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档案外包服务管理体系研究

2020/02/11 阅读:

摘要:通过介绍该管理体系的构建内容和具体实施详细说明了该管理体系的实际应用。阐述了该管理体系对规范档案外包服务中的流程管理、降低项目管理成本及人工成本、提高用户满意度等方面产生实际效果,具备经济效益同时产生间接管理成果。

关键词:档案外包;库房;共享

为更好地支撑和推进公司转方式、调结构、提质增效升级,燕山石化档案管理中心逐步尝试开展档案外包服务业务。随着总部共享服务公司的成立,财务共享服务不断推进,传统的档案管理模式已不能满足业务共享模式下的档案管理工作,急需采用档案外包服务管理模式满足业务共享模式下的档案管理要求。基于此,燕山石化档案管理中心积极思考,利用闲置档案库房及专业的档案管理人员,提出业务共享模式下的档案管理解决方案,为总部共享服务业务提供支撑。然而,现有的档案管理制度、标准、流程等内容并不能完全适用于外包服务的具体管理,缺乏统一的档案外包服务管理体系指导,使档案外包服务运行管理过程中易出现项目规范不统一、操作流程不清晰的情况,造成人工成本的浪费和管理成本的增加。因此,需要优化档案外包服务程序,构建实施档案外包服务管理体系,规范档案外包服务业务运行管理,提高档案外包服务水平。

1构建与实施档案外包服务管理体系的背景

1.1为开展档案对外经营服务奠定基础

基于目前国内具备档案外包服务管理能力的企业较多,且各具优势,燕山石化档案管理中心想要在诸多竞争对手中脱颖而出,除了要依靠现有的库房、优秀的人才队伍以外,还需要形成一套科学、有效的档案外包服务管理体系,对于档案外包业务过程中的具体管理内容做出规范及指导,作为开展档案对外经营服务的基础。

1.2规范档案外包服务业务

现有的档案管理制度、标准、流程等内容不能完全适用于外包服务的具体管理,缺乏统一的项目运行管理标准,易出现项目规范不统一、操作流程不清晰的情况。因此,需要建立一套完整的管理体系规范项目具体实施,指导开展档案外包服务,实现对档案外包服务项目的统一、规范管理。

1.3为业务共享模式下的档案管理提供解决方案

随着总部共享服务公司财务共享业务的推进,档案存放问题亟待解决,管理体量成倍增长,财务档案的保管已成为影响共享业务发展的突出问题。基于此,可为采用档案托管的模式将企业共享财务档案进行统一保管。利用档案外包服务管理体系规范档案托管业务,为业务共享模式下的档案管理提供解决方案。

1.4提升服务能力,推进业务发展

随着中石化下属各单位“三定”工作的推进及随之而来的档案管理人员的压缩,部分单位档案人员严重不足,不能满足企业档案工作的基本要求。各类管理要求的不断提升,对档案部门提出了更高的要求和更大的挑战,市场需求巨大。燕山石化档案管理中心除了具备相比第三方民营企业更具可靠性、稳定性的优势外,还需要依托一套科学、有效的档案外包服务管理体系,规范业务中涉及的库房、安全、人员等方面的管理,全面提升档案外包服务能力,推进业务发展。

2构建与实施档案外包服务管理体系的管理内涵与创新点

建立一套科学、有效的管理体系是开展档案外包服务企业的核心,着力指导档案外包服务管理业务的具体开展,并不断修订完善,使档案外包服务管理水平始终处于行业内先进水平。

2.1构建与实施档案外包服务管理体系的管理内涵

业务流程再造(BusinessProcessReengineering)的管理思想强调以业务流程为改造对象和中心,对现行的业务流程进行再思考和再设计,并且利用先进的信息技术以及现代化的管理手段,最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成,从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的巨大改善。

2.2构建与实施档案外包服务管理体系的创新点

本成果的创新点在于采用业务流程再造理论,根据在开展档案外包服务的过程中发现的问题、总结的经验,梳理形成档案外包服务的主要内容、运行管理、信息平台需求及相关制度流程,从而构建形成一套行之有效的档案外包服务管理体系,对开展档案外包服务业务进行指导,有效规避由于流程不清晰、管理不规范造成项目管理成本过高而造成效益损失的情况发生。

3构建与实施档案外包服务管理体系的主要做法

按照业务流程再造理论的要求按步骤开展以下工作:明确服务范围、分析业务流程、利用信息技术规范业务流程、流程环节业务人员培训、制定规章制度。同时在项目运行及业务推广过程中应用该体系。

3.1明确管理体系服务范围

通过对档案外包服务业务主要的主要几方面进行梳理,发现涉及流程化、规范化需求最为强烈的当属档案托管业务,其中需要规范的包括档案托管业务流程、托管档案利用流程、驻场服务管理、库房及人员管理、应急预案、安全保密措施及相关配套表格单据管理等。同时,需要针对财务共享梳理出配套的托管业务流程。因此,优化档案外包服务程序,构建与实施档案外包服务管理体系的着重点在于规范档案托管业务的管理,提升管理能力。

3.2分析业务流程

分别从档案托管业务流程、档案利用流程、财务共享档案托管入库流程进行分析,根据具体内容进行梳理,实现对业务流程各环节的合理控制,避免由于业务流程不清晰造成的管理成本、人员成本的升高。

3.3利用信息技术规范业务流程

根据梳理出的档案外包服务相关流程,设计开发档案服务平台,用于规范档案外包服务中涉及的订单管理、库存对应、调阅人员权限管理等业务。改变手工记录、人工计费档案外包服务订单的方式,规范档案外包服务业务的各流程环节,实现了档案托管业务的全流程管理,实现了档案外包服务规范化管理,显著提高了档案外包服务的管理水平。

3.4流程环节业务人员培训

根据档案外包服务工作业务流程的具体特点,分别针对托管中心工作人员、档案利用人员、档案管理人员、库房管理人员、系统管理员、在线客服人员、计费人员等进行具体操作培训与确认,确定各流程环节处理人并及时发布针对不同用户的系统操作指导手册,使处于业务流程各环节的应用人员熟知相关流程及具体操作。

3.5制定规章制度,优化服务程序

根据业务流程再造管理方法的原理,新的业务流程形成后,需要对现有规章进行调整修订。基于此,建立驻场服务管理制度、库房相关管理制度、安全生产应急预案及安全保密方面相关制度规范。同时,根据《档案服务外包工作规范》(DA/T68-2017)及业务流程特点,设计形成《档案保管外包服务移交清册》、《档案保管外包服务保管清册》等标准表格。相关制度规范及标准表格的编制,涵盖了档案外包服务业务全流程中需要涉及的相关标准制度,约束了工作流程各环节,起到了规范业务流程的作用。

3.6档案外包服务管理体系的应用

将该体系应用于北京招标中心、SEG等外包服务项目,解决了该体系建立前出现的由于业务流程不清晰、制度规范不完备造成的人工成本浪费、管理成本增加等问题。横向比较,应用该体系后,业务开展更顺畅,各环节人员、职责清晰,交接手续规范完备,实现了全流程管理,降低了项目管理成本及人工成本。

4构建与实施档案外包服务管理体系的效果评价

一是经济效益,该成果的应用,产生的经济效益主要包括档案外包服务水平的提升带来的外部收入提升及管理成本的降低,共产生经济效益合计125.4万元。二是管理成果,该成果的应用,明确了档案外包服务管理体系的服务范围,规范了档案外包服务业务的各流程环节,实现了档案外包服务规范化管理,显著提高了档案外包服务的管理水平及工作效率,为企业节约了人力资源成本,降低了办公管理费用。

作者:曹春雪 单位:中石化北京燕山分公司

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