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计算机技术在数字档案管理的运用

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《计算机与应用化学》2017年第4期

摘要:随着科学技术的快速发展,计算机技术被广泛应用于社会各个领域,档案管理工作也朝着数字化和信息化方向发展。在数字档案管理过程中,要充分运用计算机技术,不断提升档案管理的信息化和数字化水平,让档案有更高的管理效率,为今后的查询与利用提供方便,充分发挥出档案资料应有的作用。本文将简述计算机技术在数字档案管理中运用的意义,并提出了具体可行的策略。

关键词:计算机技术;数字档案管理;运用

当前,档案管理已经实现了数字化,并通过计算机技术的运用,有效提升了档案管理工作效率。传统档案管理模式已经非常落后,并逐步被数字档案管理模式所取代,这样既能够让档案管理工作水平得到提升,还能提升档案管理工作的信息化、数字化和智能化水平。对此,档案管理人员要充分提起重视,将计算机技术充分运用到数字档案管理工作中,避免档案资料出现泄漏、丢失的问题。

一、计算机技术在数字档案管理中运用的策略

(一)档案信息管理的数字化

通过对计算机技术的应用,让传统纸质档案管理逐步转变为数字化管理,通过将纸质档案中的信息录入到计算机中,可以让档案信息保存、查询、修改、检索等工作变得更加高效与便捷。[1]在计算机技术支持下,还能够让档案信息得到共享,工作人员只需要利用网络就可以实时查询相关信息,实现了对档案信息的综合管理,并让档案信息管理工作变得更加顺畅与有效。在档案管理数字化过程中,会极大减少纸质档案的使用量,减少了档案管理成本投入,并能够让重要、珍贵的档案信息得到永久保存,不会出现磨损、遗失等问题。

(二)档案信息管理的自动化

在互联网时代下,计算机技术、网络技术和数字化技术在档案管理工作中应用非常广泛。对计算机技术来说,信息存储非常高效,处理能力较强,能够同时处理多种信息,且处理速度也很快,能够提升档案管理的自动化水平。通过设置相关的工作程序,计算机可以快速完成信息整合、分析处理、信息查询和信息管理等工作,不用进行人工操作,且可以获得更高的效率,让档案管理工作可以自动开展。对此,要将计算机技术充分应用到数字档案管理工作中,让档案信息有更高的使用效率,管理工作也能更加高效、科学地进行。

(三)档案信息检索的网络化

随着计算机技术的发展与普及,在提升档案管理工作效率上发挥着重要作用。通过运用计算机技术,能够将各地档案形成一个统一的整体,工作人员在检索过程中,只需要简单操作就可以实现。在计算机技术支持下,能够检索所有的信息,包括本地档案信息查询与各处档案综合查询等,工作人员只需要利用计算机与网络就可以完成检索工作。同时,检索速度也可以得到有效提升,只需要输入关键字,可以快速获得检索结果,从而节省了档案查询的时间,也提升了档案资料的利用率。档案信息的网络化检索,帮助工作人员提升了工作效率,提升了档案管理工作的智能化、数字化和网络化水平,让各地档案信息得到有效共享。

(四)档案信息管理的安全化

档案管理有着一定的特殊性,且很多档案对保密的要求比较严格,这需要做好档案的安全保护工作,避免信息发生丢失、泄露的情况。[2]将计算机技术应用到数字档案管理中,可以提升档案资料的保密性,这表现在以下两点:一是档案资料本身的安全保密。即一些档案资料附加有密码,只有获得相应权限才可查阅,这样就避免档案资料出现外泄的情况。二是对系统软件的安全加密。对启动盘进行加密,避免人为复制相关信息,将信息泄露途径切断。要通过各种有效的技术措施,提升数字档案的安全性。

(五)培养数字化档案管理人才

档案人员素质与能力的高低,对数字档案管理工作水平影响很大。对此档案管理部门需要加强对人员的培训工作,让他们掌握更多的专业技能,学习计算机技术等相关知识,能够充分运用好计算机技术,保证数字档案管理工作效率得到提升。档案管理人员在接受培训以后,可以熟练操作各种先进设备,如计算机、打印机、复印件、扫描仪等,让数字档案管理能够正常开展。此外,档案管理人员也要充分认识到学习的重要性,主动投入到学习中,并在日常工作中注意总结经验,这样才能跟上时代发展步伐,更好地胜任数字档案管理工作,让档案资料应有的价值得到发挥。

二、结语

总之,在信息时代背景下,档案管理数字化水平不断提升,档案管理模式也发生了变化。档案管理部门要重视计算机技术的引入,提升档案管理工作的自动化、网络化和数字化水平,这样能够让工作效率得到有效提升,减少工作强度。此外,还要重视对档案管理人员的培训工作,这样才能保证数字档案管理工作正常开展,将计算机的作用发挥出来,让档案资源得到有效利用。

参考文献:

[1]范宏.云技术在数字档案资源管理中的应用研究[J].兰台世界,2015(35):49-50.

[2]樊莉丽.计算机技术在档案管理中的运用[J].中国管理信息化,2014(12):46-47.

作者:梁德敏 单位:江苏省档案局

计算机与应用化学杂志责任编辑:张雨    阅读:人次