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企业服务外包需求与功能模块设计

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摘要:云计算技术的发展为破解中小企业发展难题、推动服务外包企业转型升级、协助政府履行社会管理和服务职能提供了可能。本文从分析中小企业服务外包云平台潜在用户的利益诉求点入手,总结出云平台需要具备满足各类用户不同需求的政策信息动态传递、低成本提供软件服务、基础设施服务、开发者开发平台、通过数据分析开展增值服务五大类功能。并在此基础上对平台总体架构进行思考,提出云平台开发信息的内容及应用。试图给云平台开发商开发平台以启示,及通过云平台开发与应用帮助中小企业降低服务外包的成本,帮助服务外包产业改变经营模式,为政府的决策提供即时支持。

关键词:云平台;服务外包;中小企业;需求分析;模块设计

一、引言

中小企业对我国经济和就业的贡献十分大,但其发展却存在诸多困难,比如规模小、抗风险能力弱、市场竞争力低、订单不足、融资难、缺乏管理经验和优秀人才等,导致许多中小企业经营困难甚至倒闭。与此同时,我国中小企业服务外包产业目前处于粗放发展、恶性竞争、缺乏统一标准和统一规范的境地,且因行业内服务外包机构小而多,政府无从管理,导致其服务行为缺乏约束,因此给部分中小企业造成了不小的经济损失,令原本就脆弱的中小企业雪上加霜。云计算技术的出现,允许用户在任何地点通过网络从远程服务器获得应用所需的资源(硬件、平台、软件)。云计算的软件即服务SaaS、设施即服务IaaS和平台即服务PaaS为解决中小企业服务外包产业发展困境提供了可能。云计算的大幅应用可以大大降低中小企业服务外包的成本,给服务外包产业带来巨大的变革,影响服务外包产业的经营模式。因此,我国迫切需要构建一个中小企业服务外包云平台,以规范服务外包产业的有序发展、促进服务外包产业转型发展。众多服务外包机构加盟云平台后,可以实行统一管理,进行行业自律,政府相关部门也可以对其行为、信息进行监控,行业小散乱、恶性竞争等情况能够得到改观。此外,中小企业服务外包云平台品牌打出去后,服务外包市场需求将会大幅提高,最终将会使每个加盟的服务外包企业业务做大做强。本文对中小企业服务外包云平台需求进行分析,提出构建服务外包云平台的主要功能和模块,希望能够给云平台开发商以启示,也可使利益相关者能够通过该平台获取更多的收益。

二、中小企业服务外包云平台的概念与特征

(一)中小企业服务外包云平台的含义中小企业服务外包是指中小企业将信息服务、应用管理和商业流程等业务,发包给企业外第三方服务提供者,以降低经营成本、提升企业核心竞争力。中小企业服务外包云平台,是借助云计算技术对中小企业服务外包业务进行整合、规范、创新的平台,该平台允许用户通过互联网远程访问使用该平台上的应用软件、设施和平台服务。

(二)中小企业服务外包云平台的特征中小企业服务外包云平台的特征有:第一,专业性强。中小企业服务外包云平台主要服务于中小企业服务外包相关业务,主要提供会计记账、报税、财务管理、客户关系管理等,提供的软件服务、业务撮合服务和专业咨询服务等,都需要专业的财务、管理、营销等专业人才进行支撑。第二,规模大、可扩展性强。中小企业服务外包云平台硬件资源和应用软件资源庞大,服务器规模可以不断扩大,能够满足用户规模和用户数量增长的需求,且具有很强的可扩展性,应用程序也可以不断增加,不断完善。第三,虚拟化、移动性。云平台允许用户在任意时间、任何位置、任何移动终端连接服务器获取云服务。用户不需要了解服务器所在的具体位置,只需要通过移动终端联网即可获得各种应用服务。第四,按需服务、成本低。云平台用户不需要购买平台上的全部服务,而是可以根据自己的需求选择合适的应用软件服务、设施服务或平台服务,只需要每月支付较低的使用费,成本较传统的购买软件成本低很多。

三、中小企业服务外包云平台的需求与功能分析

中小企业服务外包云平台的使用者主要包括中小企业、服务外包企业、政府、银行等金融机构、投资人、服务外包人才。

(一)中小企业服务外包云平台的需求分析

1.中小企业对服务外包云平台的需求分析。对于广大中小企业来说,它们的经营规模较小、资金实力弱、经营管理水平低、缺乏合适的人才,其需求有:第一,基础的记账、报税需求。规模较小的中小企业,本身并不具备设置会计机构的条件,或者设置会计机构并不经济,因此他们倾向于选择代理记账服务。第二,融通资金的需求。中小企业的发展需要资金,但因资质条件差,信息不对称,银行等金融机构不愿借钱给中小企业,因此中小企业有改变现状、获取低成本资金的需求。第三,发布供求信息的需求。中小企业在经营过程中面临的最大问题是订单不足,因此,中小企业应该迫切地需要发布产品供应信息,使得企业产品的销量能够提高。此外,企业购入原材料、需要一些专业的人才,也需要有统一权威的平台可以发布出去。第四,获得相关信息的需求,这些信息包括宏观经济形势、重要的投资财税产业等政策、技术信息、市场供求信息、行业展览研讨会活动、行业内人才等信息。第五,使用一些专业的管理软件如出纳、进销存、客户关系管理软件、工资管理等管理软件,帮助企业控制风险、改善管理水平、提高经营效益的需求。

2.服务外包企业对云平台的需求分析。服务外包企业主要有代理记账公司、会计师事务所、税务师事务所、律师事务所、人力资源公司、广告公司、软件服务公司、保理公司、融资租赁公司、保险公司等。绝大部分服务外包企业规模较小,服务的对象是中小企业,行业内企业之间恶性竞争,利润较低,为了牟利,一些不规范的行为时有出现。因此,对于服务外包企业来说,它们的需求有:第一,发布企业服务范围信息,扩大客户数量。需要建立一个公开的渠道能够发布业务供应信息,使得中小企业能够简便地、快捷地、低成本地获取服务外包服务信息,进而使得服务外包企业能够大幅扩大客户数量。第二,优化管理流程,提高工作效率,降低服务成本。随着服务外包企业客户资源的逐渐增加,客户对服务质量的要求越来越高,服务外包企业需要提高工作效率,降低服务成本,可以利用云服务对其业务流程、管理流程进行优化。比如,利用客户管理软件,随时随地管理其所服务的中小企业的信息,缩短人工管理的时间,提高服务的质量,而且对于一些简单的业务流程可以在云平台进行处理,大大缩短工作的时间,降低成本。第三,开发并推广服务外包相关的软件。一款好的服务软件可大幅降低服务成本,提高知名度,也会对线下服务产生积极的影响。

3.政府对服务外包云平台的需求分析。服务外包云平台借助服务外包企业吸纳绝大多数中小企业后,会产生许多中小企业的数据,尤其是财务数据、经营管理数据,通过大数据的挖掘与分析,将会对政府管理中小企业、管理服务外包产业提供了便利。具体来说,政府对服务外包云平台的需求主要有:第一,规范征税,科学合理制定税收政策。服务外包云平台提供规范的记账软件、税务软件,可以为政府提供更准确、更可靠的税收数据,避免中小企业刻意地逃税,有助于增加政府税收收入,也有助于政府制定合理税负,促进中小企业发展。第二,管理、监控中小企业的运行情况,并制定扶持政策。借助于中小企业服务云平台,可以实时监控应用平台产品服务的中小企业运行数据,可以将众多中小企业的信息进行分析和处理,形成政府决策可使用的信息。第三,规范服务外包企业行为,促使行业有序发展。政府需要有工具有手段将服务外包产业进行规范化管理,约束服务外包企业的行为,促进整个服务外包产业的良性循环。

4.(潜在)投资者、债权人对服务外包云平台的需求分析。(潜在)投资者和债权人对中小企业服务外包云平台的需求有:第一,掌握、监控中小企业经营状况,科学作出决策的需求。由于存在信息不对称,(潜在)投资者和债权人很难作决策,也很难监控、管理中小企业的运营情况。他们需要有工具能够帮助他们获取中小企业会计信息、经营管理等情况,帮助降低信息不对称,更好地进行决策和监管中小企业经营状况。第二,发布投资需求、信贷产品信息等需求。投资者、债权人有资金,但是缺乏优质的投资项目,因此他们也有发布其自身信息、产品信息的需求,使得一些中小企业能够知晓并加以选择,使得中小企业能够获得更多的资金来源。5.服务外包人才对云平台的需求分析。服务外包人才对云平台的需求是能够以较低的成本进入一个相对合适的企业工作,获得服务外包云平台提供的狭窄范围内的行业招聘信息,同时云平台存储了每位服务外包人才的从业经历和工作记录,能够更便捷、更真实、更低成本地向企业展示其经验、能力等,也可以从云平台获取关于其应聘的服务外包企业的信息,使得双方能够降低选择成本,进行更为科学合理地双向选择。

(二)中小企业服务外包云平台的功能考虑到满足上述各主体的需求,中小企业服务外包云平台应具备表1功能。

四、中小企业服务外包云平台的总体结构设计

根据云平台自身的内涵特点及上文分析得出的中小企业服务外包云平台的功能,对该云平台进行了总体结构设计,如图1。该平台共有五个层次,其中最基础的是资源层,资源层主要有服务器、网络、存储及其他硬件构成。其次是平台层,平台层对这些基础设施进行了封装,提供用户认证服务、数据库服务、总线服务、中间件服务。接着是应用层,主要提供基础办公软件、财税软件、管理软件等众多应用软件。再上面是接入层,主要是一个门户网站,用户可以通过门户网站接入,获取各种云服务。最后由平台管理层统一对各层提供用户管理、资源管理、监控管理、安全管理、计费管理等服务。

五、中小企业服务外包云平台主要模块及应用

(一)信息模块信息模块主要包括了当前重要的宏观经济形势、财税金融产业政策,产业的动态、市场行情、技术趋势以及行业中各种展览会、研讨会、论坛、培训等活动信息。信息模块的用户主要有:信息录入者、信息审核者、信息查阅者。信息录入者,为云平台服务商的员工,主要搜集当前各种有用的信息,登录门户网站后台,将其录入该模块。信息审核者,为云平台服务商的高级员工,主要对信息录入者录入的众多信息进行筛选,删除不重要的信息,选择重要的信息在门户网站上列示,并向订制动态信息的用户客户端进行推送。信息查阅者,主要为中小企业人员、服务外包行业人员等,他们可以登入网站阅读当前重要的政策、产业动态、各种活动信息等内容。

(二)财税基础模块财税基础模块主要为中小企业和代理记账公司、会计师事务所等服务外包企业提供基础的在线会计记账软件服务和报税软件服务,满足其最基础的需求。财税基础模块的用户主要有:中小企业相关人员、代理记账公司等加盟公司人员、投资者和债权人、政府相关部门人员等。中小企业会计人员和代理记账公司会计人员,主要登录云平台进行在线记账报税操作。中小企业管理人员也可以登录该平台实时查看公司的财务税务状况。投资者和债权人,只有在获得中小企业授权的前提下,才能被允许查看该中小企业的会计信息和经营管理信息。政府部门人员,只有在特定的情况下,得到中小企业授权或者在法律允许的情况下,才能被允许查看该中小企业的会计信息和税务状况。

(三)运营管理模块。运营管理模块,主要为中小企业和服务外包企业提供进销存管理、固定资产管理、人力资源管理、客户关系管理等软件服务,帮助企业更好地进行运营管理,提高运营效率,降低运营成本,提高财务效益。运营管理模块主要的用户为中小企业人员、服务外包企业人员等。中小企业人员和服务外包企业人员,需要登入门户网站使用各种软件服务管理其运营状况。中小企业管理人员和服务外包企业管理人员,也可以通过该平台及时关注公司业务经营状况,优化公司的运营管理。其他用户,如政府、投资者、债权人,也只有在得到允许或者其他特殊情况下,才能登入网站查看相关企业的数据。

(四)信息化基础设施服务模块信息化基础设施服务模块,主要提供云主机、云存储、网络,以及基础办公软件,如OA办公软件、杀毒软件、企业沟通软件等。该模块的主要用户有:中小企业、服务外包企业。中小企业和服务外包企业使用该模块,主要是低成本获得信息化办公环境和办公软件,使用云主机的、云存储等设施只需要和云平台服务商签订租用协议即可,使用办公软件需要通过移动客户端登入门户网站即可使用。

(五)开发者模块开发者模块为开发者提供了在线开发环境与开发语言,使得开发者能够借助该平台不断创新开发新的应用软件。该模块的主要用户为开发者。开发者登入门户网站,可以随时随地进行应用软件的开发,产品开发完成以后,还可以加盟平台服务商,在该平台上运行其开发的应用软件产品,获取收益。

(六)增值应用模块增值应用模块,除了提供软件服务、基础设施服务和平台服务外,还提供诸如专业化解决方案、求职招聘、投融资、在线撮合等基于数据分析处理的服务。该模块所具备的功能有待于进一步研究和扩展,待研发出新功能后可以通过接口接入门户网站。该模块的主要用户为中小企业、服务外包企业、政府、投资者、银行等金融机构人员、服务外包从业人员。供给方、需求方都可以登入门户网站,发布供应、需求信息,浏览需求、供应信息,并可以通过云平台进行沟通交流,进而完成招聘或服务交易。

(七)平台管理模块平台管理模块,为整个云平台提供后期保障和统一管理,主要包括用户管理、资产管理、监控管理、安全管理、资源管理。该模块的主要使用者为云平台服务商,需要为不同用户设立账号、管理资源状况,保障云平台数据的安全,对用户使用云服务进行计费等。该模块对于整个中小企业服务外包云平台来说十分重要,关系云平台的生存与发展,因此需要认真研发。

六、结论

中小企业对我国经济发展和就业贡献巨大,可其发展存在种种困境,一直难以破解。与此同时,我国中小企业服务外包行业处于粗放发展、恶性竞争、缺乏统一规范的境地。而信息技术的发展为上述现状的改善提供了可能,且目前国内已有多个城市、多家企业开始了云服务的探索与实践。此外基于云平台的数据挖掘与分析,能够为政府决策快速提供有用的信息,能够为中小企业、服务外包企业发展提供专业化解决方案。因此构建中小企业服务外包云平台完全可行并且非常有意义。本文对中小企业服务外包云平台利益相关者的需求进行分析,提出该平台应具备政策信息动态传递、低成本提供软件服务、基础设施服务、开发者开发平台、通过数据分析开展增值服务等五大类功能。在需求和功能分析的基础上,提出中小企业服务外包云平台的总体架构设计,依次包含资源层、平台层、接入层和平台管理层。最后设计中小企业服务外包云平台模块。通过中小企业服务外包云平台的设计、开发与使用,不仅能帮助提高中小企业核心竞争力,帮助服务外包产业规范发展,还能够积累大量的数据信息资源,可用于指导政策制定、规范行业竞争、引导中小企业良性发展。

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作者:袁颖 单位:苏州工业园区职业技术学院

企业服务外包需求与功能模块设计责任编辑:张雨    阅读:人次