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档案服务外包招标文件编制要点

2020/11/07 阅读:

随着社会分工的专业化发展,档案服务外包已成为解决档案工作发展任务多与人员编制少矛盾的重要手段之一。而高质量的档案服务外包招标文件是有效规避外包风险,实现档案服务外包目标的基础和前提。由于招标文件具有相对固定的内容和规范的格式,通用部分本文不再赘述,笔者试以中国联通河南省分公司档案服务外包招标文件编制及项目实施实践为例,从招标文件编制准备、资格条件设置、技术规范书编制、评分标准设定四个方面,对档案服务外包招标文件编制的要点与策略进行探讨。

一、充分做好编制准备

1.档案服务外包对象清查。对档案的类型、数量、规格、载体形态、所属年代、基本状况、外包内容及方式等情况摸底清查,做到心中有数。2.档案管理业务规范学习。学习纸质、照片、声像、实物等类型档案的整理、数字化、修复方面的业务规范,以便设置科学的技术参数、合理的质量要求、规范的验收指标。3.档案中介服务机构考查。多渠道、全方位了解档案服务机构的资质、市场占有率、口碑、业绩经历、备案情况、先行先试单位的经验教训等,掌握外包市场动态。4.招标文件编制知识储备。通过查阅资料、向招标代理机构学习等方式掌握招标文件编制的原则、依据、内容、格式、注意事项等基本知识,以提高编制效率。

二、合理设置资格条件

1.经营范围。潜在供应商经营范围应包括档案整理、咨询、数字化、修复等内容中的一种或几种。一般应把经营范围与档案无关的供应商排除在外。2.注册资金。由于目前注册资金采用认缴制而非实缴制,并不能真实体现企业的资金实力,[1]所以不宜以注册资金多少判断供应商的实力,但一般应要求投标企业的注册资金不低于项目预算金额。3.业绩经历。业绩要求应把握以下几点:①内容上,要求业绩与招标内容相关,比如外包内容为档案修复的,应以档案修复相关业绩为准,降低转包与项目失败风险;②时间上,一般限定近三年的业绩材料,成立不足3年的潜在供应商从成立之日算起;③方式上,报名时应查验合同原件、验收报告、资金流水、中标通知书及网页截图等配套资料,尽最大可能排除假业绩。4.技术资质。技术资质主要包括:档案中介服务备案证书、国家秘密载体印制资质、档案信息安全管理证书、拟参与项目工作人员的档案专业学历及职称证书、企业信用等级证书等。应基于外包的内容和要求选择具备相关资质的企业,不宜附加与外包项目无关的企业资质,消除倾向性、排他性嫌疑,[2]并排除具有外资背景的企业,避免失密泄密事故的发生。5.付款方式。付款方式的选择应树立互利共赢理念,既要兼顾本单位的付款惯例及售后服务保障,加强风险管控,又要考虑项目的前期投入及供应商资金状况,避免完全有利于一方,而忽视对方的利益和合理诉求。

三、精心编制技术规范书

以各类档案管理国家标准、行业标准为依据,设定外包对象的技术参数,并结合完工时间、数量、场地、资金预算等实际,提出总体目标与预期成果。目标过高会导致投标供应商数量少,竞争不充分甚至流标,目标过低会降低资金使用效能,导致供应商数量过多,增加评标负担。具体要求如下:1.档案整理技术要求。①档案整理技术参数的设置应区分文书、科技、声像等档案类型,不宜笼统提出;②根据档案形成年代,提出体现时代感的整理要求,历史档案整理不宜采用现行整理标准;③国家、行业、单位标准不一致时,应与业主充分沟通后达成一致意见,避免自作主张;④增加“除技术规范书提出的技术参数外,还应满足国家质检总局、国家标准委、国家档案局发布的相关国家或行业标准”的内容,以避免挂一漏万,导致招标文件未提及的技术参数得不到满足。2.档案数字化技术要求。①载明传统载体的类型,如纸质、光盘、录音带、录像带、软盘、胶片、实物等,按类型设置数字化技术参数,便于潜在供应商据此判断自身技术实力。②载明传统载体所属年代,由于录音带、录像带等的数字化需要不同年代的转录设备,即使不同年代的纸质载体数字化成本差别亦较大;③载明不同年代、不同载体类型的档案数量,便于潜在供应商据此进行成本核算。3.档案修复技术要求。档案修复应以保持档案原貌、最小程度干预、可逆性为原则,并在修复之前进行彩色复印和数字化加工,以避免技术失误带来无法挽回的损失。修复完成后应进行数字化再加工,并替换修复前的数字化成果。4.档案软硬件购置技术要求。若档案服务外包项目中包含档案管理软件的购置,应充分考虑原有电子或数字化形态的档案数据迁移问题,以及是否具备与本单位OA、ERP、PMS等业务及管理系统的接口能力,并考虑配套设备设施的购置及日后维护能力。如果档案服务外包项目中包含档案硬件的购置,可在国家或行业标准基础上增加个性化需求,如档案盒全宗名称或单位LOGO统一印制等。5.成果验收基本要求。①数量的核实,外包服务数量较大的应进行单项验收,或按月、季度进行数量清算,作为款项结算的依据。②质量的审核应侧重以下内容:年代久远档案和珍贵档案的整理、修复、数字化;目录数据的准确性、图像挂接与目录数据的一致性;繁体字及旧体例公文著录信息的准确性;OCR识别率及全文检索的的准确率等。[3]③抽查比例及方式设定,根据外包内容及数量事先确定抽查比例及方式,建议对数量不大的照片、实物、录音带、录像带、珍贵纸质档案等以人工方式进行100%核查。

四、科学设定评分标准

1.报价部分评标方法的选择、报价分值的设定、评标基准价的确定、报价得分的计算方式等,对于潜在供应商的报价思路甚至最终中标结果都会产生重要影响,因此,应充分考量外包的内容、数量、技术要求、难点等,并邀请相关方面的专家事前论证,以避免投入产出比例失衡,甚至无法完成预期目标。一般情况下,以服务为主的档案外包项目建议采用综合评分法,将平均价作为评标基准价,报价分计算公式为:报价得分=(1-|投标报价-评标基准价|÷评标基准价)×报价分值,以防止出现围标导致价格过高或恶性竞争导致价格过低;以档案密集架、档案盒等货物为主的采购项目,在满足技术参数的前提下应采用最低评标价法,利于节约资金。2.技术部分(1)技术响应和偏离情况。招标实践中,部分潜在供应商为谋求中标,不顾自身人员素质、设备水平、技术实力,全部填写无偏离或正偏离,无法如实体现企业真正技术水平,因此此项分值设定不宜过高。(2)项目方案及进度安排。从方案的先进性、可行性以及进度安排的合理性作横向比较,判断潜在供应商的项目管理经验与资源调配能力。(3)项目管理制度。从完整性、针对性与实效性角度,对岗位、人员、场地、设备、数据、实体管理等六个方面的制度进行评价评分。(4)安全与保密措施。针对项目实施过程中档案实体、信息安全方面的保密承诺,以及数据存储、传输、载体管理等方面的安全防护措施,对其周密性、科学性进行综合评价。(5)服务质量承诺及措施。对服务质量做出书面承诺,并制定保障措施,根据承诺与目标契合度、措施与承诺关联度进行综合评价。3.商务部分(1)人员配置。项目人员的数量和档案专业能力是实现项目目标的关键因素,应从社保缴纳情况、学历、专业、职称等方面,大致判断其工作经验和业务水平。(2)设备配置。档案设备数量充足、性能可靠是实现外包目标的重要保障,要求供应商提供设备照片(含名称、产地、型号等文字说明)、租赁合同或购置发票,据此判断其设备状况。(3)实力及信誉。供应商实力的判断标准见仁见智,但ISO27001信息安全管理体系认证、国家秘密载体印制资质(类别为“涉密档案数字化加工”)、ISO9001/ISO14001/ISO18001(质量/环境/职业健康安全)管理体系认证、信用等级证书等客观体现了企业实力及信誉,应通过查验证书原件及相关报告赋予适当分值。(4)案例经验。成功的案例经验和解决方案有利于项目的顺利实施。业绩评分既要考虑合同的相关性和数量,又要考虑合同额度大小,如1份500万元人民币与1份10万元人民币的合同不应取得同样的分值。[4]4.售后服务售后服务部分分值设定主要考虑的要素有:免费服务年数,比如以3年为基准,每增加1年可以得到一定的分数;潜在供应商注册地或售后服务机构所在地,影响售后服务效率,应对不同区域的供应商合理拉开分差;人员配置、服务方式、响应及问题解决时限、客户培训等售后服务内容,应通过横向比较进行评分。

五、结语

档案服务外包招标文件编制是一项专业性很强的工作,需要档案人员与招标代理机构密切配合,立足合规性、全面性、准确性和适用性,精准把握编制要点和策略。但由于单位性质、规模、外包内容和预期目标等方面的差异,无法制定一个标准模板实现一劳永逸,而应交流互鉴,取长补短,通过提升招标文件的编制质量,加强对档案服务外包质量的源头控制。

参考文献:

[1]丁勇.认缴制后公司法资本规则的革新[J].法学研究,2018(2):155-174.

[2]孙爱华.企业招标文件编制过程改进措施[J].纳税,2019(3):291-292.

[3]吴雁平.内包,还是外包?———对档案数字化工作的思考,档案管理[J].2012(5).20-23.

[4]赵红.探究招标文件编制存在的主要问题及对策分析[J].中国招标,2019(8):26-29.

作者:田煜

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