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行政事业单位财务会计档案管理对策

2020/09/05 阅读:

【摘要】会计档案作为会计工作的一大重要部分,其主要职能是对一个单位当中产生的经济业务往来进行记录和保存,作为之后的重要参考史料以及证明。本文通过探究事业单位财务会计工作当中出现的问题,有针对性地给出对策,希望能够对行政事业单位财会档案管理问题的规范化起到一定的借鉴和帮助作用。

【关键词】事业单位;财务会计;档案管理会计

档案是指单位在进行会计核算的工作过程当中进行接收、记录、保存的有价值的、能够反映出该单位经济业务往来的,表现为文字、图片、表格等形式的资料。这些资料包括原始的纸质来往订单、账目以及各项发票,也包括会计电算化产生的所有经济事项往来中的电子信息化档案记录。主要的资料包括但不限于:会计凭证、会计账簿、分时间段财务报表以及其他所有与经济往来相关的原始资料凭证。这些资料对于会计工作来说是工作的一个重要部分,对于行政事业单位整体来说,则是详细的单位档案中的经济记录档案,在进行事业单位的监管、评价、责任追究等事务当中具有极其重要的参考价值。

一、行政事业单位财务会计档案管理问题

(一)思想认识问题。对于财务会计工作,行政事业单位的管理者通常比较重视,但是更加重视的则是财务会计直接与单位活动或是决策相密切关联的记录、管理、决策等方面的职能,而对于不直接反映在其他事项上的会计档案管理工作重视程度不够。会计档案管理工作的重要意义在于能够对已有经济活动的资料进行较为有效的整理,并且促使单位凭借优秀的档案管理工作提升办事效率。各行政事业单位对于财务会计档案管理的最基本因素是人,即进行档案管理的工作人员。在行政事业单位当中,由于本身各部门体系较为庞大,同时又存在对于该项工作不够重视的单位,在这样的单位中进行档案管理的人员大多数是非专业性人员。这些工作人员没有专业化的技能和知识,对于档案管理只凭借经验来进行常规工作,然而他们整理出来的会计档案达不到真正的档案管理要求,查阅起来十分困难。另外,有些单位甚至没有专职档案管理人员,单位中各部门的不同会计档案资料都由各部门直接自行保管。在以往的相关会计档案管理规定当中,明确了会计机构内部需要有专人进行会计档案的保管。然而最新修订的办法指出,会计管理机构可以对于当年的会计档案进行3年之内的临时保管。除以上问题之外,部分行政事业单位本身的会计档案管理制度缺失或完善也是导致整体会计档案管理出现问题的一大重要原因。(二)工作规范性问题。在会计档案的形成和保管过程当中,部分单位和工作人员所利用的保管方式十分混乱,毫无逻辑可言,完全不满足专业化的档案管理需求,最终导致在档案的调用和查看方面造成困难。而与此同时,档案的查阅又由于需要各项手续和硬性规定,需要走较为麻烦的限制路线,使得已有的会计档案无法被很好地开发利用。另外档案的销毁工作也存在着难以解决的“硬骨头”,主要在于定义销毁困难和无人敢于销毁等方面。(三)电子化的会计档案管理问题。大多数单位的档案管理更加重视与纸质的资料归类保存。对于会计这项工作来说,纸质的会计凭证、会计账目以及财务报表等是事业单位较为重视的会计资料。然而对于电子化和信息化的会计数据档案存储却没有较多的认识和打算。在信息化和数字化技术日渐成熟的今天,会计工作更多地向电子化方向发展。部分资料虽然能够以备份的形式较好地保存下来。然而还是可能会出现数据丢失,信息在不同的设备无法进行读取的后果。新修改的《会计档案管理办法》对于电子会计档案的移交和保存等都有了明确的规定。这说明已经有较多数量的单位采取了电子化和信息化的会计档案存储,然而却少有能够提出或是建设出一项解决电子化信息信任和信息安全问题的平台,说明我国的电子化财务信息管理还有较长的路要走。

二、财务会计档案管理建设的可行对策

(一)提升人员素质,提升对档案管理的关注。首先,对于行政事业单位的领导层来说,强化对财务会计档案管理的意识是较为重要的方面。只有领导对于该工作有足够的重视,才能够切实将工作列入建设日程上,从而促使会计档案管理的规范化。其次,会计档案管理工作人员需要得到全面的、专业的档案管理技能和知识培训。促使其在之后的工作上能够具有更加专业的工作水平。使档案管理工作更加符合标准,更加方便快捷地对单位的财务会计资料进行整理。最后,会计管理制度建设与完善是进行财务会计档案管理优化的一项重要保障。各行政事业单位需要根据相关法律法规,结合自身的实际情况,建立和完善一套能够应用于单位整体、能够覆盖各项经济活动的会计档案管理制度。并且在制度中明确相关人员的工作职责和工作权利,以制度层面的规定来保证档案管理人员对该项事业的积极性。同时以制度规定相关保密程序,从较高的程度上保护好相关人员的隐私安全。(二)规范会计档案管理。会计档案管理的规范主要分为三个部分,分别是会计档案的产生、保管与查阅。在各单位进行日常的经济活动当中,将会产生不同的原始会计凭证,需要对这些凭证进行及时的整理、保存和签章工作。在这一工作阶段,首先需要较强的及时性。如果没有及时进行原始凭证的整理,在一段时间过后将出现各种凭证相互交叉,工作难度和复杂程度直线上升。在日常的建档工作当中,可以在核对完档案内部内容之后,在档案袋上标注缺失内容或是分类信息,以便于存放和查找。在会计档案的保存工作当中,需要将对应档案在规定时间内交由规定的档案管理地方。例如部分会计资料在财务会计部门有临时保存地方,而在周期外需要则及时移交给所在单位的档案保管室。对于会计档案的查阅来说,会计档案不同于其他的档案类型,它详细记录了所在单位经济活动的一举一动,因此具有比较重要的隐私性。在进行会计档案调查以及查阅的过程当中,首先需要完善资料调查的审批制度,保证资料的取用、归还都有清晰记录,以促进查阅者责任感的提高。(三)电子档案管理。对于以电子化形式出现的相关会计资料和档案,应做好如下环节:首先,需要做好备份,特殊格式的档案材料在备份同时需要做好相关读取软件的备份。其次,电子化和信息化的会计档案资料需要被完整和准确接收与读取,这是符合国家会计工作标准的凭证、账簿、报表等资料的前提。最后,一个安全有防护功能的管理信息系统是电子档案管理所必需的,这样的系统能够对会计信息档案进行存储,并且满足电子化的调用和共享功能,该系统需满足外界干扰或入侵的强大防护作用。(四)工作监督。会计档案对于行政事业单位有重要意义,不能随意披露和曝光,为保障信息安全,需要强化监督工作。监督工作可以借助审计部门或是财政部门的业务检查工作来进行,将会计档案的规范化管理工作作为审计检查或是财政监察的一大重要环节,充分保障信息安全,调动人员积极性。只有单位内部对于档案管理规范性有所重视,会计档案管理水平才能够有所提升。

三、总结

在行政事业单位的会计档案管理工作当中,存在较多的共性问题,主要有思想认识问题、工作规范性问题以及电子档案的管理问题,本文就这几项主要问题给出了提升人员素质、规范管理流程、建设电子档案管理工作、加强工作监督等有针对性的解决措施。

【参考文献】

[1]王煜.探讨行政事业单位的财务会计管理改革创新分析[J].财会学习,2019(11):76.

[2]魏喜玲.探讨行政事业单位的财务会计管理改革创新分析[J].财会学习,2016(04):11-13.

[3]魏敏.浅谈行政事业单位财务会计管理的创新[J].才智,2014(11):295-296.

作者:欧小贝 单位:广东省肇庆市疾病预防控制中心

行政事业单位财务会计档案管理对策

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