实现;还能使单位的形象有所提高,在社会上的地位更高,提高单位的社会效益,这也能间接的激发员工的积极性、创造性和职业认同感。

二、结语

综合本文论述,我们知道档案管理工作对事业单位的发展有极大的促进意义,可是现今的很多事业单位都没有给予档案管理工作应有的重视,各个工作人员都没有真正意识到档案管理工作对单位发展的积极作用。本文笔者提出了一系列的解决措施,希望能对以后事业单位的档案管理工作提供一定的借鉴,能让档案管理工作发挥其积极的促进作用。

作者:王锋单位:十堰市规划设计院

科技与企业杂志责任编辑:杨雪    阅读:人次