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ERP系统环境下财务管理

2009/09/25 阅读:

[摘要]随着信息化应用的加速,经济国际化发展的深入,直接导致企业管理决策及业务处理复杂化加剧,管理思想先进化的不断演进,ERP系统在企业中得到越来越广泛的应用。而ERP系统所有模块运用的结果最终体现在财务模块上,因此可以说,ERP中的财务管理系统带动整个企业的ERP工作。它将财务会计、管理会计的思想与业务流程集成到一体,从而实现了管理会计与财务会计的一体化,以及财务业务的一体化。ERP成为运用全新的管理思想,为企业提供业务集成运行中的资源管理方案,以提高企业核心竞争力的有效工具。

[关键词]ERP系统财务管理企业信息化

ERP是信息时代企业实现现代化、科学化管理的一整套经营管理的整体解决方案,它为企业提出了一个全新的管理思想,将影响企业组织生存和发展的环节统一起来,在综合企业所有资源的基础上给出企业管理的决策,以最快的速度提高着企业的竞争力。在ERP系统下的财务管理也呈现出与原有财务管理的新变化,带动财务管理走向新的发展空间。

一、ERP系统概述

ERP就是企业资源计划系统,是由美国著名的GarterGroup公司提出的一整套企业管理系统体系标准,是指建立在信息技术基础上,以提高企业资源效能为系统思想,为企业提供业务集成运行中的资源管理方案。换句话讲,就是把企业信息数字化,运用先进的管理思想和科学技术为管理者提供一种现代化的管理平台。

ERP系统是覆盖整个企业管理的信息系统,它将企业的财务管理、供应链管理、制造资源管理、项目管理、人力资源管理等环节进行了有机的整合,实现了企业资源管理及业务流程管理的一体化。在ERP系统中,企业信息资源能够充分共享,数据在系统间能够流畅传递,不仅内部的各模块充分集成,同时也与供应链和生产制造等系统也达到了无缝集成,形成企业一个完整的供应链,实现对物流、信息流、资金流的集成管理。

二、ERP环境中的财务系统的重要性

财务管理的对象是企业资金流,是企业运营效果和效率的综合表现,因而财务信息系统一直是各种行业的企业实施ERP时关注的重点。ERP系统把客户需求和企业内部的制造活动,以及供应商的制造资源整合在一起,使得企业各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈,加强了对企业资金流的全局管理和控制。

资金流的控制对企业经营生产、投资决策都有着至关重要的作用。在竞争日益全球化的今天,企业对资金流的控制已经远非以前可比,不但需要管理整个企业或集团资金的流量和流速,还要能分析出问题出在哪里等,必须要为企业的决策管理做出及时准确地数据分析。财务逐步成为ERP的重要组成部分,是信息基础的核心所在。无论是传统的信息管理模式还是ERP系统管理模式,财务管理始终是核心的模块和职能。

成功实施ERP管理系统,捷径就在于ERP管理系统的各电子功能模块服务于财务管理模块,方便公司对企业价值链、资金等资源进行不断优化,以达到信息的高效、即时反映和反馈,为企业管理提供可靠的资源信息,提高企业的核心竞争力。

三、ERP开创了财务系统新的特征

财务管理的功能主要是基于会计核算的数据,加以分析,从而进行相应的预测,管理和控制活动。ERP的应用不仅直接促使财务计划、控制、分析和预测,即事前计划、事中控制和事后反馈功能得以完整实现,还为企业财务管理提供了更广阔的发展空间。

1.促进了财务管理系统的规范化

ERP财务管理系统可以对各项业务进行规范化计量并自动生成相应的凭证,保证了会计信息的规范性和可靠性,保障了财务管理所需信息的质量。

ERP突出了财务管理的整体性,获取信息的时效性和信息服务规范性。在ERP环境下,财务管理由静态走向动态,实现了实时跟踪功能,每一笔整体业务的发生都能够立刻反映出来。经过处理的会计信息能同步反映企业物流、信息流的动态,为物流监控提供迅速、规范的信息依据,方便企业管理者制定决策。并保证财务部门与供应链的相关部门都能迅速得到所需的规范化信息,保持良好沟通。

2.促进了财务管理系统决策科学化

ERP系统还能提供多种管理性报表和查询功能。使用财务分析模块,能够更全面地提供财务管理信息,为战略决策和业务操作等各层次的管理活动提供服务。它将财务会计、管理会计的思想与业务流程集成到一体,从而实现了管理会计与财务会计的一体化以及财务业务的一体化。ERP本质上是一个模拟系统,财务数据进入ERP系统之后,很容易计算出各种变化的影响。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正。这就大大缩短了企业进行决策的时间。

借助于ERP财务系统,模拟企业在不同的利润率、成本影响下,分析企业资金流与物流发生的变化后,再慎重地做出决策,有利于提高企业适应力与竞争力。

ERP系统的优越性就在于它能够提供企业经营管理者需要的各种营运信息,使管理者能适时做出最好的决策,有效地适应市场变化的需要,为公司获取丰厚的利润。

3.促进了财务管理系统的综合性

过去的会计工作仅仅面向历史,起着记录的作用。这样记录的财务信息无法对生产管理加以控制。然而当今,企业面临日趋加剧的市场竞争环境,势必要求企业物流、信息流、资金流的统一,生产、财务、销售的统一。而现在ERP系统可以把企业的生产和财务管理集成在一起。在一个集成的环境下,各个子系统信息高度共享。当生产经营系统正常运行时,驱动会计核算系统正常运行。所以,信息处理系统将会得到一套比以往任何时候都更为有效的数据作为工作的基础,必然促使企业的计划控制能力得到空前的提高。其原因在于,生产系统和财务系统在同一环境下,就可以用相同的信息来表述企业同一业务。从根本上讲,生产与财务有着相同的处理业务逻辑,只不过前者用物料计量单位表示,后者用货币单位表示而已。也就是说ERP作为整个企业的信息系统,使得企业整体合作的意识和作用加强了,通过准确、及时、统一的信息传递,为企业制定统一的计划创造条件,使企业目标集中在同一方向,以统一的工作流程观点和方式来运营、管理企业,而不是把企业当作一个个部门的组合。

传统的核算型软件在技术上受到很大限制,无法在进行财务决策充分完成对无形资产的评估和计量。而采用ERP系统的财务模块,就可以解决这个问题,因为它除了财务管理系统,还包括供应链管理、人力资源等系统,这样就可以从各方面考虑,采用更为合理的方法对无形资产进行确认、计量分析。4.促进了财务管理系统的实时性

随着全球信息化的发展,企业为了确立竞争优势,必将更加关注产品进入市场的时间、质量、服务水平和运营成本的降低,并且能够迅速在降低的各类经营成本和缩短产品进入市场的周期间寻求平衡,提高对企业内部其他部门和外部组织的财务管理水平,外部环境的变化迫使企业管理决策必须实时性。

传统的财务系统由于要在事项完成之后才能为管理当局提供决策数据,因此很难能够满足管理的需要。而ERP系统包括:采购模块、库存模块、销售模块、制造模块和财务模块五大模块。ERP系统的重中之重就是财务模块与其他模块的集成,而财务模块又分总账模块、应收模块(与销售模块的集成)、应付模块(与采购模块的集成)和成本模块(与库存模块和制造模块的集成)以及资金管理、固定资产管理、费用管理、报表管理、集团财务报表的合并、财务分析等。以前到月底才能由各部门上报的资料,现在随时在系统中就可看到:每日库存的收、发、存状况;采购的每一种产品的价格情况;生产任务的完成情况;收入的实现以及货款的回收等情况随时可在财务模块看到。这样财务人员能比以前更加迅速准确地了解企业的资源的利用状况。

应用ERP集成的财务管理能够实现对全球经济信息的快速反馈,帮助企业应市场全球化的要求,合理规划供应链中的信息资源。ERP系统是一个动态的实时管理系统,财务管理活动从单一的财务部门扩展到各企业内部的其他相关部门,能够快速对企业经济业务的发生、发展和结果进行实时全面记录和控制,迅速为企业提供丰富的战略性财务信息,满足企业参与国际竞争的需要,对企业财务管理国际化具有重要的推动作用。

5.实现了财务管理系统的全球化管理

目前,ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映到财务管理信息处理,再到多层次、全球化财务管理支持的转变。这些转变具体体现在:吸收并内嵌了国际先进企业的财务管理实践,具有多币种的会计处理能力,可以对跨国公司内不同类型企业的财务报表进行合并,并对科目的余额追溯至原始凭证。为企业提供具有国际可比性的会计信息,为分布在世界各地的分支机构提供统一的会计核算和财务管理平台,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程,为企业全球信息化发展提供前提。

四、ERP环境中财务系统存在新的风险

ERP环境下的企业财务,从核算型走向管理型,从事后控制走向事前、事中控制,在其实现过程中自然会产生新的风险。

ERP下财务管理系统财务与业务紧密集成,新的信息系统结构必然会导致会计业务流程的重组,如果财务人员无法从整体上把握新的流程,必然会造成资源的浪费、效率的降低。

ERP是以各个功能模块的结合,内部信息四共享的应用软件,一笔日常业务会带动其他子系统做出相关反映(例如:自动记账、过账、抵消、结转等),这样往往会掩盖真实的业务处理过程,导致财务人员可能无法直观的分析出业务处理状况。财务管理系统的内部控制不会再强调对每一笔业务进行检验,而是突出业务的实时控制。控制是以数据、命令输入计算机为前提的。这个数据的准确性直接关系到企业决策的正确性。

作为企业管理信息化进程中重要的一项内容,ERP系统在企业中得到广泛应用。但是,当我们关注其为企业带来巨大的管理提升和经济效益的同时,也必须充分认识到由于ERP系统自身的特点所带来的风险。针对这些风险,特别是财务管理方面的风险,研究和制定ERP环境下企业的财务管理策略,是ERP应用中不容忽视的新课题。

五、ERP系统环境下需要创新财务管理

所谓财务管理创新,是指理财主体通过引入一种更有效而尚未被众多其它理财主体所采用的管理方式和方法,改变原有的管理模式,建立新的管理模式,从而在要素不变的情况下,提高理财效率和经济效益。

在ERP系统环境下进行财务管理创新,首先要树立财务管理创新观念。在全球信息化背景下,用市场经济的眼光去审视各种经济问题和财务活动,有长远的战略安排,不断开拓创新。其次要创造出新的财务管理理论与方法。无论是传统的财务管理理论和方法,还是现代的财务管理理论与方法,都必须与现代经济发展相适应。比如传统的财务管理是建立在传统的供求平衡原理之上的,大部分产品的生产是以物质和能量为主体的,其使用价值以物质实体为依托。而ERP环境下的财务管理,其产品可能是信息和知识,其交易手段可以通过网络来进行,其供给与需求已经发生了与传统不同的变化。

在ERP环境下,企业财务管理面临许多新的挑战。不仅要求财务信息的及时、全面和共享,还要求财务管理部门能够参与企业决策,实现事前预算和服务企业的职能的创新。在此情况下,每个实施ERP系统的企业都要慎重地重组其财务管理部门,转变观念,实现成功的职能转变。企业在实施ERP前,必须分析企业现在以及将来的管理需要。以财务管理为中心的企业管理思想是一个永恒的主题,最适合作为实施ERP的指导思想。所以首先将以财务管理为中心的企业管理体系和业务流程规范好,然后做出一个符合企业长远发展目标的ERP管理系统需求分析,在此基础上选择一个好的软件开发商作为合作伙伴,应用成熟软件功能模块,根据企业的业务流程规划对软件功能模块进行二次开发,那么实施ERP管理系统就能事半功倍。

总之,ERP系统以其现代人的管理思想和管理手段,有效地对企业的内部资源和外部资源进行有效地整合。改善了企业的管理和运营模式,也直接提高了企业的竞争能力。企业的管理旨在财务管理的高效化,而ERP财务管理系统又适时地给各个企业的财务部门提供了一个广阔的平台,财务人员应该在整个的系统的实施过程中挑起重任,不断创新,促进ERP财务管理系统的飞跃发展。

参考文献:

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[2]王欣姜坤:ERP财务管理信息系统简介.航天工业管理,2005

[3]顾涛孙嘉卿:基于ERP环境下的财务管理的探讨[M].科技与经济,2006,(13)

[4]李翠枝:浅谈ERP在会计与财务管理中的应用[J].时代金融,2006,(08)

[5]王煜:浅谈财务与ERP管理[J].科技信息,2007,(06)

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