医院档案保管外包服务模式分析范文

摘要：我国档案保管外包服务正处于发展阶段，本文结合医院档案保管的实际状况，分析了医院档案保管采用外包服务模式的必要性，档案保管外包服务有助于缓解医院档案部门的保管压力、有助于医院档案部门提高服务质量、有助于降低医院档案保管成本。同时,本文又从政策、实践、技术和经济四个角度进行了可行性分析，最后提出进一步完善档案保管外包工作的建议。

关键词：医院档案保管外包模式

一、概念

随着档案数量的急剧增长，传统的自行保管档案的方式已经难以适应社会发展的需要，档案保管外包服务模式作为一种更加经济高效的管理形式应运而生，逐渐成为档案管理的新趋势。档案保管外包服务（outsourcingservicesofrecordskeeping），又称为“档案寄存托管服务”，是指具备档案保管外包服务能力和条件的企业法人，受委托方（法人及自然人）委托，对档案进行保管及相关服务的民事行为[1]。其在不改变档案所有权和处置权的前提下，委托方将档案委托给受委托方保管，受委托方为委托方提供档案保管的库房、设备，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。

二、医院采用档案保管外包服务模式的必要性

近年来，随着人们医疗健康需求的日益增长，医院各项活动频率加快，医院需要存储的文档资料也越来越多。医院档案部门面临库房紧张、人员短缺、设备老化、查找利用繁琐等档案保管难题，而档案保管外包服务则可以用来应对这些问题[2]。

（一）有助于缓解医院档案部门的保管压力

一般而言，医院档案门类多样、数量庞大，近年来不少医院面临档案数量激增、库房紧张等问题。如三级综合医院档案主要包括以下几个门类：病历档案，一般由医务部门下设的病案室管理；综合档案(含文书、基建、设备、科研、教学、会计、声像、实物档案等)，一般由医院办公室下设的综合档案室管理；人事档案，由组织人事部门下设的人事档案室管理。这些门类的档案中，病历档案数量占有很大的比例，其次是会计档案。以笔者所在的苏州大学附属第二医院为例，2017年度出院病人7万多人，随之而产生的住院病历也相应有7万多份。而国家规定“住院病历保存时间自患者最后一次住院出院之日起不少于30年”，且医院病历档案不属于任何档案机构的接收进馆范围，导致医院病案将会在较长时间内，数量有增无减。除此之外，2015年12月国家财政部、档案局公布了新的《会计档案管理办法》，延长了会计档案的保管期限，将原保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一规定保管期限为10年，将保管期限为15年、25年的会计档案统一规定保管期限为30年。不少医院本身床位就紧张，在医疗用房都无法满足的情况下，想谈满足档案用房需求，更是难上加难。现实中，不少医院甚至采取租用车库、地下室等方式堆放档案，这对档案的实体安全造成了很大威胁。总之，医院不断增长的档案保管需求与医院自身资源有限的矛盾，促使医院档案部门寻求新的档案保管模式。而档案保管外包模式恰好提供了一个很好的途径来缓解医院档案部门的保管压力。

（二）有助于医院档案部门提高服务质量

提供档案利用服务是医院档案管理的核心任务。随着医院业务的不断发展，医院各项管理工作越来越精细化、专业化，日常档案利用需求也随之增多，如：医疗诊断、科研教学，迎检迎评、监督审计、基建改造、设备维修、文化宣传等，都需要依赖档案的追溯、监督、凭证和参考作用。利用者对医院档案利用需求数量增加的同时，对医院档案部门的服务质量和层次又提出了更高的要求。然而，在实际工作中，医院档案部门普遍存在人力资源短缺的现象，人员配备跟不上每年档案数量的激增。档案人员在完成繁琐的档案收集、整理、归档等基础工作后，多余的精力也只够用来应付日常档案利用需求，难以提供更深层次的服务。因此，在新的环境下，医院档案部门要调整发展战略，为档案管理注入新的理念和创新模式，充分利用社会资源，以便发挥医院档案的服务作用。相比较自行保管档案的模式，档案保管外包服务更方便、更快捷、更优质。档案部门原本承担的一些档案基础业务，如日常检索、借阅、复印、扫描、保管等，伴随着档案保管外包而减少。档案部门可以将工作重心倾向档案管理的“头尾”两个重要环节，即前端收集和后端服务，以此保证医院档案归档的完整性，提升医院档案服务水平。

（三）有助于降低医院档案的保管成本

对于医院来讲，医疗管理是医院的核心业务，而医院档案并不能够直接创造效益，因此档案管理可以认为是医院的一项非核心业务职能。但是，医院档案又是医院管理中不可缺少的一部分，随着医院档案数量的增加，自行保管档案的成本也在不断上涨，这其中包括自建库房、装备购置、人员配备等几个方面的投入。以苏州为例，为了方便群众就医，历史比较悠久的医院一般设在交通较便利的核心地段，土地资源有限，自建档案库房的用地成本高昂。如果另行租用院外房屋改造成库房，为了便于医院档案人员的管理和利用，一般会考虑距离较近的相同地段，最终租金加上改造费用也不低。总之，不管是自建还是租赁库房自行管理，这些投入对于医院来说都是不小的开支。因此，采取保管外包服务模式，降低档案保管的成本，成为解决医院档案保管问题的最优选择。档案外包服务机构的库房一般都建在郊外，设施完备，而且因其服务对象众多，能充分利用库房空间，管理和运营更加具有规模效益，档案保管费用相对低廉。而医院采用档案保管外包模式后，只需为自己在一定时间内实际使用的那些空间和设备付费，不需要预留和空置库房，从而节省了大量的固定成本投入，实现档案管理经费的效益最大化，让医院集中人力、物力、财力专心做好自己的主业。

三、医院档案服务外包模式的可行性

随着档案服务外包行业的发展，我国不少档案寄存需求比较强烈的行业，如银行、证券、房地产等，已有不少档案保管外包的实践案例。同样，对于医院而言，选择这一模式是否具有可行性，可以从以下几个方面进行具体分析[3]。

（一）政策可行性

档案外包模式在我国已具备了良好的政策环境。从国家层面来看，2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出“规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务”，明确了社会力量参与档案事务的地位和作用。2016年，国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》也明确提出，要“鼓励档案社会化服务，加快档案服务外包系统标准规范的制订”。2017年，国家档案局了推荐性的行业标准《档案保管外包服务管理规范》（DA/T67—2017）和《档案服务外包工作规范》（DA/T68—2017）。从地方层面来看，档案外包服务行业发展较好的部分省（区）市，其在政策上也较为先行，在国家标准出台之前，已先后制定了与档案外包服务行业相关的规章制度，如2004年的《浙江省档案中介服务管理办法（试行）》、2005年的《南京市档案中介机构服务管理办法（试行）》、2009年的《温州市档案中介服务管理办法》、2016年上海出台《关于加强档案业务外包和中介服务管理的指导意见》等[4]。由此可见，发展档案外包服务模式是一个趋势，这些从国家到地方的政策法规的不断完善，对档案管理服务外包起到了规范与指引的作用，推动行业逐步进入有序发展的轨道，为医院档案保管外包策略奠定了政策基础。

（二）实践可行性

档案保管外包服务是档案外包业务中一项比较常规的服务，国内外已有的实践经验可以为医院档案保管外包提供有效的借鉴和参考。国外商业性档案寄存行业出现较早，一般称为商业性的“文件中心”，最早起源于20世纪40年代的美国。它经历了几十年的发展，如今在欧美等发达国家已经成为一个比较成熟的文档管理机构。而国内档案外包服务机构的产生，则要追溯到上世纪90年代初期，这一时间段是我国档案服务机构酝酿并开始萌芽的时期，不少地方出现了档案外包服务机构，如浙江建德、湖州两市相继成立档案事务所[5]。其后，受国家政策驱动，档案服务机构蓬勃发展，出现档案咨询服务中心、档案寄存中心等不同业务类型的档案企业。以浙江省为例，其档案服务业发展迅速，市场份额不断扩大，整理、数字加工、寄存、档案信息集成四大业态，市值已达10亿元规模，重点建设项目、公共部门的档案事务外包率已达80%以上[6]。苏州周边包括上海、南京等地区也都有相对比较成熟的档案保管外包服务公司，苏州虽然起步较晚，但也有了类似的公司。总之，我国档案外包服务机构的壮大和成熟，以及档案外包服务市场的形成和规范，为医院档案保管外包提供了现实基础，使医院档案保管外包具有了实践可行性[7]。

（三）技术可行性

传统的档案查阅利用对象一般是档案实体，这就要求档案实体保存在容易获取的地方，以便利用者方便快捷地检索到所需的档案信息。在传统的档案利用模式下，档案所有者自然不愿意也不方便将档案实体寄存。但是随着档案数字化工作的推进和计算机网络的发展，信息传输成本大大降低，与档案远程利用相关的技术也已取得很大突破。例如，虚拟专用网（VPN，即VirtualPrivateNet），就是一个成本低廉的远程访问解决方案，可以使档案利用者享有几乎和专用网络同样安全可靠的数据应用，同时还具有成本低、容易扩展等特点。数字签名技术，使档案管理者能够核实访问者的签名，对用户的查档权限进行设置，保证数据的完整性和准确性，防止文档被篡改，赋予其法律效力。从对档案实体安全监管的角度出发，档案所有者甚至可以远程实时监控库房保存情况。因此，从技术层面而言，医院在选择档案实体寄存后，依然可以方便、快捷、安全地利用这些档案。

（四）经济可行性

档案保管外包服务的经济可行性主要指档案保管外包费用经济合算。外包理论指出，当组织自行开展某项业务的成本大于公开市场或其他组织开展这项业务的成本时，该组织就应该将这项业务“外包”出去。“外包”就是通过一定的专业分工，使组织获得外部规模经济效应，继而实现节约成本这一最终目标[8]。就档案管理来讲，经过成本核算，当自行保管档案的成本高于购买档案保管服务的费用时，那么从效益原则出发，该机构就可以考虑将档案管理职能从自身职能结构中剥离出来，从市场上购买档案保管服务。医院档案一般很难直接为医院创造效益，因此并不算是医院的核心业务。档案保管外包模式可减少医院在库房建设、设备装具等固定资产和人力资源方面的投入。且后期库房设备维护、软硬件更新换代及档案人员配备，都需要不断的追加投入。而档案外包服务机构的主业就是档案管理，因此这类机构为了提升行业竞争力，会投入成本不断提高自己的软硬件水平。那么，作为医院则可以在得到档案服务机构不断升级的高效服务的同时，节省成本，达到经济效益最大化。

四、采取档案保管外包模式的相关建议

尽管从必要性和可行性分析来看，档案保管外包服务模式有助于医院专注于核心医疗业务，提高竞争力，降低管理成本，是医院发展过程中一种较为可取的模式，但它并非万能的解决方案，在其发展过程中，遇到了各种问题和阻碍。因此，从档案行政管理部门，到作为档案外包服务委托方的医院，以及档案外包服务机构都需要从自身出发，发挥各自的职责和作用，真正促进我国档案事业的发展。

（一）档案行政管理部门监督指导和政策扶持并举

档案服务外包行业是在我国改革开放深化，市场经济体制建立，特别是政府职能从“全能型”向“有限型”转变的大背景下出现的，档案服务外包机构的出现填补了原本由档案行政管理部门履行的职能，如档案的进馆保存模式[9]。档案行政管理部门对这样一个新兴行业，应当正视其存在和发展，因势利导，对其监管和服务相结合，促进该行业的健康、科学发展，使之成为国家和各级地方档案馆的重要补充。档案行政管理部门在建立健全档案外包法律体系的基础上，根据档案保管外包服务机构的准入标准，严格审批流程，加强监督检查。同时,档案行政管理部门可以搭建平台，鼓励档案外包服务机构成立行业协会，制定行业准则，促进行业内部交流与资源共享，指导我国档案外包服务机构规范有序运转。

（二）档案保管外包服务委托方加强对保管外包的过程管控

医院作为档案保管外包服务委托方，首先在认识和观念上需要转变，认识到档案保管外包服务是大势所趋。其次，医院在选择档案保管外包之前应结合自身实际，准确判断外包的必要性，并在必要性的基础上再开展可行性分析。然后，确定外包方案，提出具体的预期目标、执行要求等，并在档案外包服务合同或协议中，将服务内容和范围、服务质量标准、合同双方的义务和权利、价格标准和付款方式、交付物、服务和交付期限、违约责任和赔偿条款、保密条款、知识产权归属和处理方式等内容予以明确。除此之外，医院在档案保管外包实施阶段，要抓好过程管理，与档案外包服务机构保持经常性沟通，以便及时发现和解决可能出现的问题。最后要对档案外包服务机构进行监督管理和绩效评估。以苏州大学附属第二医院为例，医院已有比较完善的档案管理体系，并设有专门的档案管理部门和库房，但经过30年的发展，医院自身的档案保管容量已经饱和，考虑到档案日常利用频率，决定将比较久远且利用率低的病历档案和会计档案进行寄存。每年度医院档案部门在接收新的档案时，同时将较早年度室藏档案寄存出去，以便充分利用医院已有的档案存储空间，形成动态良性循环。当然，未来医院档案部门不是将档案一包了事，从长远角度看，解决医院档案实体存放问题的关键所在是要积极开展和尝试电子档案特别是电子病案的单套制管理，建立有关电子文件归档和管理的能力，减轻由于档案纸质实体数量增长带来的存放压力。同时，也要抓住发展契机，充分认识到外包后医院档案部门业务重心、管理方式和档案人员的角色定位将发生的改变，要站在大数据的维度，以传播医院文化、管理知识信息等深层次服务内容为主导方向开展医院档案业务。

（三）档案保管外包服务机构加强自我建设和提升

虽然档案外包服务行业在我国发展已有20多年历史，在法规、实践和理论方面都取得了不少成果，得到了社会各界的认可，但从整体发展来看，除了北京、深圳、上海、浙江等地的发展规模尚可，大部分地区档案管理服务外包机构处于发展初期，市场普及程度较低，机构规模偏小，服务模式单一。以笔者医院所在的苏州为例，目前档案服务外包公司数量有限，提供保管外包服务的公司更是屈指可数，尚未形成竞争关系，价格无比较。而且不少医院受传统档案思维的影响，为了利用实体档案方便快捷，倾向于选择本市地理位置相对较近的场所。由此可见，目前苏州的档案保管外包业务的供需不平衡矛盾较为突出。但这同时也说明，档案保管外包服务行业市场潜力巨大，外包服务机构要抓住机遇，提高核心竞争力，加强宣传力度，不断发展壮大。具体而言，档案外包服务机构要根据国家颁布的行业标准，加强内部规范管理，提升机构人员素质，树立服务意识，建立健全管理制度，保证档案信息的安全，加强自律，赢得客户信赖，树立行业口碑，实施品牌化发展战略。档案外包服务机构既不同于各级档案馆这类文化事业机构，也不同于传统意义上的企业，除了追求经济效益，还应注重社会效益，在做好档案保管利用等常规业务的基础上，可以与档案保管外包服务委托方积极沟通，抓住市场及客户需求，充分挖掘寄存档案信息资源，形成更有价值的档案信息产品，最终在达到盈利目的的同时，也更好地为社会各界服务[10]。

参考文献

1.DA/T67—2017,档案保管外包服务管理规范[S]

2.刘洋.王杰.潍坊市公立医院档案管理现状调查[J].卫生软科学，2015.8

3.陈高潮.赵琼.高校院系资料室开展图书寄存服务的思考[J].图书馆杂志,2011.7

4.隋晓云.我国档案服务外包公司发展问题及对策研究[J].黑龙江档案,2016.5

5.沈晓容.我国档案中介机构的现状与发展研究[D].福建师范大学,2012

6.胡文苑.王伟俊.档案服务业管理制度的供给侧改革——浙江省出台《关于促进档案服务业健康发展的意见》[J].中国档案,2016.7

7.苏甦.高校档案数字化业务外包可行性探析[J].兰台世界,2013.35

8.王晓琳.档案业务外包理论与实践研究[D].苏州:苏州大学,2010

9.王宇.周跃进.为民营中介机构参与档案事务破冰试水[J].中国档案,2015.6

10.尚珊.郎惠彬.档案中介机构的服务模式探析[J].档案学通讯,2015.2

作者：张莉 单位：苏州大学附属第二医院