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探求企业财务外包风险及其对策

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一、基于核心竞争力的企业财务外包风险

(一)财务外包的企业文化冲突风险

作为财务外包项目当事人双方,发包方与承包方两间企业分别具有各自的经营环境和企业使命,财务制度和管理文化差别较大,在财务外包服务过程中,由于不同形态企业文化间的文化要素相互对抗与排斥而导致在工作方式、工作作风和态度上对具体财务工作处理方式的理解差异。财务外包服务中的文化冲突可以分为:

(1)企业文化价值观冲突。有的企业讲究以人为本,重视具有工作严谨、计划周密等良好工作品质的员工,提倡追求企业的社会责任和长期发展;而有的企业文化则强调企业利润和效益的优先地位,重视对员工实施绩效考核,提倡追求短期财务绩效。由于承包方和发包方企业诞生于不同的文化环境下,差异化的地域特色和员工背景导致特殊的企业文化特色根植于企业员工的思想与行动中,从而导致与异质性企业文化的员工合作时,会导致较强的排异反应,由此导致二者在具体的财务外包合作中产生冲突。

(2)财务外包中双方在经营理念上存在差异。财务外包活动要求承包方深度介入发包方的企业运营活动,因此双方必然会在经营理念上产生碰撞。例如集体决策型企业和独裁决策型企业的合作存在集体决策型企业能否跟上独裁决策型企业的高效决策步伐的问题等。

(3)外包双方因对沟通问题的误解可引致财务绩效下降的风险。沟通是交际双方为特定目标而借助一定的符号载体所进行的传递思想、情感、信息的过程。由于特定文化背景下的企业及其员工用以表达思想、感情及信息的符号载体的差异性,会导致双方对财务外包运作中若干关键问题的沟通不畅。

(二)企业财务外包服务商选择风险

外包服务商的信誉度和服务质量将直接影响财务外包结果,因此对财务外包服务商的选择过程具有较强的挑战性和战略价值,一旦选择失误,将导致企业蒙受巨额损失。

(1)由于财务外包服务商选择过程中的双方有限理性,特别是发包方的知识、信息、经验和能力受制于有限的决策空间显示,致使双方在签约前未能有效掌握对方的有效信息,也无法有效预测各家备择的财务外包服务商的外包方案的预期结果,更缺乏时间、精力和资源来测试全部备择企业的财务外包方案的可行性,故不能从复杂的决策环境中选择出最优的财务外包服务商。

(2)财务外包签约双方奉行的机会主义倾向致使各企业在谋求本单位私利的动机驱动下追逐本单位利益最优化结果,故可能在相互交换信息中采取欺诈或威胁等非正当方法来谋求利益,故财务外包的当事人双方有在契约执行中“隐藏行为”以谋私利的动机,由此引致外包契约失真并进而威胁双方长期利益最优化。

(3)财务外包中资产专用性推高交易成本,妨碍财务外包当事人双方签订完全性契约。财务外包合同会引致双方投入各自的以人力资源、知识和技术为代表的专用性资。由于该类资产的不易被观察和测度的特性,可导致试图投资该类专用性资产的一方企业可能面临被对方企业的违约行为而遭受损失的风险,由此导致财务外包中的专用性资产的投资不足,影响财务外包效果。

(4)财务外包契约所依存的环境的不确定性导致缔约双方会因此难以执行预定契约内容。例如,由于发包企业的迅速扩张导致业务量激增,因此导致承包方若按事先约定的财务外包协议价格完成现今业务量将无法获得合理利润,再如因通货膨胀导致承包方为完成预定外包任务而被迫高价投资专用性资产。环境不确定性破坏外包合同存续基础,增加企业当期选择财务外包承包商的决策风险。

(三)企业财务外包信息控制风险

企业财务外包的信息控制风险系指因为信息不对称或未掌握全面信息而做出对企业实现经营目标或经营战略产生负面效应的决策所引致的风险。

(1)财务外包活动中的发包方对承包方的信息掌握程度受制于承包方的信息暴露水平。若承包方在向发包方陈述本企业信息时有意隐瞒企业的关键财务运作能力信息,从而导致发包方因掌握信息不全面而不能有效选择恰当的财务外包承包方,从而影响财务外包服务质量。

(2)财务信息是一间企业的核心商业机密,通过财务外包将本企业财务信息暴露在承包方处,将扩大财务信息外泄的概率。财务外包要求发包方将全部或部分财务流程交付承包方来处理,发包方将其财务信息交付承包方来实现信息资源共享,必然增加其泄密风险,由此给发包方造成潜在财务损失。

(3)由于信息不对称所致,财务外包的发包方难以有效控制承包方对己方的财务信息的控制流程,从而导致财务外包信息失控。若与当前我国对财务外包相关法律法规的缺失相联系,将显著扩大财务外包信息失控的风险敞口。

(四)财务外包管理团队能力风险

成功的财务外包项目直接取决于一只优秀的财务外包管理团队的协作能力。财务外包管理团队的能力缺失所引致的风险主要表现在:

(1)财务外包管理团队因缺乏有效监控外包服务商的服务过程的能力所引致的风险。为确保财务外包承包商按合同要求规定的程序和时间完成相应的工作量,有必要对财务外包承包商的服务项目质量进行有效监控,以确保其财务外包项目成功实施。通过财务外包监控,可以有效避免承包商的工作偏离合同约定方向,并控制其运作过程风险。

(2)财务外包管理团队因缺乏与内部员工有效沟通的能力所引致的风险。财务外包活动将导致企业内部部分员工接受财务承包商的雇佣,而另一部分员工将因为承包商的业务顶替而面临被解雇威胁。因此发包企业在准备进行外包财务时应当通过有效的宣传和公关手段告知相关员工,以避免在员工中产生不必要的恐慌,导致员工的工作积极性下降和士气低落,从而在与承包商接洽的过程中产生抵触情绪,威胁企业的长期健康发展。

(五)企业财务外包法规制度性风险

当前我国关于企业财务外包的法规制度缺失。企业财务外包是企业财务管理水平升级的必然选项,企业财务外包的顺利发展需要规范的法规制度体系的有效支持。但当前我国现行法规体系中仅针对小微型企业的记账外包业务给予部门规章层级的规定,例如2005年财政部下发的《代理记账管理办法》27号文件,2010年下发的《企业内部控制应用指引第13号———业务外包》等文件规范企业代理记账业务活动。但关于企业财务外包方面的专业法规尚未出台,导致外包合同双方无法按照规范的外包流程进行财务外包选择决策。再者,当前我国对外包机构的商业信息泄密缺乏公共惩罚机制。财务机密泄露风险是财务外包过程中风险控制的要害。通过财务外包,导致接触财务信息的范围扩大,势必增加财务机密外泄的概率。但当前我国尚缺乏对财务外包中商业泄密行为的惩戒机制,由此制约企业实施财务外包的能动性。

二、基于核心竞争力的企业财务外包风险及其对策

(一)创新企业财务外包理念以化解文化冲突

企业财务外包的文化冲突根植于企业运营理念的差异性。通过创新企业财务外包理念可重构企业财务外包契约双方的企业文化空间,探寻二者的利益交集,以推进企业财务外包活动的有序进行。

(1)将企业财务外包活动提升到企业运营的战略层面进行管理,排除运用简单的成本控制思想来监管财务外包诸项活动,转而关注通过财务外包提升战略层面的企业管理质量。发包方应当明晰财务外包并非以降低财务环节的费用支出为目标,而是为提升企业财务质量,降低全企业的单位成本,扩大其利润率的战略性举措。发包方企业可以通过设立财务外包管理团队并由高层领导直接指挥该团队来监管财务外包活动,并对外包合同实施有效优化措施以扩大企业的利润空间。

(2)将财务外包定位为互动式财务服务协作关系有助于明晰提升企业财务外包契约双方的关系,促进二者避开直接的利益碰撞,转而关切通过常态化的业务交流和互动,相互明确对方对于财务外包活动的理解,并采取合作的态度互相调整对该项目的利益调整,力促承包方的财务外包活动与发包方的企业目标保持一致性。

(二)审慎规范财务外包服务商选择机制

设计良好的财务外包服务商的选择机制有利于降低财务外包的运营风险。财务外包的承包商选择系指企业按具体财务外包实施方案选择财务代理公司,其具体选择策略如下:

(1)财务外包发包方充分调研备择财务代理公司的运营合法性条件,确认其是否具备工商营业执照,是否为合法经营的专业财务服务机构,是否具有相应的经营范围和固定的办公场所等硬性条件。

(2)发包方应充分调研备择财务代理公司的财务专业资质条件,技术实力及其从业人员的履历和专业技能。

(3)发包方应当深入调研备择财务代理公司的财务代理历史记录,并要求其提供与本企业财务代理项目相类似的成功项目及其运作情况,并积极向其老客户征询相关意见,以获取行业内对该财务代理公司的广泛评价。

(4)通过系统考量影响备择财务代理公司代理成本的诸项因素,仔细测度财务外包中的人工成本、营销成本等诸项成本,以制定恰当的财务外包合同价格,严控财务外包总成本。

(5)基于相关法律基础,并以公开、公正、公平为基本原则,通过建构合理的备择财务外包公司的招投标竞争机制,选择合适的财务代理公司作为企业财务合作伙伴。

(6)完善对财务外包服务商选择制度的监督机制,建立严格的招投标回避制度和监督处罚制度,规避利益攸关者利用职权收受贿赂为备择财务代理公司谋求利益的商业腐败。

(三)强化财务外包信息风险控制能力

财务外包中的信息风险控制应当从以下方面着手:

(1)鉴于财务外包签约前双方的信息不对称性导致财务外包承包商逆向选择风险,需要引入商誉度较高的财务外包中介来降低承包商的信誉度不确定性问题。中介商参与市场活动但不直接提供或消费外包服务。在交易双方未能降低财务外包质量不确定性的市场中引入以中介商为基础的市场交易机制可有效规范市场秩序,解决外包服务中的信息“柠檬市场”问题。在引入中介商的过程中应防止其与承包商勾结以谋求损害发包商利益,但是若不良中间商参与发包商欺诈活动则会加重发包商的信息欺诈成本,降低其中标概率。因此引入中介机构参与财务外包活动可以遏制财务外包承包商的不道德价值取向,从而鼓励其维持较高的财务外包性价比质量。因此,在当前缺乏财务外包法规制度规范的市场上引入中介机构是减少逆向选择风险的较优解决路径,是通过提高违约成本的方式来提升市场交易质量和交易效率。

(2)通过长期捆绑式合同来降低财务外包承包商的运营质量不确定性。通过与优秀承包商签订长期合同的方式,既可以降低财务外包发包商的信息搜寻成本,又可通过绑定优秀承包商以确保发包商能够持续、稳定地获取较高质量的财务外包服务。此举也有不利的一面,即财务外包发包商在捆定承包商的同时也锁定在较长的合同期限内发包商选择承包商的自由决策权。

(3)通过扩大合同终止条款的范围,提升财务外包违约成本。财务外包的服务质量是外包的核心要件,故有必要严肃财务外包服务质量相关条款。合同应规定,若外包服务质量一旦出现任何问题,合同将自动终止。此举将给承包商构筑强有力的惩罚与激励机制,促使承包商认知到提供高质量的财务外包服务是合同存续的基本前提。

(四)提升财务外包管理团队运作能力

财务外包管理团队的外包业务运作能力直接决定财务外包服务质量水平。

(1)财务外包发包商在实施财务外包前需建立强力、有效的财务外包管理团队,专门负责财务外包诸项事宜。鉴于财务外包的具体工作内容繁多,涉及企业生产经营业务诸项环节,故成立专业化的财务外包管理团队有利于系统考量财务外包的全局性设计和运作工作。

(2)为确保财务外包管理团队能够为财务外包服务管理提供有价值的专业意见,有必要从财务部、法律顾问团队、人力资源部、信息管理部、业务部及生产部等各部门抽调资深员工,按网络化组织结构模式组成财务外包管理团队。财务外包团队的主要职能是运用各领域资深员工的精准判断能力理清财务外包发包方的企业目标及工作流程,并据此评估财务外包可以弥补本企业哪些不足,分析财务外包可以给本企业带来的成本收益,识别财务外包合作中双方可行的利益空间,确保财务外包项目可行性,并最终确认财务外包的具体方案。

作者:黄倩单位:重庆城市管理职业学院

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