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国企财务工作中SOP的应用

2019/07/10 阅读:

摘要:老徐(徐静蕾)自导自演的电影<杜拉拉升职记>中,杜拉拉刚进DB公司,人事行政专员Maggie对新入职员工讲的一段话颇为引我注意,原话如下:“……DB是全球五百强,做什么事情都是有SOP的,也就是我们管理上常说的‘标准作业流程’。这么举例子吧。一个人在DB想走路,先抬左脚还是右脚,每次抬多高,每步花多长时间,都可以再SOP中找到依据……”此段台词虽有所夸张,但也经常让笔者想起在深圳某五百强企业工作的几年经历,深有同感。笔者曾在经管部门(相当于国企中的财务部门)工作超过五年时间,亲自参与修订过财务方面的SOP。以我了解的实际情况来看,笔者见到最多的是国企财务制度的文件,而作为财务制度具体化的各种易操作的SOP,作为规范性文件,甚少见到及听说,深以为憾。说起SOP,笔者认为有必要对SOP做一简单说明。

关键词:SOP;国企财务

一、SOP简介

(1)所谓SOP,是StandardOperationProcedure三个单词中首字母的大写,即标准作业程序,就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。用通俗的话来说就是“傻瓜手册”。(2)SOP的起源:在十八世纪或作坊手工业时代,制作一件成品往往工序很少,或分工很粗,甚至从头至尾是一个人完成的,其人员的培训是以学徒形式通过长时间学习与实践来实现的。随着工业革命的兴起,生产规模不断扩大,产品日益复杂,分工日益明细,品质成本急剧增高,各工序的管理日益困难。如果只是依靠口头传授操作方法,已无法控制制程品质。采用学徒形式培训已不能适应规模化的生产要求。因此,必须以作业指导书形式统一各工序的操作步骤及方法。(3)SOP往往具有以下一些内在的特征:SOP是一种标准的作业程序,SOP是对一个过程的描述,更强调的过程管控,不是一个结果的描述;同时,SOP又不仅仅是制度的具体化,SOP文件中包括更多、更精准的细节规范要求。SOP是一种操作层面的程序,是实实在在的,具体可操作的,不是理念层次上的东西原则性阐述,是理念上的东西具体展开。(4)SOP的主要术语:权责,清晰的权责界定,强调“做什么”,作业细则,简单明了的操作规范,强调”怎么做的问题”;“流程图”,从一个工作整体的运行结构中了解你所处工作上下衔接的环节;“表单”,SOP中对表单的填写有特别精准的要求规范,对表单的某项都需要做一一说明,甚至会让大多国企同仁感到烦琐。SOP但恰恰就是这样,通俗易懂的特点,让此前未接触过某项工作的人易上手。制度,基本上以权责的描述为主,反复强调“做什么”,至于“怎么做”,说的不够明了,全靠各自的理解。跨部门的业务制度,易人为分割,衔接环节不畅。(5)SOP的精髓,就是把一个岗位应该做的工作进行流程化和精细化,使得任何一个人处于这个岗位上,经过较短时间培训后都能很快胜任该岗位。与之相比,国企的财务制度,更多的是原则性的阐述,每个财务人员根据自己的经验理解,容易造成一定的歧义,某项财务工作要一般性的掌握需要大致一年左右的时间。(6)SOP是一种标准的作业程序。所谓标准,在这里有最优化的概念,即不是随便写出来的操作程序都可以称作为SOP,而一定是经过不断实践总结出来的在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计。说得更通俗一些,所谓的标准,就是尽可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化。细化,量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。比如,手机之类的电器的使用说明,一般人都可以看得懂,也没什么歧义。SOP标准化作业程序SOP不是单个的,是一个体系。(7)SOP的基本作用:①将企业积累下来的先进技术和经验,固化在标准文件中,以免因技术人员的流动而使技术流失;②使操作人员经过短期培训,快速掌握较为先进合适的操作技术;③根据各部门不同权责和作业标准,易于对错误的、不当的结果分析出产生的原因,哪个部门的哪个环节出错,导致不好的结果产生,一目了然。(8)SOP在企业中的应用:应用最广泛,也为大众熟悉的的当属产品使用说明书,任何企业的产品说明对某一产品的使用说明介绍得很详细,有图有文字说明。只不过一般人不用SOP字眼使用产品说明书,实质上是一样的。SOP在企业中应用广泛的是生产方面,但不仅仅在生产,SOP可以从企业的生产、经营、销售、售后等整个生产周期得到最广泛的应用。比如笔者曾经所在的五百强企业,对SOP分为四大类:工管,与研发有关;经管,与经营及财务有关;生管,与生产采购等供应链有关;品管,与质量有关;涉及企业整个经营活动。笔者认为,国企的SOP大致可分类这八类:生产、销售、研发&技术、质量、财务、经营、人力、投资。

二、国企财务工作能否SOP

为什么国企财务工作中较少采用SOP呢?笔者以为主要有四点,一国企财务工作相对稳定,人员流动性不强;外企人员流动性较强,以笔者曾经工作的那五百强企业来说,每天进、出人员在七八千,甚至超过万人/天的也发生过,对于这样的外企来说,新入职员工的培训如像国企那样“师傅带徒弟“模式,不现实,且培训成本过高。二国企财务工作传统上以经验传授为主,师傅带徒弟,徒弟能悟到多少,就看徒弟的悟性了;外企更注重操作性的规范,指导你的工作如何做,怎么做,分几步做,都有一整套程序的文件作为依据。三国企财务管理工作相对人性化,新入职员工的培训一般都有老师傅带,能很好地通过帮带学上手;外企财务工作较为繁重,每个人负责的事务繁多,未有空闲来教新人学习,外企中的每个员工都相当于一部机器的一个螺丝钉。四国企不如外企那样更注重细节、分工更细化,SOP恰恰是细节的精准描述。外企的财务工作也需要遵循国内相关的会计制度,会计法律、法规,外企的财务依据SOP操作,严格执行,财务工作也得到较为有效的运作。此外,会计工作与人力管理等工作相比,更具备操作技术性,规范性的要求更多,更适合SOP在财务工作的展开、推广。

三、国企如何做财务方面的SOP制作

SOP,需要了解SOP的基本格式。SOP的基本格式包括两部分内容,一是封面,包括文件层级、主题、发行时间、发行版次、目录、制作及审核的权责人员;二是具体内容,包括九部分内容,如目的、概念、管控范围、管控原则、流程图、权责、作业细则、参考文件、附件及表单。怎么制作SOP呢?笔者试在此做一简单说明。

(一)应设立专门的机构统一负责制定笔者曾经待过的外资企业,设置一个专门的系统规划部门,专门负责制定不同的流程。一般先知道这个SOP的主导部门是哪个,前后衔接的部门,在制作SOP前,花费大量时间了解各相关部门的业务需求,然后统一汇总,协商,达成各部门的共识,然后开始制作。制作过程中还不断与业务部门沟通。第三方编写SOP,才有可能做到客观,兼顾各部门不同利益。

(二)假如企业不具备相应的人才储备成立专门的机构,不妨按以下步骤操作(1)假如明确将要制作的SOP层级:封面上对此文件的层次要求很明确。具体到财务,如果制作全面预算方面的SOP,首先需要确定层级,全面预算在财务中属于第二级文件,如果从公司层面来看,则属于第一级文件。(2)事先明确SOP的制作、审核、核准人员的权责。针对不同的财务SOP,牵扯到公司整个经营情况的SOP,是需要经过企业最高层领导会议通过,主要以财务二级SOP为主;一般性的财务三级、四级SOP,企业的最高财务负责人核准即可。(3)确定SOP流程图。先根据具体的工作做流程图。真正把流程图制作出来,此SOP基本上就成功一半,具体的“权责”对流程图的补充,“作业细则”是对流程图的展开。此外,从流程图中也进一步了解到前后衔接的业务,从而去推动其他工作的开展。SOP流程图最大的特点在于需要做审核的节点,是个双向流程,“YES”,则意味着正常流程可继续进行;“NO”,则需要退回上一环节,修改后再重新回到此一环节继续审核。(4)调查了解与财务工作前后衔接环节。与财务工作前后对接的部门和人员,财务模块SOP制作人员需要了解就流程图涉及的日常业务经常协调不畅或有问题的环节与之沟通,从而为制作出的SOP操作更具说服力。准备工作做得越充分,接下来制作SOP则就相对容易,否则就要反复的修改本可规避的问题。(5)正式制作SOP。整个SOP制作的三个关键环节,制作流程图,界定相关部门人员权责,编写清晰易懂的作业细则。作业细则,要求对操作过程中出现的各种可能,一一列举,此外,如果与财务系统有关,需要抓取相关的画面作为操作步骤。这也是SOP的一大亮点,图文并茂。用心去做,才能把SOP做好。由于编写SOP本身是一个比较繁杂的工作,往往很容易让人产生枯燥感觉,但SOP这项工作对于公司来说又非常重要,公司在这方面也要进行必要的投资,否则不会取得真正好的效果,甚至走到形式主义的负面去了。正象一位劳模所说,“认真做事只能把事情做对,用心做事才能把事情做好”,并用这句话和大家共勉。(6)由相关权限主管签核,发行。

参考文献

[1]百度百科中关于SOP的介绍.

作者:范学伟 单位:陕西柴油机重工有限公司

国企财务工作中SOP的应用

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