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市场经济下的企业档案管理加强要点

2019/09/22 阅读:

摘要:档案管理是企业综合管理工作中的重要内容,同时也是提高企业发展水平的基础和保障。通过加强档案管理,可以促使企业及时发现和全面了解企业经营管理状况,并且适时调整发展策略。本文先分析其必要性,在对实施策略谈几点建议,以期对促进企业发展提供帮助。

关键词:市场经济;企业档案管理;必要性;策略

近年来随着我国社会经济以及网络技术的快速发展,企业档案管理工作面临着巨大的挑战和严峻的形势,传统档案管理模式难满足当前的发展要求。新时代企业应当加强档案管理工作创新,保持与时俱进,变革传统档案管理模式和转变理念,以此来有效提高企业档案管理工作水平。

一、加强档案管理的必要性

1.档案管理有利于促进企业发展水平的提高企业档案管理是对文件资料从形成、整理、归档、保管以及利用和最终销毁等全过程的质量管理,可以使档案管理有章可循,弥补以往档案管理工作之不足,确保档案管理工作的有序性。通过建立档案管理质量管理体系,可以引起领导高度重视以及促进全员参与,使企业上下对档案质量及其管理重要性有了更清晰的认知。近年来随着企业对档案资源的重视度以及依赖性不断增强,对企业档案质量也提出了更高的要求,提高档案质量已经成为当务之急。通过建立档案管理标准体系,可以使档案管理工作有效地渗透到企业发展以及各项业务之中,完善档案管理机制和扩大管理队伍,以此来确保企业档案管理工作的准确性以及实效性。档案管理标准规范体系建设过程中,既要做好档案管理以及档案资源信息开发工作,又要对企业进行综合管理,全面推进我国企业的建设与发展。

2.档案管理是企业全面管理工作的应有之义企业全面管理工作中应当以质量管理为中心,强化全员参与,目的在于通过使客户满意以及本组织成员和社会受益达到长期管理的目标。档案管理工作是企业管理的重要一环,实践中严格按照企业质量管理思想、标准和要求,将档案管理工作纳入企业全面质量管理体系。

二、市场经济条件下加强企业档案管理的有效措施

基于以上对当前市场经济条件下企业档案管理工作的必要性分析,笔者认为要想提升档案管理工作水平,促进企业的快速发展,应当从以下几个方面着手。

1.强化档案管理工作重要性认识,促进全员参与在企业档案管理过程中,创新管理的关键在于管理层。实践中可以看到,如果管理层认知不到位,或者重视度不够,则档案管理就深受限制,难以有序开展。实践中可以看到,虽然部分企业已经对档案管理工作给予了高度重视,并且将其纳入到全面质量管理的范畴之中,但是工作依然只是流于形式而已。针对这一问题,笔者认为为了能够有效提升管理人员对档案管理工作的重视度,实践中应当促使其真正认知到档案管理工作的意义和价值,并且意识到档案管理工作对企业可持续发展产生的影响,从而促进全员参与其中,提高对档案管理工作的重视度。首先意识层面的认识水平提升,才能有效调动档案管理人员的积极性和热情,充分发挥档案管理工作的重要作用。在此过程中应当坚持人本理念,将思想转为行动,积极优化和完善档案管理机制,强化责任落实以及提高分工科学合理性。

2.积极创新档案管理与服务新模式在当前大数据时代背景下,信息技术手段应当非常的广泛,使得大量的有价值信息得以及时、快速和精准处理,这对企业档案管理工作也提出的更高的要求。大数据技术的应用给企业档案管理工作带来了挑战,同时也为企业档案服务模式的创新发展提供了新思路。第一,档案管理过程中的云存储模式。基于大数据技术的应用,云存储模式下企业可以有效保存档案资料,提高存储档案信息的完整性和安全可靠性,为用户提供快捷方便的档案服务。同时,应当做好档案管理服务各工种,加强档案电子硬件系统以及信息化基础建设,配备相关的软件和完善系统,并在此基础上建立多媒体档案资料数据库。第二,加大档案资料数据分析管理。实践中应当将大数据技术手段有效应用于档案管理工作之中,新型的管理模式下可以有效满足多元化需求,并且提供类型多样的数据信息分析服务功能。大数据技术应用下的档案管理工作中,可利用大数据分析技术手段对用户需求进行综合权衡,加强档案服务以及数字化建设与发展。值得一提的是,大数据技术应用条件下,多个档案资料数据库能够相互关联起来,而且可以在更大范围内实现数据资料分析服务,有效提高用户对企业档案资料查询和利用效率。第三,完善数字化档案检索功能。基于可视化分析系统,采用图表形式更加直观的展示企业档案信息及其发展趋势。实践中可针对企业档案管理工作的特殊性对数据信息进行分析预测,并且在此基础上提供多种形式的数据信息挖掘模型,全面提高数字化档案建设和利用的精准度与效率。

3.构建数字化共享平台,提高企业档案资源的有效利用率传统模式下的企业档案管理以及利用过程中,各业务部门以及相关人员必须先向档案部门需求,然后由档案管理人员查找相关资料以后提供给需求者。从流程上来看,其效率非常的低。在当前数字时代背景下,应当打破传统管理藩篱,从档案资料的收集、保管以及利用等全过程转变,全面推进数字化档案管理新模式的构建,促进档案资源的共建共享。在此过程中,企业应当利用现代数据技术、计算机网络通信技术进行网络化、集成化以及标准化建设,在企业内部构建信息资源统一共享平台,并且将原本分散的档案资源有效连接起来,实现OA以及ERP与企业档案管理工作的有效对接。

三、结语

总而言之,档案管理工作是企业管理工作的重要内容,实践中应当加强思想重视和管理模式创新,顺应市场经济发展的趋势和要求,保持与时俱进,这样才能有效发挥档案资料的作用,才能促进企业的可持续发展。

参考文献:

[1]姜宏连.浅谈加强企业档案管理及利用的基本途径[J].中国有色金属,2017(S2):452-453.

[2]于新龙.新时期企业档案管理模式分析[J].商场现代化,2017(24):80-81.

[3]罗田.新形势下企业档案工作存在的问题与解决措施[J].城建档案,2017(12):100-101.

作者:吴蕾 单位:无锡市市政设施建设工程有限公司

市场经济下的企业档案管理加强要点

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