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探究外汇局内审内控检查沟通问题

2019/03/25 阅读:

1内审内控检查沟通的目的

内审内控检查沟通,是贯穿内部审计及监督检查全过程的一项工作,是一个持续的过程。在项目立项阶段、非现场检查阶段、现场审计检查阶段、检查报告及后续整改阶段,都需要内审内控人员进行沟通。内审内控检查沟通的目的主要是。

1.1了解内审内控工作内审内控部门服务于组织内部,其职责不仅仅局限于监督检查、评价,还注重落实服务理念,即以问题、风险和绩效为导向,发现问题和潜在的风险隐患,分析原因,提出完善管理的意见建议,为组织增加价值。内审内控工作与业务管理工作不是矛盾的对立面,内审内控检查重在规范业务管理,提高业务管理效率。通过沟通让被检查对象了解内审内控工作职责和工作目标,有利于引导被审计对象配合推进内审内控工作开展。

1.2了解内审内控检查工作开展情况内审内控检查在项目开展中遇到什么问题、发现被审计对象存在的问题及辖区存在的共性的问题、针对问题提出的改进完善意见和建议等都要与被审计对象进行沟通,①向局领导报告工作进展情况,②针对一些共性问题向领导层面提出解决问题的意见建议,对于一些相对敏感的问题争取领导的理解与支持,有利于扩大内审内控检查的影响力。
2内审内控检查沟通的方式

内审内控检查沟通主要有口头沟通和书面沟通两种方式。口头沟通,通常是指检查人员以口头语言形式与被检查单位相关人员进行沟通的方式。通常通过询问的方式了解被检查单位的履职情况、自查情况等,或通过解答对方的问题、疑虑和意见等,达到对检查认识的统一。这类方式简单易操作,可以较为迅速地掌握相关检查信息,但也存在缺少记录等缺陷而不能作为检查证据。书面沟通,主要是指通过文字形式与被检查单位进行沟通的方式,如检查通知、调阅资料清单、调查问卷、确认书、初步意见书、检查报告和意见书等,以及调取的相关证据资料。这类沟通方式相对规范,且易于保存。

3内审内控检查沟通的内容

3.1立项阶段这一阶段内审内控部门围绕重点业务、高风险领域业务管理及风险防控情况,制定年度内审内控检查项目计划及方案,积极与领导层进行沟通,争取更多的审计资源和人员支持。同时,与审计项目相关的业务部门进行沟通,了解业务情况及风险点等,积极争取被审计对象的工作支持与配合。

3.2审前调查(含非现场)阶段①内审内控人员向被审计对象送达审计通知书,让被审计对象提前了解内审内控检查的目的、内容及基本要求。②审计组各成员间沟通,明确审计任务及重点等。内审内控人员通过业务系统、电话沟通等方式,提前了解被审计对象的机构设置、业务情况、存在的风险隐患等,为现场审计做充分准备。

3.3审计实施阶段

3.3.1现场进点座谈会。与被审计单位面对面进行进行沟通,说明内审内控检查依据、目标、内容、范围、工作纪律等相关要求、现场审计工作时间安排,让被审计对象充分了解内审内控检查工作;协商确定联系人等。

3.3.2审计证据确认沟通。审计人员与被审计单位业务人员就档案资料、业务管理情况等进行沟通,同时也对审计发现的疑点、风险点及问题等进行交流,使业务人员能够及时提供业务档案资料或相关情况说明,有利于业务人员了解审计视角及业务风险点,也有利于帮助审计人员科学、客观地提出审计发现和建议。

3.3.3审计结果确认沟通。主要沟通内容包括:①审计组内部建立沟通机制,沟通协调审计进度,研究解决审计遇到的困难与问题并提出解决对策,对审计发现的问题、风险点以及被审计单位现场整改及情况说明等进行沟通和交流,对拟确定的审计发现、值得关注的事项等进行讨论。②与被审计单位建立沟通协调机制,通过集中反馈环节,将审计发现等事项与被审计单位相关人员进行沟通,听取有争议的问题及解释说明,了解问题原因,查清事实真相。

3.4审计报告阶段为确保审计报告的客观公正,在正式报告提交局领导审签前,要征求被审计单位的意见与建议,并要求其提出反馈意见。对涉及业务管理部门的审计发现等事项,可采取电话、座谈、文件会签等方式进行沟通,征求业务管理部门的意见建议,使其全面了解分支局业务管理情况、存在的问题及风险隐患等。在此基础上,向局领导报告内审内控检查完成情况,并就加强内控管理和风险防控提出意见建议。

3.5审计整改阶段内审内控部门要根据审计整改意见、建议及其执行情况与被审计单位进行沟通,了解整改进展情况、整改过程中面临的困难等,为改进内审内控工作、提升审计质量奠定基础。

4做好内审内控检查沟通的几点思考

4.1建立审计组内部沟通机制,降低审计风险在进场前,要通过审前培训、召开会议等方式,组织对审计方案进行认真学习,明确分工、审计任务、重点及注意事项,特别是对于事中事后监管、高风险业务领域等的审计项目,审计组成员间要加强沟通,对可能存在的风险隐患、监管绩效不足之处等进行梳理排查,为提高审计质量奠定基础。在现场阶段,审计组成员要及时沟通审计进展情况及审计发现,要求审计人员在工作底稿上尽可能全面地记载事实证据确凿的审计发现,避免仅停留在审计发现一个问题可以“交差”的层面,也要避免为过分追求书面确认结果与审计底稿的一致性,而未全面记录审计发现的情况。同时,要由审计人员对审计发现相关情况及是否保留在确认书上提出意见,且要进行集体讨论并对审计发现进行原因分析提出改进建议,特别是要对未进行书面结果确认或最终以口头反馈沟通的审计发现注明原因及情况说明,既能保证书面确认结果与底稿的一致性,也能最大限度地降低审计风险。

4.2建立与业务管理部门的及时沟通机制,提高审计质量目前,外汇领域的专项内审内控检查项目的审计组成员主要由部分单位本专业的业务人员、专(兼)职内审内控检查人员组成。山东省分局也采取交叉-联合相结合的监督检查模式,由分局和中心支局派员共同组成、或由分局各处室派员组成检查组,尽管在检查进场前、现场检查过程中进行了较为充分的沟通,但难免会对审计发现的认定、问题描述等存在认识偏差,可能会影响审计质量。因此,在内审内控检查过程中,现场审计人员要对有争议的审计发现,及时与所涉及的业务主管部门进行沟通确认,确保现场审计出具的意见科学、客观。另外,对于涉及业务主管部门的管理问题,如指导下级局参照执行的制度制定不够严谨等问题,要及时向主管部门反馈,有利于业务主管部门及时掌握制度执行情况及改进完善方向。

4.3完善与被审计单位的结果沟通机制,营造良好的审计环境要让被审计单位能够较为全面地认识到自身的内控管理水平、业务办理合规度、事中事后监管绩效等,审计组则应与被审计单位业务人员、部门主要负责人及分管局领导等分别进行沟通反馈,将审计发现的各类问题及风险隐患(含现场已整改的问题)向被审计单位反馈。但在实际工作中,审计组与被审计单位在结果沟通环节存在难点:①审计发现的定性与描述可能存在意见不一致。内审内控检查是一项主观能动性较强的工作,审计组成员与业务人员对问题描述、潜在风险及严重程度的认识可能存在不一致。②对审计发现数量的书面确认存在一定难度。面对这类情况,审计组要把握平等、恰当、充分的沟通原则,确立平等的沟通地位,充分考虑被审计单位意见;同时,也要保持独立性和客观性,秉着发现问题、促进提高内控管理和履职绩效水平、增加内审内控工作价值的目的,提出科学、客观的审计意见,综合选择口头反馈、风险提示、书面确认等多种方式,将审计发现反馈至各层级人员,督促后续整改。

4.4加大内审内控监督工作规范培训的力度,提高审计业务水平建立融洽的工作环境、搭建和谐的交流平台,离不开沟通及处理人际关系能力的培养与锻炼。在内审内控监督工作培训中,既要重视外汇政策业务的培训,也要开展内部审计工作规范、内部审计具体准则相关方面,如审计沟通技巧等方面的培训。同时,通过以审代训、交叉审计等方式,使更多的业务人员了解内部审计工作程序、规范等,提高内审内控人员专业化水平。

[参考文献]

[1]宋常,王睿,张羽瑶.审计沟通策略选择、问题严重性及关系质量———基于内部审计的实验证据[J].审计研究,2013,(3):42~49.

[2]王海兵,曹博微.内部审计沟通度模型研究[J].中国内部审计,2015,(10):13~16.

[3]康俊廷.审计沟通的基本方法与策略[J].审计月刊,2016,(6):34~35.

作者:王雪 单位:中国人民银行济南分行

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