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档案管理评价指标体系构建研究

2021/06/29 阅读:

摘要:如何去评价一个档案管理系统,理论和学术界做过很多的研究?比如从整体的系统体制角度利用负效益系数法去评价档案管理系统,也有从档案资料的完整程度、安全性、开发程度等方面评价档案管理系统。而本文将从层次分析法的角度尝试构建一个档案管理评价指标体系,以供参考。

关键词:层次分析法;档案管理;评价指标

近年来我国档案管理系统的建设越来越完善,档案管理系统在各个领域中应用,也让其本身的建设得到了快速发展。只有进一步完善档案管理评价指标体系,才能更有利于提升整个档案管理系统的利用率。而要想对整个档案关系体系进行评价,就需要先建立一个评价指标体系。本文即从层次分析法的相关概念入手,诠释层级分析法下档案管理评价指标体系的构建。

一、层次分析法的相关概念

层次分析法,简称AHP,最早是由美国的运筹学家匹茨堡大学教授萨蒂,在为美国国防部研究“根据各个工业部门对国家福利的贡献大小而进行电力分配”课题时所提出,具体时间可以追溯到上个世纪70年代。层次分析法是为了将问题归结到最底层对最高层所占权重的确定,所以要把整个问题拆解成不同的组合因素,再将这些拆分出的因素按照它们之间的关联性组合成一个不同层次聚集且多层次的分析结构模型[1]。其最大的优点就是可以按照信息量的大小确定一个简洁明了的决策方案,非常适合档案管理评价指标系统这种很难直接准确计算的系统体系。

二、指标体系建立的基本原则

(一)实用性原则

利用层次分析法去构建一个评价指标体系,可以先从定性和定量两个方面入手进行分析。将传统的凭借着人们的主观经验建立的指标体系进行量化,这能够统一各种不同的指标,实现所有指标的统一测度,还能降低人为因素对指标评价产生的主观影响。

(二)简单性原则

利用层次分析法构建的评价指标体系,需要更加直观地反映全局的情况。所以一定要做到简单、直接、全面。在选择指标方面,要优先选择那些综合性和概括性较强的指标,同时还要保证这些指标之间存在一定的关联性。

(三)目的性原则

目的性原则是指利用层次分析法所建立的评价指标体系需要一个明确的目的。无论是哪种评价指标体系的建立都需要目标明确,这样才能更快地找到问题的关键。档案管理评价指标体系建立的目的就是要发现档案管理过程中的不足,提高档案管理的整体水平,进而更加充分地利用档案管理体系。

(四)动静态结合的原则

随着社会的不断进步,档案管理体系也在日益完善,它是一个动态的发展过程,并不是一成不变的。为了结合当下的实际情况,整个档案管理评价指标体系也要做出相应的调整[2],在档案管理评价体系中要动静态结合,实时地反映档案管理体系中的各项指标。

三、构建档案管理评价指标体系的构想

首先从档案管理工作的过程看,大致可以将整个档案管理过程拆分为六个步骤,即收集、整理、保管、利用、统计和鉴定。这其中的利用环节还包括编研、检索、提供服务等内容。根据这六个环节和层次分析法提出的档案管理评价指标构想如表1所示。

四、档案管理评价指标体系对各个行业的影响

(一)政府行业

在政府行业中档案信息资源是政府掌握信息资源的重中之重。政府也离不开对档案信息资源的利用和有效管理。其中电子文件是利用数字化技术上传到计算机进行操作的产物,也是信息化时代必然出现的产物。信息化管理可以高效地整合信息输入、存储、传输等一系列的操作,是新时代档案管理的核心所在。政府在构建信息化档案管理的过程中,必然产生出大量的电子档案,如果不能有效地管理这些电子档案,就会弱化整个信息化系统的功能,从而降低政府办公效率。当今社会,推动政府部门办公的自动化、网络化、电子化以及电子档案的信息资源共享已是大势所趋。

(二)IT行业

IT行业一直以来就是一个高速发展的行业。但随着IT行业发展的速度越来越快,很多企业都会有一些或大或小的问题,这其中就以项目管理中的档案管理最为典型。所以,如何高效地利用信息化系统去进行IT项目的管理,是提高整个IT行业发展进程的重要一环。IT项目在日常管理过程中存在档案过多的问题,想要解决这个问题就需要逻辑清晰的管理体系。因此,从事IT行业的企业需要建立一套标准化的档案管理系统,才能切实提高工作效率。

(三)教育培训行业

近年来,教育培训行业已经成为我国经济市场中备受瞩目的热点。各种类型的教育培训行业应运而生,如何才能够在如此繁多的教育培训行业中脱颖而出,首先就是要提高行业竞争力,提高办事效率,而一个优秀的行业档案管理系统可以有助于做到这一点[3]。传统的人工操作系统效率低下且不方便查找,所以信息化档案管理系统才能提升工作的便捷性和有效性。

(四)医疗行业

目前医疗行业正处于一个快速发展和变革的时期。在刚刚过去的2020年,人类经历了严重的新冠肺炎疫情。疫情期间,我国的医疗行业展现出了超一流的水准,这其中也得益于档案管理对医疗行业的贡献。只有优秀的档案管理系统才能在如此紧急的情况下,高效且快速地完成信息的整合,实现全国对疫情工作的把控。信息化档案管理作为企业发展的加速器,直接决定了企业在市场竞争中的地位与在供应链中的比重。由于医疗行业本身具有一定的特殊性,因此从根本上就决定了该行业档案管理的重要性。档案管理体系对各行各业的发展都有着巨大的作用,一个优秀的档案管理体系可以大幅度加快行业的发展。因此,档案管理评价指标体系作为一项衡量管理体系好坏的标准就显得尤为重要。

参考文献:

[1]姚慧,付雷杰,贺志昊.基于模糊层次分析法的研究生竞赛项目优选[J].大学教育,2021(03):183-185+198.

[2]乔二兵.大数据背景下信息统计在档案管理中的作用研究——评《档案管理与信息统计》[J].人民长江,2021(02):217.

作者:罗理波 单位:玉林市第二人民医院

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