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过期会计档案鉴定销毁研究

2021/06/30 阅读:

会计档案是指会计凭证,会计账薄和财务报告等会计核算专业材料。会计档案是记录和反映机关单位经济业务的重要史料和证据,是检查机关单位过去经济生活的重要依据,属于机关单位的重要经济档案,也是国家档案的重要组成部分。据笔者调查,目前,各机关单位一般都将会计档案的管理重点放在收集、整理、编目、立卷归档和保管利用上,而对会计档案鉴定销毁工作没有引起足够重视,把会计档案整理归档和会计档案鉴定销毁工作当成两回事,造成了会计档案不完善、不规范,利用效率低的现象。笔者认为,会计档案的鉴定销毁是会计档案管理工作的重要组成部分,搞好会计档案的鉴定销毁,对于提高档案质量,优化综合档案室容量,安全保管和利用会计档案,加强档案工作都具有十分重要的作用和意义,在工作追求高质量高效率,经济社会高效益发展的时代,做好过期会计档案的鉴定销毁工作势在必行。

1过期会计档案鉴定销毁工作存在的主要问题

国家财政部、国家档案局1998年联合颁发了《会计档案管理办法》,对各类会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做出了明确规定,但一些机关单位对到期的会计档案,没有按照《会计档案管理办法》及时鉴定销毁。究其原因是过期会计档案鉴定销毁工作的政策性、业务性、程序性、责任性很强,主要领导和具体办事人员,担心过期会计档案里面偶有一两份或多份重要的内容,一旦销毁,将来“万一”有人利用,怕负不起责任,让待“毙”的会计档案逍遥“法”外。二是与己无关,少管闲事。有的会计人员认为:我不是一辈子当会计,只要我把现在经手的会计档案订成卷及时归档就行了,至于过期或到期的档案,后来人经手时,销毁不销毁,与我无关,把“摊子”留给后人。三是怕主要领导不敢拍板,本来对该销毁的过期会计档案已登记造册,只等领导签字即可销毁,但有的领导却以“保险”为本,对“判刑”该销毁的过期会计档案也只好“缓期执行”。四是界限不清,无从下手,有的机关单位主要领导和会计人员认识到了按期进行鉴定销毁会计档案的重要性,但对该存留和该销毁的内容界限不清,不知从何着手。五是档案行政监管部门疏于对过期会计档案鉴定销毁工作的指导,怕做艰苦细致的工作,主要反映在对过期会计档案鉴定销毁工作存在畏难情绪,如果要鉴定,档案数量多,纸张破碎,鉴定起来难度大,不愿意开展这项工作。这五个方面的问题如不解决,必然导致以下弊端,一是玉石难分,不便于会计档案的管理和提供利用;二是数量逐年增多,综合档案室容量不断增加,造成综合档案室容量紧张;三是不利于加强各机关单位会计档案业务建设;四是影响机关档案管理水平的提高。

2过期会计档案鉴定销毁工作的基本对策

搞好过期会计档案的鉴定销毁,进一步做好会计档案管理工作,必须把这项工作纳入领导议事日程,切实提高认识,把会计档案鉴定销毁工作纳入档案工作综合治理,使主要领导、财务和档案人员充分认识到会计档案是国家档案重要的组成部分,同时,认识到会计档案的鉴定销毁工作是会计档案管理的重要组成部分。笔者认为,建立健全会计档案的鉴定销毁制度,是贯彻实施国家《档案法》《档案法实施办法》和《会计档案管理办法》的基本要求,也是当前改革开放,发展经济建设的需要,各机关单位应按照国家《档案法》和《会计档案管理办法》的有关规定,把会计档案真正纳入机关档案工作之中。要实行统一管理,切实纠正把会计档案视为“可有可无,无碍大局”的片面认识,更应纠正把会计档案的鉴定销毁工作看作是“日后事、无关紧要”的倾向。使机关单位主要领导、财务和档案人员充分认识过期会计档案鉴定销毁工作的重要性。要做好会计档案的鉴定销毁,应着重抓以下几个方面工作:第一要成立领导组织,严格审批程序。为加强对过期会计档案鉴定销毁工作的领导和指导,首先,要成立由机关单位主要领导为组长、财政、审计和档案行政管理部门及财务、档案人员为成员的过期会计档案鉴定销毁领导小组,具体负责鉴定销毁工作的领导和指导。财务部门和综合档案室将《过期会计档案销毁清册》报送鉴定销毁领导小组审核审批后,进行现场验收,验收合格后,鉴定销毁领导小组成员签署同意销毁意见。未经鉴定销毁领导小组批准的过期会计档案,财务部门和综合档案室不得进行销毁。已审核完毕的过期会计档案销毁清册,分别由财务部门和综合档案室保存。其次,加强部门合作,强化监督和指导职能。《会计档案管理办法》第三条规定:“会计档案工作由各级财政机关和档案管理部门共同负责进行业务指导、监督与检查。”因此,财政、审计和档案行政管理部门要履行职责、敢于担当、密切配合,共同抓好会计档案的鉴定销毁工作,对出现的问题,要及时研究解决。第二要强化职责,建立健全会计档案的鉴定销毁制度。要贯彻实施《会计档案管理办法》,关键是要建立健全规章制度,明确财务部门和综合档案室的职责,建立正常的工作流程,财务部门必须按时归档,按期向综合档案室移交,档案室要按期按质接收,对到期或过期会计档案,在严格完成手续后,应及时向单位主要领导报告鉴定销毁情况,不应瞻前顾后,这要形成一种制度,制度一旦建立,必须持之以恒坚持执行。第三要慎重鉴定,把会计档案鉴定销毁工作落到实处。由于种种原因,绝大多数单位自成立以来,从未对过期会计档案进行整理,也谈不上鉴定,更没有进行销毁,这样年复一年的“积累”对会计档案的安全保管和利用十分不便,迫在眉睫的是对多年的捆捆档案、包包档案,必须抓紧鉴定销毁。各机关单位应在财政、审计和档案行政监管部门的指导下,规范案卷整理,编制销毁清册。由熟悉财务会计业务的同志把关,鉴定应存,应毁档案,在鉴定时,凡涉及本单位的房屋买卖、土地征用、财产规划、固定资产、对私改造、债权债务、经济积案、赃款赃物、工资名册、退职退休等材料应抽出,按会计凭证整理规范重新组卷,并在销毁清册和保管清册中逐一列明新组卷内容,另外装订成册,继续保存。除此之外,凡已过期或到保管期限的凭证、账簿、报表,应一律予以销毁。对要销毁的会计档案应按照有关规定,在完成鉴定工作后,由鉴定人员编制销毁清册,列明应销毁会计档案的档号、题名、起止日期、册数、应保管期限、已保管期限等内容。销毁清册一式三份保存,机关单位主要领导、财务工作分管领导,综合档案室和财务部门负责人,分别在销毁清册上签署意见。经主要领导批准后,并在财政、审计、档案行政管理部门现场监督指导下,按照销毁清册所列内容清点核对确保无误,指定专人及时销毁。销毁工作完成后,现场监销人员、销毁人在销毁清册上签名盖章。第四要切实做好过期会计档案鉴定销毁后续处理工作,进一步完善检索利用体系。过期会计档案鉴定销毁工作结束后,鉴定小组人员对留存的会计凭证要编制会计档案移交目录,与综合档案室办理交接手续。档案人员对移交的有关会计档案鉴定销毁的目录、明细表进行认真核对清点,做到内容完整、签章齐全、账物相符。将鉴定销毁过程中形成的销毁清册、留存档案移交目录、鉴定销毁明细表等材料组成鉴定工作卷,归档永久保存。重新调整综合档案室档案排列顺序,调整档案管理系统会计档案数据库目录,在原会计档案纸质目录中注明销毁时间及“已销毁”字样。在会计档案统计台账中注明销毁数量,并从总数中减去,原会计档案编号不变。

作者:范亮亮 闫枫 单位:伊通满族自治县财政局

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