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内部控制制度实践

2009/12/01 阅读:

一、江苏省电力公司FMIS(财务管理信息系统)的创新与实践

随着经济的发展及竞争的激化,内部控制已渗透到企业的各个领域,人们逐渐认识到内部控制存在与发展并非取决于内部审计人员的主观意愿,内部控制制度不仅是审计工作的基础,而且是企业取得良好经济效益的基础。

(一)FMIS的设计

结合国家电力公司“公司制改组,商业化运营,法制化管理”的改革框架要求,江苏省电力公司从企业内部管理创新出发,坚持“企业管理以经营管理为中心,经营管理以财务管理为中心,财务管理以资金管理为中心”,组织了一批具有丰富经验的,以会计专业为主的管理人员,针对各部门提出的管理要求,进行业务流程再造,逐步形成了公司本部和所属供电分公司、发电厂自己的《财务手册》,规范企业的各项具体经营活动,形成财务信息管理的纲领性文件,并针对各自的管理重心和经营特点,对各业务的具体流程加以规范。其核心是将企业的财务活动划分为预算管理、合同管理和会计实务三大类型,并且针对每种业务的特点从会计政策、标准流程、部门职责、金额权限、会计科目和标准文档六个方面加以界定。我们称之为“预算管理、内部控制、会计核算三位一体的内部控制系统”(具体流程见下图)。

预算管理、内部控制、会计核算三位一体内部控制系统

(二)FMIS的执行

江苏省电力公司在各单位完善《财务手册》的基础上,通过网络化的计算机程序支持,将其规范的流程和相关业务部门的职权加以固化,并完善自动会计核算功能,构建了FMIS。经多年努力,总体上达到了“管理先进、技术可靠”的要求。至2000年5月,谏壁发电厂已投入运行,扬州供电局、镇江供电局等单位正处于正式运行阶段。

(三)FMIS的内部控制程序

FMIS的内部控制程序在原核算型信息系统的基础上,按《财务手册》规定的内容,将预算管理和作业控制的内容纳入FMIS,建立以预算管理为核心、与其他各专业管理信息系统充分集成、信息共享的财务管理信息系统,其基本控制程序包括控制单元、核算单元和辅助决策单元三个部分。

L、控制单元是江苏省电力公司FMIS的核心组成部分,具体由预算中心和业务处理中心组成。前者根据财务手册预算管理部分的制度规定,负责预算的编制、执行、调整及考评;后者与财务手册的合同管理和会计实务部分规定的业务处理流程、职责、权限相对应,根据其设定的业务标准流程进行各种财务活动的流程控制,并与合同管理等工作相衔接。

2.核算中心主要由总账中心和财务报告中心组成,其中,总账中心主要负责账簿登记等以会计核算为主要内容的管理工作;后者主要负责报表的汇总上报等财务管理工作。

3、辅助决策单元包括系统设置、查询分析和专项处理等。系统设置用以明确财务手册中各部门职责权限和业务流转程序,包括预算管理、责任单位会计核算各种标准代码体系;查询分析是用来提供企业内部管理所需的信息,包括预算、合同、资产及对历史数据进行分析和预测。专项处理主要包括实现与其他管理信息系统的信息共享,对固定资产卡片、工程、物资采购等进行专项管理。各职能部门根据本部门业务特点建立各项管理报告制度。如省公司预算执行报告制度、审计工作向职代会报告制度等都已得到很好贯彻,并已起到了很好的作用。充分体现了江苏电力企业FMIS信息高度集中的特点。

(四)FMIS的内部控制方法

1、预算控制方法。内部控制的一个重要原则,是要为企业所有职能的执行立下一个明确的企业目标,内部控制只能在一个严格制定计划的单位得到执行。江苏省电力公司根据企业的总体目标实行全面预算管理制度,每年由财务、计划等部门对企业的生产、销售、财务等方面制定可行的预算,经有关部门会审,报公司预算管理委员会批准后下发执行,所属各单位在分目标利润的基础上,建立各自的分预算。“只有纳入预算范围,履行必需的审批手续和传递程序的经济业务,FMIS才能处理”的固化软件程序做到了企业内部控制的“自动”控制和“自我”评价。

2.授权控制方法。内部控制要求企业在进行经济活动时要有授权批准制度,以确立完善的工作程序。也就是说公司各级管理人员必须获得批准和授权才能执行正常的经济业务。江苏省电力公司一是根据国家电力公司的授权管理和经营范围制定有关《分级授权管理方法》,并在《授权经营书》上明确规定了经理、厂长的经营决策权、资金使用权等。二是根据国际一流电力公司的标准制定了各级管理人员的《岗位工作标准》,对各岗位人员的权、责进行了明确的分工。FMIS固化的权限管理功能对之进行“自动”评价,超越权限的经济业务将被拒绝,企业财产的安全得到了保证,舞弊行为得到了控制。

3、措施控制方法。

(l)为控制财务风险,避免资金的分散浪费,公司采用收支两条线的管理控制方法,实现了对资金流的统一集中管理和协调安排,降低了资金占用成本,提高了资金的流转速度,降低了企业的财务风险。

(2)在实物流方面,围绕物资采购和生产成本费用的发生实现对实物流转的综合控制。根据授权采购的原则,公司总部成立物资公司及招投标管理中心,对本部及所属各单位的大宗物资采购进行统一招标管理,合理配置资源,降低了库存材料的呆滞积压。所属各单位在授权经营范围内,对所需零星材料、配品配件、办公用品实行一次招标。公司总部财务部、审计部、法律事务部对所属单位标的超过100万元以上的项目进行审查。使用部门根据预算按实领用。财务、审计部门进行检查时,只需通过FMIS系统调用有关材料数据,抽样实地盘点,无需再进行原材料库存盘点,计算账实差异,提高了工作效率。

二、相关控制系统的创新与实践

从理论上来说,企业内部控制的完善与有效有赖于以下四个层次的贯彻落实:以条文形式规定各项经济业务及会计处理的制度、目标、职责分工和各种行为规范,它构成对业务的制度控制层次;建立操作性很强的各种经济业务及会计处理的办事程序,对业务的过程控制加以落实,形成程序控制层次;会计人员对各项经济业务进行直接审核及处理,它构成了对经济业务的结果控制层次;内部审计人员的在线管理和离线监督构成了监督控制层次。

从“全面控制论”的观念来看,完整的内部控制体系应包括企业的所有活动,且必须能自动完成“建设一评价一再生”这样一个闭环控制过程。FMIS通过网络化的管理,使前二个层次得到了“自动”控制,总的来说还只是对经济业务的过程控制,体现了部分控制论,“内部控制只对企业的经济活动进行控制”与现代企业应实现全面控制的理论相对照,还显得不完善,为此,江苏省电力公司又对其它相关方面进行了有益的尝试。

(一)组织控制

组织控制是对企业组织机构设置、职责分工的合理性和有效性进行的控制。组织控制的核心是不相容职务的分离、总体组织机构设置的控制、会计和财务的组织控制。

一是从决策层着手。公司成立了总经理领导下的经营委员会、预算委员会、前期及筹建委员会、本部工作委员会、监审委员会、技术委员会等专门委员会,建立正常的工作秩序,使公司总部的各项工作程序化、公开化。

二是结合省公司系统多年的工作实际,组织专门人员设计了省公司本部、各供电企业及发电厂的总体组织机构,并按照不相容职务的分离的原则规定了部门的岗位,至1999年底,组织机构与人员配置已全部完成。统一设置有利于归口管理,协调一致,既有效避免了机构的重复设置又提高了工作效率。

三是对企业的财务和审计管理进行了创新,对公司所属各单位财务负责人实施派驻制、对审计人员实施分片委派制,充分发挥审计和财务监督的闸口作用。财务派驻制杜绝了企业领导人指使财务人员随意调账现象,避免了会计信息失真,保障了会计信息的真实性,为降低审计风险打下了良好的工作基础。审计人员分片委派制提高了审计报告的质量和审计效率。

(二)人员素质控制

企业内控制度的成效取决于职工素质的高低,职工的素质控制是内控制度的一个重要因素。公司明确规定新进公司本部人员必须在全省电力系统范围内进行公开招聘,且应具备全日制本科以上学历。公司人力资源部编制的《员工培训手册》和《员工岗位标准》,建立了完善的培训与作业标准,使每一个员工都知道应遵循的行为要求,用作考核评价职工行为的依据,并实施末尾淘汰制、投诉查实待岗、换岗制。同时,省公司良好的工作环境、合理的报酬以及良好的劳资关系也是促进职工诚实和努力的保证。

(三)内部审计控制

l、审计制度创新。从制度建设全面控制理论“建设——评价——再建设——再评价”的循环链可以看出评价的重要性,虽然制度的评价是整个企业共同的责任,但内部审计人员在线管理的参与权和离线监督独立性所构成的监督控制层次是内控制度体系的一个重要组成部分。内部审计作为企业内部控制的特殊组成部分,它既是企业内控制度的一个组成部分,又是企业内控制度的执行监督部门。内部审计在对企业内控制度的健全性、符合性和有效性进行审查和评价的同时其本身也应有一套完整的内部控制制度。

内部审计控制制度可以分为内审组织控制、内审依据控制、内审准则控制、内审过程控制等四个方面。

内审组织控制是内审工作开展的基础。公司及所属各单位均建立了独立的内部审计机构,并按规定配备了合格的内审人员,保证了审计工作的正常有序开展。

内审依据接来源可分为内部和外部两部分,外部审计依据是国家法律、经济法规、政策法令、会计审计准则等;内部依据是企业范围内的各种规章制度、计划、指标和细则等。审计部结合实际工作的需要,建立了完善的内部审计制度体系,并以外部依据和本企业制度为准绳建立了具体实施细则作为审计依据,保证了内审工作有章可循、有据可依。

内审准则是审计人员的行为规范。为了规范内审人员的工作,审计部根据审计署“八不准”条例,制定系列内审人员职业道德准则,保证了内审工作的客观公正和实事求是。

内审过程控制是保证内审工作质量的基础。审计部在《江苏省电力公司内部审计工作准则》中明确规定了审计部门订立审计项目的计划和步骤:对被审人员的范围和目标做背景调查;确定项目总的范围和目标;确定每一步骤所需时间,使其符合审计时间的总体安排;实施初步调查,明确内部控制系统中的优缺点;缩小审计范围及目标确定必要的抽样范围;实施必要的审计步骤来评估审计目标;复查审计项目并予以修正;征求被审部门意见;提交审计报告。

2.《审计手册》的创新。审计部在原有内部审计控制方式的基础上,结合多年的审计工作经验,正组织人员建立包括《经营者任期经济责任审计手册》在内的各项专业审计手册,规范内审人员的审计行为,防范审计风险,同时为计算机辅助审计软件的开发提供前期需求设计。

3、计算机辅助审计的创新。审计部通过财务与审计的数据接口,按授权控制的原则登陆被审计单位的财务管理信息系统,在设计FMIS中加入职业判断模块,对经济业务处理的遵循性进行计算机和远程审计,同时通过审计网页建设达到内部审计资源共享。

三、内部控制制度评价

1、事前评审保质量。审计人员一方面对公司重大制度的出台采取全过程参与的方式,实施在线管理;另一方面内审人员虽然不参与内控制度中其它专业控制制度的建立和具体执行,但在制度送审时,内审人员把关和审计部门负责人负责签署有关内部管理的制度和文件时的离线监督,使审计的审查权和参与决策权在决议的实施前起到了对制度的评价作用。通过在线管理和离线监督,非职业判断的因素固化人FMIS软件程式,内部控制制度与国家有关法律、政策的相容性、企业内部各部门内控制度之间的协调一致性、内部控制制度的健全性、符合性和有效性得到了审计人员的初步认可,实施审计时减轻了工作量,节约了审计时间。

2、事中评审促创新。首先,内审人员通过在日常审计工作中发现的管理制度中错弊,向公司决策或管理层提出管理建议书,对存在错弊的内控制度进行修正或补充。其次,通过问卷的形式对企业、企业内各部门及内审人员进行了解,加强内审部门与其它部门的沟通,使内审人员更加了解企业及部门的目标,也使他们的活动更加有效、合理。内部问卷调查能发现制度制订的问题,重点调查的方面有:制度订立的健全性、管理监督的恰当性、执行的偏差度及导致错误和弊端的发生而无法控制的例外事项等。第三,内审部门根据问卷调查的具体情况,邀请制度的制订者与执行者参与制度的补充修订与完善。这是减少失误、降低成本的关键所在。内部审计人员通过与其它部门的精诚合作,将使工作关系更加融洽,更有利于审计工作的开展。

3、事后评价与完善。内部控制制度出台后,随着时间的推移,由于国家政策的变化和企业经营行为的变更,内部审计人员必须时刻关注这一变化,通过审计中自主发现的问题和问卷调查得到的改进制度的建议以及控制措施失效的情况,针对原有的内部控制制度进行不断的评价和提出管理建议(如新《企业会计制度》的出台对公司《财务手册》的影响等)以达到内部控制制度的完善。

通过事前、事中和事后对内部控制制度的评价,实现了电力企业内部控制制度从建设——创新——再生的闭环运行,内部控制评价促进了企业的不断创新和再生,提高了企业的管理水平,内审的质量和服务水平得到了用户的满意。

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