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会计档案电子化管理探讨

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【摘要】当前计算机产业快速发展和信息数字化的发展趋势为会计档案电子化奠定了坚实的基础,研究企业会计档案电子化管理技术和方法对指导会计档案管理工作实践具有重要的现实意义。文章分析了会计档案电子化的特点,依据电子化档案的主要特征总结了会计档案电子化管理中存在的主要问题:领导重视程度不够、人才不足、安全隐患大、管理制度等。结合目前存在的问题,会计档案电子化管理应当从提高领导重视程度、做好基础数据收集、注重安全保护、培养专业技术人员等方面入手,提高会计档案电子化管理水平。

【关键词】会计档案;电子档案;事业单位

随着我国信息化产业的进步,许多单位已经具备了将各种资料以及信息全部实现电子化、数字化的能力。计算机技术在会计行业的广泛应用在提高工作效率的同时,也加快了会计档案电子化的进程。但会计档案电子化管理与传统纸质档案管理的差异使得其管理难度大大提升,很多问题也渐渐凸现出来。

一、电子化会计档案的主要特点

与传统的会计档案不同,电子化会计档案存储形式以计算机硬盘存储为主,改变了过去单一的以纸质材料为存储介质的存储方式。目前的电子化会计档案主要包括电子凭证、电子账簿和电子报表等内容,相关资料以数字化形式存储在电脑或者服务器中。电子化会计档案与传统纸质档案相比,存储介质发生了变化,这就导致其存储过程对各种环境的要求更加严格,特别是需要注意计算机运行过程物理环境改变、软件升级、操作系统兼容性等对电子化会计档案的影响。在便利性方面,电子化会计档案的使用和阅读还要依附于电子设备,所以相对于纸质档案材料来说,阅读方便性和舒适性上相对较差,但携带方便[1]。电子化会计档案与传统纸质档案相比,复制容易,篡改容易,加上数据存储介质的脆弱性,导致其数据丢失或者灭失的风险也高于纸质档案。鉴于电子化会计档案的以上特点,其在管理中也存在较多的问题需要解决。

二、会计档案电子化管理中主要面临的问题

目前,我国在会计档案电子化管理中积累了一部分经验,但是也存在一些不足,总体来看,主要存在4个方面的问题:

(一)单位主管领导对会计档案电子化不够重视

单位领导对会计档案电子化管理缺乏足够重视的问题,与部分领导或者管理者的观念落后有关,主要原因是普遍认为,会计档案的重要作用是用来应付上级检查或者审计时使用,对于内部来说,会计档案的电子化意义不大。这使得部分行政事业单位和企业并未意识到会计档案电子化的重要意义,对于相关档案的存储、管理、共享便利性没有引起足够的重视。

(二)工作人员知识和技能储备不适应

会计档案电子化需要从时间来看,部分单位的管理人员对会计档案电子化后在传输和使用过程中的真实性无法进行保障,相关档案在数据核实、保密管理上存在较大的难度。会计档案的电子化发展历史相对较短,很多企事业单位管理电子化会计档案的经验较少,同时相关软件在开发以及应用上还存在一些不足,加上专业技术人员缺乏相应的操作和管理经验,所以在数据传输上仍然不能保证所有数据的准确性和完整性,也无法对所有数据的可用性进行逐一核实。在具体实践中,往往还存在着工作人员管理疏忽或者故意破坏等问题,这也使得电子档案的真实性更加难以保障。加上目前很多电子数据可以非常轻松地被修改和复制,最终档案资料是否与原始数据相同很难进行鉴定和区分,所以会计档案电子化从存储到应用管理整个流程均存在较大难度。

(三)电子数据存在较大的安全隐患

实际工作中,会计档案电子化使得数据在保存至应用整个流程上都存在很大的安全风险。电子档案是以计算机技术为支撑的,但是由于电子计算机容易遭受病毒的攻击,这就造成会计档案数据很容易被窃取或者损坏,从而大大增加了管理的风险;从存储介质的角度来看,目前尚无法完全保证所有存储介质的质量以及安全性、可靠性达到设计标准,并且闪存盘和硬盘的工作受环境条件的影响较大,电磁环境、自然灾害等不良环境条件会影响闪存盘和硬盘的使用寿命,这也加大了电子档案管理的难度,使得数据的完整性在存储较长时间后难以保证[2]。

(四)人员管理制度限制了会计档案电子化

在一些单位因岗位限制和管理制度的约束,使得会计档案管理人员对计算机数据的管理能力较弱,但是又无法聘用专门从事电子档案管理的人员,这就导致会计档案管理人员很难对电子化会计档案进行有效管理。目前,一些单位的计算机办公均采用联网的方式,而互联网应用中也存在着较大的安全隐患,加上专门从事计算机网络以及安全维护的人员缺乏,这就使得企业联网计算机的网络安全问题得不到很好的保障,这对会计电子档案安全性提出了巨大挑战。因此,配备专业的计算机安全维护人员是保障会计档案电子化的有效手段,但是在当前人事管理制度条件下,很难引进专业从事计算机安全管理的人员,在人员管理制度上也存在较大障碍。

三、会计档案电子化管理问题的具体对策

(一)提高领导的重视程度

从管理者的角度上,必须提高认识,重视会计电子档案的管理工作。只有单位的领导对此产生了足够的重视,才能更好地推进相关工作的实施;并且注重各级领导在管理人员培训、资金保障等方面的相应支持,以加快会计档案管理的科学化进程。

(二)做好数据从收集至应用的真实性保障工作

具体来说,从机制和计算机管理系统两个角度入手,确保每个工作环节的安全性,如在电子档案的保存和传输中,制定相应的防止修改或者篡改的工作机制,控制工作人员的日工作量,制定发生突发事件的应急处理机制,在整个数据的收集过程中,要实施数据的逐条核对责任制,数据移交和存贮的保密制度以及设立见证人员的监督工作机制。数据保管过程中要通过多人存储和监督方式保持数据的一致性,同时在应用时要进行相关数据一致性的比对,在数据网络传输中,要单独建立网络共享机制,防止在传输过程中产生数据被修改或者被灭失的情况,制定电子档案系统管理人员和应用人员相互分析的机制,建立用户管理人员和使用人员分离的工作制度,保证每个工作人员都无法单独对电子档案数据进行修改和操作。在会计电子档案管理软件以及信息系统上,不同处理系统之间的数据应当能够相互结合,在数据传输上应当有加密设置,并且要建立重复归档检测程序,防止不同内容数据重复归档;同时,除了本地计算机存储数据之外,还应当建立会计档案信息异地存储制度,并且建立相应的管理信息系统,在管理过程中保证相关的信息不至于被修改或者丢失[3]。

(三)要注重电子档案的安全保护问题

最大限度地降低在信息使用和传输中的主要风险。会计电子档案的安全管理涉及到的内容比较多,其中比较重要的是存储介质以及网络环境的安全管理。存储介质主要包括计算机硬件和存储磁盘的安全管理两个方面。从计算机硬件方面,单位需要购买配置相对较高的计算机,保证会计管理软件程序的稳定运行,避免因为计算机的配置过低而导致软件运行失败或者相关信息丢失的情况发生,也要防止工作人员因计算机的配置问题恶意破坏电子数据,从而导致所有档案数据的丢失。除此之外,还要建立相应的多台电子计算机备份的档案保管制度,防止由于个别计算机硬件故障导致档案的丢失。从存储硬盘的角度来看主要包括数据备份和磁盘安全保存两个方面,在数据备份上,要建立定期备份制度,备份时要采取多个硬盘共同保存的方式,并且保存档案电子数据的磁盘要在安全环境下保存,保存地点不要选择在单一地点,要分开保存,以防止磁盘的集体灭失或者损坏。在网络安全控制上,通常从访问权限以及预防电脑病毒等方面保障电子档案信息的安全[4]。首先,在访问权限控制上,最好设置访问IP权限,相关信息通过绑定计算机硬件等方式保障相关信息和访问内容的安全性,防止相关信息被恶意损毁;其次要设置安全防火墙,采用信息加密的方法保证访问网络的安全性;最后,就是要预防恶性病毒的感染和破坏,一般可以选择安装正版病毒查杀软件,布设专用网关等方法保障网络的安全。

(四)培养专业会计电子档案的管理人员

高素质的专业技术人才是做好电子档案管理工作的基础,也是前提,所以做好精通会计、计算机技术、档案管理3种专业技术人才的培养工作是提高企业会计档案电子化管理水平的保障。在人才培养方面,可以通过职前培训和职后进修教育两种方式实现专业人才培养目标,职前教育的实施方式是与高等院校合作,培养具备复合型知识基础的专业技术人才,毕业后直接引进至企业或者行政事业单位从事相关的管理工作,对于无法引进相关人才的国有企业或者行政事业单位,可以采取对单位内在职会计人员进行职后继续教育和业务进修的方式提高职业技能和相关知识,为从事会计电子档案管理工作奠定基础。

(五)工作人员应当遵守国家相关规定

我国在2016年1月1日开始实施的《会计档案管理办法》中,对会计电子档案管理工作进行了详细的规定。按照本项规定,专业从事会计档案管理的人员应当从电子设备管理、电子档案的接收和读取管理、不同人员的电子数据交接管理、备份电子档案的管理办法等方面遵循相应的法律规范。同时,对于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案,不得采取电子档案的方式保存,而国家规定的电子签名类内容可仅以电子形式归档保存。在电子档案接收中,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。最后,电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

四、结语

会计档案电子化实际上是对传统会计档案管理技术上的一种革新,也是技术进步带来的必然发展趋势,运用现代化的技术手段,将会计档案进行电子化可以显著地提高工作效率,对于促进会计档案管理更加规范化具有重要的现实意义[5]。因此,在工作中,要根据实际情况,科学地调整管理方式,使会计档案电子化为行政事业单位档案管理带来更大的便利。

【参考文献】

[1]张燕.浅析电子会计档案的管理[J].内蒙古科技与经济,2016(8):105-106.

[2]张秋芬.电子会计档案长期保存问题探讨[J].黑龙江科技信息,2016(28):189-190.

[3]张腊腊.信息化条件下企业会计档案电子化管理研究:以A公司为实例[D].北京:首都经济贸易大学硕士学位论文,2017.

[4]刘新红.电子会计档案在企业中的实现与应用[J].信息系统工程,2018(2):93.

[5]闫志秋.会计档案电子化相关问题研究[J].财经界(学术版),2015(14):214-216.

作者:金宇 单位:山西省农村调查办公室

电子技术杂志责任编辑:张雨    阅读:人次