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高校会计凭证管理问题及对策

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【摘要】高校会计凭证查询是高校会计档案管理工作的重要组成部分。但随着会计凭证制单量与查询次数的增加,会计凭证查询工作面临着前所未有的挑战。处在“互联网+服务”的时代背景下,全面加强财务信息化建设,优化服务流程,推进电子化、网络化的改革进度,确保做到变“师生跑腿”为“信息跑路”,全面推动“智能化”服务系统升级。因此推动以“互联网+服务”为基础的凭证影像化服务具有重大意义。

【关键词】会计凭证管理高校财务“互联网+”

国务院2016年印发《关于加快推进“互联网+服务”工作的指导意见》,对加快推进“互联网+服务”工作作出总体部署。报告指出要大力推进“互联网+服务”,通过“互联网+服务”云平台实现服务事项全面公开,部门间信息联通、数据共享。党的十九大报告中,八次提到了互联网的问题。这些足以证明互联网技术的推行势不可挡。天津大学财务处历年来的服务轨迹,也映射出了我国信息技术的发展历程。从一开始的手工账套到后来的会计电算化;从师生彻夜排队的现场报账到如今的网上预约投递;从开具手工发票到机打发票再到现在电子发票的逐步推广……在这样的大背景下,高校推行“互联网+会计凭证管理”也拉开加速发展的序幕。

一、传统的会计凭证管理

会计凭证管理包括记账凭证的交接、登记、归档、扫描、装订、查询、保管等。每年财务处接待大量的校内外人员前来查阅会计凭证,用途涉及项目结题、审计监管等方面。传统的会计凭证调取首先需要师生通过财务网上综合服务平台筛选出需要的会计凭证,然后通过电话方式提前向财务处预约查询凭证时间,查询会计凭证时需根据查询凭证的数量安排相应的工作人员到财务处分工查询,档案管理员根据师生提供的查询凭证单据及许可说明从凭单库里逐本取出会计凭证到档案查询接待室,此时师生可以对经过许可的会计凭证进行查阅、扫描、打印等,最后财务管理员将查询完毕的会计凭证逐本归位。打印出来的会计凭证均需要加盖会计科的印章才能确保其有效性。

二、传统会计凭证管理面临的现状

(一)高校师生对财务服务需求不断提高随着财务业务种类的不断丰富,财务处提供的服务形式也变的多样化。如制单审核由传统的现场报销变为网上预约投递。信息技术的变革使得很多现场办公服务转移到财务信息化平台。在外在的拉力驱动下,会计凭证的管理自然“不甘落后”。

(二)高校会计凭证数量与查阅频率同比增加随着学校各项事业蓬勃发展,各项资金大幅增加,会计凭证的制单量与查询次数也与日俱增。这无疑给会计凭证的管理带来更大的压力。据统计,我校财务处会计凭证2017年共制单220702笔,会计凭证查阅20217本。传统的查阅会计凭证的方式需投入的人力、物力及精力可想而知。在这些内部需求压力的推动下,会计凭证管理需要进一步提升。

(三)纸质版会计凭证不利于保存根据会计制度相关规定,会计凭证需要保存30年。在此期间,长时间的存储、频繁的查阅使会计凭证的保管面临巨大挑战。师生的每次查阅都会给会计凭证造成不同程度的破损,即使及时补救,也难以恢复之前的面貌。长此以往,会计凭证势必难以“独善其身”。

(四)双校区运行为查阅会计凭证提出了更大的挑战由于我校特有的双校区运行机制,财务处将会计凭证分门别类放置于双校区的会计档案库。而查阅的凭证可能分布在不同的校区,这种地理局限性为会计凭证管理带来诸多不便。面对会计凭证的海量数据、频繁调取、异地存储,传统的管理模式显然已无法满足需求。这种情况下,实现高校会计凭证信息化管理是必然选择,而凭证影像化的应用则是信息化建设中的重要部分。

三、会计凭证管理的改进措施

(一)秉承“互联网+”创新理念,强化服务意识1.着眼于为师生服务。凭证影像化建设的出发点主要有两点:一是为师生提供服务,让广大师生更加方便快捷、高效规范的查询会计凭证;二是加强我处会计档案管理工作,优化会计档案管理模式,提高会计工作透明度。凭证影像化的上线大大减少了财务和办事人员的工作总量和工作时间。2.着眼于为业务服务。凭证影像化是为满足师生及财务审计的需求而设计的。但信息化的建设不能脱离财务业务而存在,不能脱离业务工作而谈技术,不能脱离业务实际而谈服务,这样只会增加成本、降低效率、制约发展。我处结合具体业务需求,不断优化系统流程,为广大师生提供了一个简洁、方便的操作界面。3.着眼于为大局服务。信息化建设需要服务于大局的发展,反过来信息化建设作为科技力量也在支撑大局的发展。近年来,我处解放思想、开拓创新,逐步在为广大师生服务的宏伟蓝图上勾勒神经网络,凭证影像化作为这一神经网络的树突成为财务对外提供服务的中坚力量。

(二)以“互联网+”技术变革为驱动,推进我处信息化建设1.创新“互联网+”模式,开发凭证影像化系统。为缓解传统查询会计凭证模式的工作压力,适应信息化时代的发展,我处经过多次调研和协商,提出系统需求,协同供应商在原有的财务网上综合服务平台基础上开发出具有天大特色的凭证影像化系统。会计凭证影像化的使用离不开广大师生的配合。师生需要将报销发票等附件按照要求规范粘贴,待入库前,会计档案管理员将符合标准的会计凭证快速扫描存档。当师生有查询凭证需求时可登录常用的财务网上综合服务平台进行操作。为确保经费卡各类信息的安全性,师生只能在该平台查询自己权限内的各类信息。用户可以选择需要查看的项目经费卡,点击明细后界面上会显示某一时间段的消费明细。每一个消费明细右侧都有一个“凭证预览”按钮,此按钮的链接位置即是该会计凭证下的凭证及所有附件信息的保存地址。用户点击“凭证预览”,系统界面会出现所有以图片形式保存的该凭证具体信息。用户可以双击点开大图查看,也可以点击下载。会计凭证的所有图片信息会以压缩包的形式下载到本地硬盘,方便用户一键式下载打印。2.立足“以人为本”,注重细节服务。凭证影像化系统的开发注重用户体验效果,在多处细节上体现服务价值。例如查询会计凭证不仅局限于项目负责人本人进行操作,拥有负责人在查询系统授权的2018年第11期下旬刊(总第715期)时代金融TimesFinanceNO.11,201(CumulativetyNO.715用户都可以进行操作,包括学生。这种授权方式能够使用户合理分配使用权限。此外为了使会计凭证的所有附件信息能够对应相应凭证,避免混淆,系统还为所有影像化凭证添加含有凭证号码信息的水印。既方便了师生,也确保会计凭证信息来源的真实性、有效性。同时为了使用户能够更快的熟悉系统新功能,我处还面向全校财务办事人员开展了具有针对性的培训,现场操作演示,解答相关疑问。3.整合软硬件资源,降低信息化建设运行成本。从需求角度出发,建立高效使用的凭证检索系统。将凭证影像化系统融入到已成熟的财务网上综合服务平台。使师生在熟悉的系统环境中使用新功能,不仅使其逐步适应系统升级,而且有效地降低信息化建设的运行成本。4.建立事件异常处理机制,提高财务管理水平。会计凭证归档后并不是永久不变的,随时会有异常情况发生。如更换发票、添加备注信息等。我处针对这些异常情况建立有效处理机制,及时同步更新电子凭证信息。

(三)“互联网+”技术与团队建设相辅相成,提供优质服务1.加强队伍建设,提高团队总体业务能力。在新技术革命和新产业变革的时代,“互联网+”以一种新模式、新手段和新业态的形式开始改变着我们的工作与生活。为了凭证影像化的长远发展,我处不仅在档案查询岗位增加人员配置,而且提升人员整体素质的考核标准。面对信息化的新时代,仅仅拥有财务业务能力已不再满足档案查询岗位需求,我们正广泛接纳同时拥有财务和计算机专业技能的综合型人才。财务处其他岗位的工作人员,也在不断加强业务知识学习,进行多途径培训教育,提高职业素质和管理水平,保证会计档案管理的高效化、科学化。2.整合信息技术与人员发展,实现优势互补。在利用凭证影像化作为会计凭证查询新途径的同时充分利用人力资源,实现信息技术与人员发展的有效整合。例如,凭证影像化的前提是工作人员对会计凭证进行有效加工整理扫描后存入系统以备查阅。会计档案管理员根据实际情况审核扫描文件的质量,而非单纯依靠教条程序来执行任务。

四、我校会计凭证影像化上线带来的实际效果

目前凭证影像化技术还处于试运行阶段。很多师生已经配合我处开始使用系统。与传统的会计凭证查询相比,该技术的效果显而易见。

(一)提高高校对档案的调取、查阅以及监管的工作效率面对会计凭证的海量数据,会计凭证的频繁调取,查询会计凭证不再需要预约,查找会计凭证不再需要前来财务处。原来查询一个会计凭证需要几分钟到现在只需要几秒钟,凭证影像化促进了会计凭证查询向随时、随地高效服务方向发展。

(二)提高会计凭证的保存质量符合一定要求的会计凭证、附件等会计资料不仅仅以纸质形式存在,而且以电子化的形式归档、保存以及共享。这种管理形式利于档案的保存,促进会计档案数字化的管理步伐。

(三)提高会计档案提供信息的准确性,强化服务功能凭证影像化通过为调取的资料添加凭证号水印的方式使打印的附件快速准确的锁定会计凭证。凭证影像化功能的完善推进了高校会计档案管理工作的科学化、规范化和标准化。在实际工作中,凭证影像化技术已逐步走向成熟,我处准备等到时机成熟之际逐步在全校推广。作为财务对外的信息化服务,我们欢迎广大师生在使用过程中为我们的服务提供宝贵的意见,我们会逐步的完善系统。

五、以“互联网+”为契机总结经验规律

以服务广大师生为宗旨、以“互联网+服务”为契机、以信息化建设为手段,共同建设高水平大学。以服务广大师生为宗旨。学会换位思考,站在师生的角度想问题,想师生之所想,急师生之所急,解师生之所困。以“互联网+服务”为契机。“互联网+服务”可以是互联网技术和任何一项服务的组合。高校的任何一个部门、一个部门的多项服务都可以此为框架,逐步开展“互联网+服务”模式,为共同建设数字化校园添砖加瓦。以信息化建设为手段。在互联网时代背景下,通过信息化技术对教学、科研、管理等实现数字化校园势在必得。目前,机关部处管理人员居多,计算机技术人员偏少,可以利用外包等形式达到资源有效配置,开展信息化建设,整合资源,共享数据,提升服务新高度为广大师生提供更为人性化的优质服务。

参考文献

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[5]董南秀.浅析信息化背景下的高校会计档案管理.办公室业务.2017(2).

[6]钱艳.新时期高校会计档案管理存在问题及对策.档案与建设.2017(10).

[7]邓敬萍.信息化背景下高校会计档案管理探析.经济师.201(9).

作者:李金丹 单位:天津大学

高校会计凭证管理问题及对策责任编辑:张雨    阅读:人次