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电子文件与电子档案探讨

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摘要:在建设数字中国时代背景下,电子文件归档与电子档案管理单轨制的实践在国内外日渐兴起,并形成蔓延之势。文章试以单轨制是基于文件视角还是档案视角两个不同视角,从管理对象、管理流程、归档制度、文档一体化、安全五个方面进行思考,以期让大家对“单轨制”管理模式的认知回归理性。

关键词:电子文件;电子档案;单轨制;管理模式;异议

2015年4月上海自贸试验区管委会保税区管理局作为全国首个开展电子档案“单轨制”管理试点的单位,管理经验在自贸区范围内推广实施。之后,青岛、珠海、国家开发银行等地区和部门也分别进行了电子档案“单轨制”管理试点。2016年4月1日国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》,明确提出了在有条件的部门开展电子档案单轨制管理试点。[1]《档案法》修订征求意见送审稿第六十四条规定“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力”[2],为电子档案的合法性提供了法律保障。在建设数字中国的时代背景下,电子档案单轨制管理政策法规保障力度加大、数字签名等技术难点攻关获得突破,管理服务创新,单轨制管理逐步在全国各行各业迅速兴起,在档案理论界和实践界都出现了“大热”现象。档案人应以“文件视角”还是“档案视角”看待当前的单轨制,笔者给出了自己的思考。

1管理对象分析

“电子文件单轨制管理是指对电子设备生成的文件仅以电子方式进行归档、管理、利用与保存而不再生成纸质档案的管理方式。”[3]这是目前学界认可度较高的关于电子文件单轨制管理内涵的描述。具有文件管理者与档案管理者双重身份的基层工作者,面对电子文件“单轨制”,需要注意两者的区别,面对不同的管理对象,适时切换到正确的位置,切莫张冠李戴。

2管理流程分析

电子文件的单轨制归档,可以减少文件管理者对电子文件的下载、打印、纸质文件整理等繁琐过程,是文件管理者期待实现的管理目标和效果。因此,从管理流程看,单轨制是基于“文件视角”,而非“档案视角”下的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和开发利用等档案管理流程,不能代表档案人的立场和思维。作为身兼文件管理与档案管理两职的基层工作者,应当对两种不同流程同样了然于胸,不可厚“文”薄“档”。

3归档制度分析

2009年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》第十六条规定“具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档”。2012年国家档案局印发的《电子档案移交与接收办法》第七条规定“电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息”。可见,多套制是从“档案视角”强调如何“归档”以及归档后如何进行管理。而单轨制是从“文件视角”强调不再进行纸质档案的归档,以及如何简化归档流程和手续。基层工作者千万不可将电子文件等同于电子档案,忽视了现行归档管理制度。应该明确单轨制更适用于管文件,而不是管档案。

4从文档一体化趋势看

单轨制管理思想与文档一体化一脉相承,是文件生命周期理论和文件连续体理论发展的结果,“从文件到档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程。现行文件的质量直接决定了档案管理的成败”。[5]从文档一体化趋势看,电子文件和电子档案处于文件的不同时间节点上。源头控制、过程管理等工作机制均是针对电子文件格式、内容、安全等方面的管控,鲜有针对归档后的管理手段和措施。从文档一体化趋势看,单轨制更倾向于管“文”而非管“档”,不可以想当然地认为文档一体化趋势就一定意味着倾向于管“文”的单轨制,就一定适用于管“档”。

5从安全角度看

传统载体不仅能真实、完整记录历史,其载体历史变迁、字迹清晰度的变化、载体自身的老化,从内容到形式等都承载着历史的厚重感和沧桑感,而电子档案载体与信息的可分离性、信息脱离载体的不可见性,决定其在形式上无法承载历史变迁的功能,单轨制管理必定造成部分历史记忆的缺失。电子文件的不安全性决定了“单轨制”工作的难度。档案学理论研究可以超前,其探索对档案实体和档案信息的安全没有直接威胁。但档案管理实践直接决定档案的命运,通常情况下隐藏着存储载体损坏、未经授权的内容修改等不可逆的巨大风险。单轨制管理只从文件视角进行管控,并未从档案视角为未来的档案安全从长计议。因此,从安全角度看,单轨制更倾向于“文件视角”下的过程管理和效率提升,并不太注重档案的安全。多套制更倾向于“档案视角”下的结果导向和对历史的敬畏。

6结语

在电子文件单轨制归档、电子档案单轨制管理“大热”背景下,应基于档案视角看待档案管理模式的变革,在纸质档案向电子档案过渡的漫长过程中,坚守经得起检验的多套制安全策略,在单轨制与多套制的长期博弈中取长补短,最大限度降低单轨制可能带来的社会记忆缺失风险。

作者:李威

电子文件与电子档案探讨责任编辑:张雨    阅读:人次
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