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管理型财务软件应用

2009/10/18 阅读:

[摘要]随着国家经济体制改革和社会主义市场经济的发展,以事后核算为主要内容的核算型财务软件明显地不能满足企业管理的要求。因此,在核算基础上深入进行分析和预测,为企业提供更加全面、综合信息的管理型财务软件应用成为财务软件必然的发展趋势。

[关键词]核算型财务软件;管理型财务软件;问题与应用

随着国家经济体制改革和社会主义市场经济的发展,原有的在计划经济下开发的、以事后核算为主要内容的核算型财务软件明显不能满足管理要求,需要开发和应用事前有预测、决策,事中有规划、控制,事后有核算和分析功能的管理型财务软件,才能满足社会主义市场经济条件下企业内部管理发展的需求。

一、管理型财务软件应用的必要性

众所周知,财务软件是会计电算化整个系结构中的核心,其功能的完善与否将直接决定企业财务信息的质量。随着我国经济建设的高速发展,企业的财务活动发生了深刻的变化,会计电算化得到长足发展,财务软件亦日臻完善。但是,我们这里所说的完善,只是针对目前我国财务软件核算的功能来说,也就是对企业已发生的经济业务所进行的事后分类与汇总,基本上是传统手工财务核算过程的一种模拟和再现,这种软件只能称为财务核算软件。然而,财务的职能不仅仅是核算,在竞争日趋激烈的市场经济环境中,对企业来说更为重要的是管理,要求财务能够充分发挥其管理职能,提供管理信息,为企业的发展提供必要的帮助。因此,仅仅完成事后的核算已不能满足企业的需求,必须要在现有的财务软件中增加财务及企业各方面的管理要素,使财务人员能够在核算的基础上充分利用核算所产生的大量信息,准确分析企业的现状,预测未来,辅助企业的决策层进行决策,真正发挥财务的管理职能,为企业提供预测与决策信息。另外,在市场经济条件下,企业为了求得生存与发展,需要不断引入各种先进的管理经营理念,这些理念都需要复杂的数据模型和知识库、方法库的支持。同时,企业自身的业务量也比以前明显地增加,这些因素都不是核算型财务软件所能解决的,这必然要实现由核算型向管理型的跨越。

二、管理型财务软件名称的界定和特征

会计是企业管理的一个重要手段。开发与应用财务软件,是为了加强企业的财务管理。直到20世纪80年代,财务软件仍被称作会计核算软件。国家财政部颁布的有关会计电算化管理的规章制度,如《关于会计核算软件管理的几项规定》、《会计核算软件功能规范》、《会计核算软件评审规则》等,都使用了“会计核算软件”这个称呼。现在我们需要开发与应用事前有预测、决策,事中有规划、控制,事后有核算和分析的全面管理型的财务软件,为了与前述只有事后核算为主要内容的会计软件有所区别,我们称其为管理型财务软件。经过几年来的使用,管理型财务软件已经为财务软件业界大多数人所接受。根据人们对财务软件发展及其功能的需求,笔者认为管理型财务软件应用需具备如下特征:

1.管理型财务软件应具备完善的核算功能。核算是管理的基础,管理型软件只有利用会计数据的核算结果,才能对其进一步处理,产生企业所需的管理信息。所以,管理型财务软件必须包含核算型软件的账务处理、工资、成本、销售、固定资产、报表等子系统,它是建立在核算型财务软件基础之上的。

2.管理型财务软件应具备预测、管理的功能。对于管理型财务软件,我们不仅需要它有完整、全面的事后核算,更需要财务软件能够对经济活动进行事前的分析、预测以及事中的调整与控制。为了让用户高效、方便地使用软件,必须通过系统集成技术,把综合化的多功能系统组合起来,形成一个功能强大的管理型会计信息系统。

3.管理型财务软件应是企业管理信息系统的组成部分。管理型财务软件为我们提供的是企业综合、全面的管理信息,如果只依靠财务部门是远远不够的,需要企业的生产、销售、采购等部门与管理型财务软件建立紧密的接口,及时、准确地将数据传递给会计系统,从而建立起以管理型财务软件为核心的企业管理信息系统。

三、管理型财务软件应完善的问题

1.关于核算型财务软件的完善程度。由于管理型财务软件的管理与决策所需的数据,大部分来自会计信息系统,因此,核算型财务软件是为管理型财务软件提供数据的基础。基于此,形成了以现有核算型财务软件为基础,对其功能与结构加以扩充与完善的管理型财务软件的开发思路。如:将应收应付账款处理扩展为从材料采购、产品定货的合同管理,到材料库存、产品销售的整个进销存系统管理。这就对核算型财务软件提出了更高的要求:一是核算型财务软件要易于扩充和修改,能顺利实现二次开发;二是由于管理会计所需数据有许多要对财务核算的证、账、表进行分解,因此要求核算型财务软件要对有关数据进一步分类细化。

2.关于成本核算模块通用化。我国财务软件的商品化发展虽已日臻成熟,但成本核算模块的通用化问题一直未得到解决,这也在一定程度上影响了财务软件向管理型、决策型方向的发展。导致成本核算模块通用化困难的原因在于:成本核算方法因企业业务流程、企业规模、产品成本构成、管理要求及习惯做法的不同而有所差异,使得成本模块设计难于统一。

3.关于与其他管理信息子系统的联系。企业要开展经营预测、决策、控制和分析,不仅需要财务数据,而且还需产量、质量、物质、劳资、设备等各方面的信息资料,这就要求解决好现有软件与其他系统之间的接口问题,实现不同系统间的数据传递。最好是能对企业管理信息系统进行全面规划与整体设计,实现系统高度集成、数据完全共享,建成一个集业务管理、生产管理、会计核算及财务管理于一体的企业管理信息系统,以实现物流与资金流的同步与统一,保证成本数据的准确、及时,满足管理会计对非财务数据的需求。

四、如何加快管理型财务软件的应用

由于核算型财务软件已发展较为完善,同时,企业对管理型财务软件有较大需求,因而,在今后的应用软件市场中,管理型财务软件将占据较大的份额。而就目前情况来看,管理型财务软件的发展并没有人们所期望的那样有太大的实质性突破,有些所谓的管理型软件只是在原有的核算型基础上增加了有限的、简单的分析功能,与人们的真正需求相差甚远。如何推动管理型财务软件在正确的方向上快速发展,是很多学者与软件业亟需解决的一个问题。笔者认为应从以下几个方面考虑:

1.政府进行有效的宏观调控。要充分利用政府职能部门的调控手段,一方面尽快建立完善的财务软件市场;另一方面要投入力量,进行帮助扶持,并组织力量,进行关键技术的攻关。同时,为了发展我国的财务软件,开发拥有自主知识产权的管理软件,应对我国的财务软件行业进行适度的保护。

2.以完善的核算型软件作为管理型财务软件开发的基础。对企业的经济活动进行事前的预测、分析和决策,事中的控制过程,必须在事后的核算结果的前提下进行。因此,管理型财务软件应在核算型财务软件的基础上建立和扩展,应与核算型财务软件相兼容,从而减少软件开发的难度与成本。

3.会计软件行业的联合是行业整体发展的保证。这几年,国外企业已瞄准了我国财务软件这一巨大市场,纷纷登陆,抢占滩头阵地。面对这种情况,如果国内企业间缺少协作,则容易被竞争对手击败。财务软件行业要迅速发展,抵御国外管理软件对中国市场的侵占,不仅要接受政府部门的管理与支持,还需要在行业的内部实行自律管理,协调行业内部的矛盾,设定行业内部都应遵守的标准,成立财务软件行业协会是一种行之有效的方式。

4.加强软件业之间的联系,加大技术整合力度。由于管理型会计要完成的不仅仅是核算,还应是核算基础上的分析与预测,这需要强大的方法库、模型库和知识库的支持,这是财务软件行业所不具备的。因此,单独依靠财务软件公司的联合还不足以开发管理型财务软件,财务软件业应与其他软件行业相结合,集中技术力量,共同完成管理型财务软件的开发与设计。

5.吸收国外管理软件先进的管理理念与开发技术。在我国财务软件发展的初期,财务软件的开发都处于一种闭门造车的状态,缺乏必要的经验交流,这使得我国的财务软件在发展过程中走了很多弯路,造成了一些不应有的损失。所以,在开发管理型软件的过程中,应避免这种情况的发生。国外的管理软件在开发技术上、经营理念上和管理思想上都有很多优势和长处,我们可以充分地借鉴和吸收,洋为中用,这是一种有效的、快捷的管理型财务软件的开发方法。

五、管理型财务软件应用需注意的问题

1.建立自主的管理型财务软件。虽说借鉴国外管理软件是一种管理型财务软件设计的捷径,但并不是不加分析地照抄照搬,而是要结合我国财务处理与企业管理的实际情况,开发出符合我国国情的管理型财务软件。同时,为了企业向国际化的发展,在软件开发过程中应充分考虑国际上的惯例,保留必要的数据接口,以便与国际业务相融合。

2.管理型财务软件的规范化。核算型财务软件之所以能实现通用化并广泛应用于会计实务,主要是因为通过指定会计准则和会计制度,使得财务会计工作基本实现了规范化。管理会计由于是用于内部管理需要,采用的方法和程序灵活多样,因而加大了编制通用的管理型财务软件的难度。而且,管理会计有关规划、决策、控制与业绩评价的主要方法,又大量应用了一些复杂公式和数学模型,手工操作难以胜任。开发管理型财务软件的目的,就是要实现管理会计电算化,使管理会计的理论和方法能够普及应用。对管理会计进行适度规范化,选择那些对管理会计实务有普遍指导意义的基础理论、基本概念和具有较强通用性的方法进行规范化,必将有助于管理型财务软件的开发和推广应用。

3.充分考虑企业发展的新形式。随着计算机应用的普及,特别是网络技术的快速发展,企业在进行经济活动的过程中出现了越来越多的新形式,网上采购、电子货币交易已逐渐被企业所采用,电子商务等形式在企业的经营活动中发挥越来越重要的作用。所以,在开发管理型财务软件时应充分考虑这些新形式对财务软件的需求。

4.不应过分追求管理型财务软件的通用化。财务软件在我国会计电算化事业的发展中为会计电算化的普及与推广发挥了不可替代的作用,其中一个重要的原因就是财务软件的通用性。通用的财务软件投资集中,设计周全,售后服务较易管理,这使得一套财务核算软件可以在多个企业、不同行业中广泛地采用,但这种情况在管理型财务软件的应用中却并不是可取的方法。首先,企业的管理型财务软件是在核算的基础上对企业的经济活动进行预测和分析,所以它既包含大量的核算功能,同时又要对核算结果进一步的处理,而这些处理是建立在复杂的模型分析之上的。所以,如果在管理型财务软件的设计中再遵循通用性的设计原则,将会使系统变得十分庞杂,必然会造成系统的初始化设置工作内容过多,系统定义过于抽象,这会使得用户在使用过程中难于理解和控制,从而在心理上产生对管理型财务软件的抵触情绪,不利于软件的推广和应用。同时,对于一些规模较小的企业来说,庞大而复杂的分析、管理功能在实际工作中并不能完全发挥作用,这就使得一些企业用较高的价钱买回实际上很多内含功能长期闲置的会计软件,造成人力与财力的隐形浪费。其次,由于在财务核算过程中财务处理程序只有几种,又因计算机的特点,所以核算型财务软件基本上都是以记账凭证财务处理程序作为核算的主要方法,这就使得通用型软件得以普遍采用。而对于管理来说,我国的企业管理起步较晚,在管理理念上、方式上和水平上都存在很大的差异,对于管理的认识和管理的要求很难达到一致,这也是限制管理型财务软件通用化的一个主要因素

虽然上述这些因素限制管理型财务软件的通用性,但是并不是说我们就完全放弃通用,各自为政。在小的范围之内企业的管理需求还是存在规律可以遵循,我们可以把范围定义在相同规模上,或者是相同行业内,都可以设计本范围内使用的管理型财务软件。一般来说,我国企业中小规模居多,所以管理型财务软件的开发应侧重于中小企业,建立中小企业各行业通用的财务软件。而对于管理较为先进,需求复杂的大中型企业,可以采取“通用软件+定点开发”相结合的方式,但这种方式并不是众多企业逐个来实施,而是不断完善成某一个行业的管理软件。

5.重视财务软件开发人才。财务软件开发水平直接制约着财务软件的质量。因此,财务软件开发队伍,急需既懂管理又懂技术的复合型人才。只有这种人开发出的管理型财务软件,才能真正成为企业的好助手。此外,计算机技术与信息技术日新月异,开发人员还要有快速学习的能力,才能使开发的软件建立在先进的技术与理论构架之上。

6.财务软件实施的专业咨询。管理型财务软件最终将作为企业管理信息系统的一个子系统出现,软件的设计既要考虑到企业管理的现状,又不能局限于把原有的会计模式和管理模式进行简单的移植,而应采用先进的实用性强的管理技术和方法。由于相应的软件系统结构复杂,软件实施就成为企业应用软件的关键环节。软件实施包括对企业进行业务流程重组,协助用户进行信息标准化及规范化编码,以及根据用户特殊业务需求对软件进行的客户化改造等。借助于专业化的咨询服务队伍,不仅可以承担软件实施的复杂工作,也符合管理软件国际发展经验和现代产业发展分工细化的原则,对推动国产管理软件的成功应用,提高企业管理水平也将起到积极作用。

参考文献:

[1]章程.中国财务与会计制度改革评述[J].财务与会计,2000,(12).

[2]王衍.浅议《软件产品管理办法》与《会计电算化管理办法》[J].中国会计电算化,2001,(4).

[3]梁亚玲.试论我国财务软件应该向国际化方向发展[J].中国会计电算化,2001,(4).

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