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经济事项合同审计的现状及重要性

2019/03/29 阅读:

摘要:经济事项的合同签订是维护合同双方利益公平,制约合同双方行为,明确双方责任的一把利器。对于医院经济事项合同审计,我们不但需要常规进行事前、事中、事后审计,更需要注意其中的关键点。不管对于支出类经济事项,还是收入类经济事项,都要进行有意识地进行事前规范的合同签订,形成合同会审制度,建立一系列规范的合同模板,加强合同备案登记,以求将经济事项合同规范化,制度化,将合同风险降低,保证医院的利益与资产安全。

关键词:经济事项;合同规范化;关键点

一、经济事项合同审计的现状及重要性

随着国家经济发展,医院的经济事项也越加繁多,改革的进一步深化,医院很多服务都进行了外包,例如:清洁服务、食堂服务、秩序维护服务、被服洗涤服务等。除了外包合同还有其他应运而生的财产保险合同等新兴合同。这些经济事项都需要签订规范的合同,来维护双方的利益,保证医院的财产安全,服务有序。2012年颁发的《行政事业单位内部管理规范》中关于合同管理的规定:是否实现合同归口管理;是否明确应签订合同的经济活动范围和条件,是否有效监控合同履行情况,是否建立合同纠纷协调机制。医院的经济事项签订的合同主要包括收入合同和支出合同两大类,其中支出类合同包括:物资采购、基建工程、外包服务以及设备维修类合同。收入合同包括了各类团体医疗服务合同,目前经济事项签订的合同种类繁多,数量愈加庞大,但仍存在许多经济事项未签订合同,或者合同签订不规范现象。支出类合同容易引发所采购的物资不满足需求、后续服务跟不上,工程存在质量问题等一系列风险,收入类合同则会直接导致所提供医疗服务收不到相关款项,形成坏账,给医院带来直接经济损失。并且近年来属于医院“三重一大”的经济事项都需要合同规范,经济事项若未签订规范合同,很容易引起纠纷,造成医院资产流失。

二、经济合同审计内容经济事项

合同审计包括事前预防审计、事中审计以及事后审计三部分。首先要进行事前预防审计,对于常规性的经济事项,需与专门的法务人员进行沟通,建立经济合同规范模板,具体分为设备、耗材采购、基建合同等几类标准合同和特殊合同的服务类采购,由于各大医院对于外包服务的需求不尽相同,所以要结合实际的相关服务需求以及绩效考核方法制定规范的服务类支出合同。并且设计出合同会审流程,由经济事项相关科室发起,须签订合同的经济事项多的相关科室设立合同专管员,经财务部门和审计部门进行收付款条件、签订时间以及合同时间、金额以及合同双方职责明确的条款进行审核;由审计部门根据市场调查、同类服务调查以及成本加成法之后进行价格审定;结合招投标审计对中标公司资质、招标服务公司资质情况进行审核;对于“三重一大”事项要注意资金来源以及领导层层审批资料;在经过一系列的审核之后才能进行合同的签订,合同订立时要注意订立合同方必须为单位法人或授权人,以防范合同失效风险。财务部门对签订的经济合同进行登记,以便后期的跟踪。其次,对于合同签订以后的事中审计,要注意对经济合同的执行情况进行审计,对于在合同期间的经济事项进行抽查,查核执行情况与合同内容情况是否相符,采购到的货物与合同内容中的描述是否相符,防止偷梁换柱。经济事项合同需要变更或者续签,需要合法合规,并且重新需要上级领导批示,通过合同会审流程以后才能进行续签,原则上续签的金额不得超过原合同金额的10%。最后,合同期间结束后的审计。对于工程类合同需要留意质保金的退回进行核查,对于设备类合同要留意维保期的时间段,以防出现还在维保期的设备需要不必要的维修支出。

三、经济合同审计的关键点

在进行日常经济事项活动时,医院在执行一般的经济合同审计过程中不仅要按流程进行内容审计,尤其需要注意一些关键点:

(一)经济事项必须订立合同对于收入类经济事项一定要签订合同,例如:团体性体检服务、医疗业务合作,只有在提供医疗服务之前签订了合同,并且签订的合同规范可靠,才具有法律效力,后期追回应收款项时,才能据理力争,有证据有能力对款项进行追回,减少经济纠纷的产生。

(二)合同签订方需为单位合同签订一定要以单位的名义签订合同,而不是以服务科室或者其他相关办公室。如果以服务科室为合同签订方,构成越权代理签订合同,很可能会面临经济合同变成无效合同的情况,这对于经济事项的双方都失去了制约。

(三)经济事项进行前签订合同收入类合同一定要签订以后才能进行经济事项或者医疗服务,一旦合同签订管理不完善,不要等到签订合同以后,或者经济事项完成以后却发现缺少合同或者合同不规范,以致欠款收不回形成坏账,导致资产流失。

(四)领导的重视对于经济事项的合同签订,需要领导给予一定的重视,定期要求相关归口管理业务部门,尤其是存在大量经济事项的业务科室,加强对于合同的管理,进行合同备案。加强合同签订规范化的培训,使得全院了解规范化合同的重要性,提高进行经济事项时要签订规范的合同的认识,才能更好地防范合同风险。

(五)审计人员的专业素养对于经济合同的审计需要审计人员具备一定的专业素养,一是需要具备相关会计、审计专业知识,二是需要对最新的采购法律法规、合同法律法规具有高度的敏感性,三是熟练掌握相关核实企业资质、各类物资以及服务定价的方法,同时对于基建工程的预算决算、信息技术、采集数据的方式方法有一定程度的了解,所以审计人员需要定期进行法律法规方面的培训,提高专业素养。

(六)合同会审制度的实行在签订合同之前对于合同内容的规范性与财务部门、后勤设备管理部门进行会审,对于合同内容中尤其是合同金额,付款条件、合同期间、供应商资质、资金来源、有无审批资料、维保情况、服务需求标准进行严格的审核,之后再进行合同签订。避免产生不必要的风险。

四、防范经济合同审计风险的对策

对于防范经济合同审计风险,我们要从建立制度,提高意识,设置模板,设立专人等几个方面进行入手:

(1)进行内部控制制度建设,将经济事项按金额多少进行分级审批,经过层层审批后,再经过财务部门与审计部门的会审。将此流程写进制度,用制度对合同签订流程进行制约。

(2)财务部门建立合同签订备案制度,经济事项相对来说比较多的部门设立专人负责合同管理事宜。

(3)按物资采购、工程建设、服务类建立基本合同模板,规范合同签订。

(4)对相关业务部门进行合同规范化培训,提醒相关人员有关收入类的经济事项在进行之前一定要签订合同,强调订立经济合同的必要性。

五、结语

医院提高经济事项合同的内部控制,加强工作开展,对于保护医院利益,保障资产安全,提高经济效益以及合法权益有着重要作用,定期进行合同专项审计,加强合同常规性审计,尤其对于收入类经济事项合同的签订会直接减少经济损失,对于推动医院的发展具有重要作用。随着经济进一步发展,继续深化改革的进行,越来越多的经济事项需要签订规范化合同,防止经济纠纷出现,防范合同风险,使得医院经济运行井然有序。

参考文献:

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[7]黄锦宇.经济合同审计的点滴探讨[J].经济视野,2014(10):438.

作者:余旭珊 单位:广州市第十二人民医院

经济事项合同审计的现状及重要性

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