保密设备管理中Excel服务器的应用范文

《保密科学技术杂志》2016年第7期

摘要：

保密管理的信息化建设是一个持续的渐进性过程，因此，对流程搭建的便利性、快捷性和变更的实时性提出了较高要求。除建立规模较大的管理系统，Excel服务器亦在保密管理信息化方面发挥了一定作用。本文以公共信息设备借用管理二级制度为例，浅析利用Excel服务器软件实现信息化管理的过程。

关键词：

Excel服务器；二级制度；保密设备管理

一、引言

如何将部门管理产生的一系列二级管理制度落地成可执行、可监督流程，依赖信息化手段是一条捷径。然而，如果信息化手段都通过建立系统来实现，将增加管理成本，因此，建立操作性强、价格低廉的信息化平台势在必行。Excel服务器正是把实际业务和管理需求做成固定模板，不断实现优化和发展，助力保密信息化管理。

二、Excel服务器简介

Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台，根据企业业务状况和管理需求，搭建信息系统，实现管理的信息化。Excel服务器是一个网络应用系统，选择两台计算机（将数据库服务器和应用服务器分离）作为服务器，其他计算机作为客户机，数据统一保存在服务器上。企事业单位的基层管理人员安装Excel服务器时，至少选择安装“客户端”和“填报网站”两个模块。基层管理人员可在客户端进行电子表格模板、工作流设计和权限分配等操作，其他用户无需安装客户端程序，而是直接通过网页登录，进行表单填报与审批。目前，笔者所在部门已通过Excel服务器实现科研管理、行政业务、技术质量管理等一系列二级管理流程，信息化管理已初具雏形。

三、公共信息设备借用管理的设计思路

本文以笔者所在部门保密工作中的公共信息设备（外出专用打印机、数码相机、投影仪、外挂式光驱、外挂式刻录机、移动存储介质）借用管理为例，浅析利用Excel服务器实现信息化管理过程，如图1。

环节一：公共信息设备启用时，由管理员建立包括保密编号、类别、厂家、型号、电子序列号、机号、责任人（管理员）、密级、用途、接口类型等基本信息的《公共信息设备台账》，为方便后续管理，预留“状态”“借用人”“借用时间”列。

环节二：员工借用公共信息设备，下拉选择信息设备类别，此时，申请单自动弹出类别对应的保密提醒，由借用人填写借用信息设备的使用地点、借用原因及用途。

环节三：由具有审批权限的工作人员进行审批。以笔者所在单位为例，外出专用打印机要求部门领导审批，其他信息设备（数码相机、投影仪、外挂式光驱、外挂式刻录机、移动存储介质）要求科室主任审批。

环节四：管理员选择在库的信息设备，下拉选择“信息设备状态”（借出），并填写“借出时间”，完成出借手续的办理。“借出”“借用人”“借出时间”自动回写入《公共信息设备台账》，更新信息设备台账。

环节五：借用人归还时，管理员对照信息设备类别的检查要求进行检查，确认无误后，下拉选择“信息设备状态”（在库），并填写“归还时间”，完成归还手续的办理。“在库”自动回写入《公共信息设备台账》，并清空“借用人”“借用时间”信息，更新信息设备台账。以上五个环节看似相互独立，实则与数据相互关联，利用Excel服务器功能实现公共信息设备借用的全生命周期管理。

四、公共信息设备借用管理的信息化实现

步骤一：分别设计《公共信息设备台账》《公共信息设备借用申请》和《保密提醒》模板。

步骤二：列清《保密提醒》明细，针对不同信息设备类别设定不同的保密提醒，并在《公共信息设备借用申请》中编写提数公式，如图2。

步骤三：根据不同信息设备的审批权限，设计工作流，自动实现流程转承，如图3。

步骤四：编写《公共信息设备借用申请》中借出环节的回写公式，补充《公共信息设备台账》中借用人和借出时间信息，修改《公共信息设备台账》中公共信息设备状态。

步骤五：编写《公共信息设备借用申请》中归还环节的回写公式，清空《公共信息设备台账》中借用人和借出时间信息，修改《公共信息设备台账》中公共信息设备状态。

五、公共信息设备借用管理的信息化优势

通过Excel服务器实现的公共信息设备借用管理的信息化，具有以下优势：

1.借用前，借用人可通过《公共信息设备台账》查询设备“在库”或“借出”状态。

2.根据公共信息设备类别，申请单自动进行对应保密提醒。

3.为实现不同信息设备的差异化管理，通过工作流的设计，分离审批权限，实现管控。

4.借用申请与信息设备台账形式上分离，实现借用过程的可追溯，同时，借用申请与信息设备台账统一管理，完成借用或归还手续后，自动实时更新台账信息，实现公共信息设备借用的全生命周期管理。

5.当审批流程变动或公共信息设备类别增加时，可由基层管理者对模板进行修订或完善，实现迅速响应。

六、结语

Excel服务器的设计过程是实际工作中管理表格、规划流程、管理制度建立和修改过程的自然延伸。管理者利用Excel服务器对流程进行快速地二次搭建，整个过程改变容易、调整迅速，实时迎合管理的个性化需求，无形中完成管理的转变和管理能力的提升，为下一个螺旋式的发展和优化奠定基础。

作者:田玉霞 单位:中国电子科技集团公司第十研究所