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电子会计凭证档案入账归档探索

2021/06/30 阅读:

摘要:随着信息技术的发展,电子票据应运而生,电子会计凭证作为电子票据的一种,也逐渐步入人们视野,其应用有利于减少纸质资源消耗,节约票据成本,创新报销凭证样式,便捷账务处理流程,提高了机构运转效率,但同时也给我们带来了新的研究课题。

关键字:电子会计凭证档案;归档;问题;探讨

根据有关法规和业务规范的规定,电子会计凭证作为电子票据的一种,已经成为会计档案的重要的载体形态及组成部分。电子会计凭证在减少纸质资源消耗,节约票据成本,创新报销凭证样式,便捷账务处理流程,提高机构运转效率的同时,也给我们提出了新的课题,需要我们研究解决。

1电子凭证档案入账归档应思考的问题

1.1电子会计凭证入账归档有无必要

电子会计凭证入账归档,是适应新形势下电子商务、电子政务发展的必然选择。伴随信息技术和电子商务、电子政务的发展,自2015年底国家税务总局启动增值税电子普通发票试点工作以来,会计凭证电子化进程进入快车道。2017年,财政部启动财政电子票据试点应用工作;2018年,海关总署推行电子海关专用缴款书试点,同年,广东省、深圳市等地税务局相继推行区块链电子普通发票试点;2019年,中国铁路总公司推行高铁电子客票试点,南方航空公司推出电子行程单;2020年上半年,国家税务总局启动增值税专用发票电子化试点工作。当前,电子商务方兴未艾,电子政务加快推进,包括发票、财政票据、客票、银行回单等会计凭证的电子化是必然趋势。尤其是在当下抗击新冠肺炎疫情过程中,多地人员活动受限制,经济贸易往来受制约,复工复产加速推进的迫切形势下,电子会计凭证应用需求更加旺盛。会计凭证是基层单位进行会计核算的直接依据,也是档案管理的重要内容。为此,对单位取得的电子会计凭证入账归档势在必行。我们应做好相关工作,积极推进这项工作。

1.2电子会计凭证档案的法律地位如何

《国家税务总局关于推行增值税电子发票有关问题的公告》规定:“推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票,对降低纳税人经营成本,节约社会资源,方便消费者保存使用发票,营造健康公平的税收环境有着重要作用;增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的,可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件,其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。”《财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》规定:“本通知所称电子会计凭证,是指从外部接收的电子形式的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证;来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力;符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。”《会计档案管理办法》规定:“同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。”通过上述政策法规,在全国范围内全面推行增值税电子普通发票,并允许将电子发票作为报销凭证,电子发票的开票方或受票方,可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需纸质发票的,可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。这样明确了电子会计凭证的法律地位,即合法的电子会计凭证、电子会计档案与纸质会计凭证、纸质会计档案具有同等法律效力。

1.3电子会计凭证档案有哪些优缺点

1.3.1电子会计凭证档案的优点

1.3.1.1方便快捷,不受时间、人员约束,一部电脑、一台打印机,随时随地就能打印凭证。兰台纵横1.3.1.2电子平台确认,真假防伪识别简单,交易透明度高,公开可查,电子号码不易改动。1.3.1.3电子凭证在保管、查询、调阅时更方便,便于电子商务网站为消费者提供更加方便的服务。1.3.1.4减少纸质凭证的资源浪费,减少森林砍伐,节省隐形社会成本和能源消耗,符合绿色发展理念。1.3.1.5电子发票是国家规范电子商务纳税的必然方式,利于国家对网络交易的监管,也有利于维护消费者的合法权益。

1.3.2电子会计凭证的缺点

1.3.2.1电子会计凭证的纸质打印件具有易篡改、易复制且难察觉等特点,虽然原件与复制件在特性上无本质区别,但每复制一次,失真的风险就增加一分,增加了财务人员查验会计凭证的难度,一旦单位或个人重复报销、虚假入账、篡改信息,出现财务造假、偷逃税费等行为,在实际工作中难以发现,严重干扰和影响单位正常会计工作秩序,也使大量珍贵的电子档案资源流失。1.3.2.2电子凭证在生成、传输、接收、储存、复制的每个阶段都容易发生变化,可能出现数据异常,且容易泄漏。1.3.2.3电子凭证具有易删改性,在存储、传输、复制过程中易遭到删改、破坏,从而损害电子凭证的完整性和真实性。

2工作中落实电子会计凭证档案入账归档的途径和措施

2.1加强电子会计凭证档案入账归档政策的宣传培训工作

线上线下多渠道组织活动,走进企业,进入社区,以开展电子凭证档案主题知识辩论、举办电子凭证档案归档实操竞赛、开办电子凭证档案经验分享交流会等一系列活动,加强对从业人员的业务培训,让从业人员能够熟练使用现代化的管理手段,运用现代化管理软件,提高电子会计凭证档案质量。引导从业人员熟悉电子会计凭证档案入账归档要求及电子会计凭证档案生成、入账、归档、管理等具体操作流程。

2.2加快推进电子会计凭证档案入账归档工作

加强单位信息化建设,及时升级会计核算系统,创立单位电子数据库,完善电子档案管理,明确归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子会计凭证档案质量。保证电子档案的可利用性,建立严格的管理制度和技术措施,从电子会计凭证档案形成就纳入管理,确保其信息的真实性、安全性和完整性。归档电子文件同时存在相应纸质或其他载体形式文件时,则在内容、相关说明及描述上保持一致。必要时,具有保存价值的电子文件,适时生成纸质文件等拷贝资料。归档时,将电子文件与相应的纸质文件等拷贝件一并归档。对仅能取得电子会计凭证但暂时又不具备电子化报销入账归档条件的单位,在使用电子会计凭证的纸质打印件报销入账归档的同时,应妥善保存电子会计凭证,建立与有关纸质档案的对应关系。

2.3加强日常监督管理

2.3.1在实施日常管理中,应将电子凭证档案入账归档的执行情况纳入绩效管理范围,增强大家对电子凭证档案入账归档工作的重视。2.3.2对移交的电子会计凭证档案,应当编制移交清册。个别需重新整理的,档案管理人员应会同会计主管人员、经办人员共同整理,以分清责任。履行核实电子档案完整性和有效性审核手续。核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。不合格的,应重新制作。2.3.3加强电子会计凭证档案的检验工作。配备相应的处理设备,对归档的每套载体进行检验,合格率应达到100%。还应检验载体是否有划痕、清洁、有无病毒等。2.3.4细化电子会计凭证档案的保管。归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。环境温湿度应选定规定范围。应远离强磁场,并与有害气体隔离。定期对电子会计凭证档案涉及的形成单位或档案保管部门的设备更新情况进行检查,发现问题及时解决。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子会计凭证档案的载体转换。2.3.5加强巡检。设立安全巡检档案账簿,明确巡检内容,明晰安全标准,对于在违反规定的行为,及时予以纠正。对情节严重的,应依法依规惩处,确保电子档案安全。定期检查电子档案的整理情况,按规定办理电子档案的移交、销毁手续。

参考文献:

[1]国家税务总局.关于推行增值税电子发票有关问题的公告[S].2015.

[2]财政部,国家档案局.关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知[S].2020.

[3]财政部,国家档案局.会计档案管理办法[S].2015.

作者:王永伟 单位:吉林省省属改制企业档案托管中心

电子会计凭证档案入账归档探索

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