档案信息化建设与档案管理的探析范文

摘要：本文从档案管理的相关概念及特征出发，从其具体内容中探究知识，及时发现在实践中档案管理存在的问题，并针对存在的问题，提出一系列解决问题的策略，加深对档案信息化管理的深入了解，全面提升信息化管理的能力，总之，深入对档案信息化建设与档案管理的深入认识，有利于档案管理工作快速推进。

关键词：档案信息；信息化；档案管理

高速发展的信息时代，档案管理的信息化成为发展的必然趋势，未来档案管理最为显著的优势就是信息化，档案资料要想长期保存并更好地运用到实践，才能实现档案资源的优势互补，实现资源的优化共享。档案信息化建设在信息时代仍然会存在一系列的问题，针对问题的深入研究需要结合实践，探究问题的根源所在，信息化管理下的档案管理，完全地转变了传统的档案管理方式，通过信息技术的使用使得资源得到全方位的运用，大大提升了资源的利用效率，提高了档案的管理能力。

1档案信息化建设的概念以及特征

档案信息化就是通过信息化技术手段，将档案管理部门的工作进行统一领导和统一规划，进行有组织、有计划的信息化技术运用，通过及时的运用信息技术合理地对相关信息资源进行优化管理和处置，从而实现高效地服务，有效地提升服务水平。简单来看，档案信息化建设传统上是以保管为重点，运用信息化技术手段后，能够实现多角度、多方位的信息化管理，最终通过技术实现档案资源的合理运用。档案信息化建设主要体现以下几点特征：如注重档案使用的和谐化、统一化，注重档案管理模式的改革，注重档案信息的网络化、数字化、共享化。档案信息化建设在实验阶段主要存在的基本特征是档案管理多元化，在普及阶段主要是突出档案内容的公布，注重档案在检索开发上和利用上的特征，网络阶段的档案管理主要的特征是计算机的运用占据主导的地位，特别是一些多媒体技术的使用，以及一些光盘存储功能的广泛运用，是信息化时代档案管理的显著特征。数字档案时代，数字档案具有最为显著的优势，通过数据库能够广泛地建立数字网络通信，建立广泛地网络化信息管理的模式，有助于促进网站实现数字化，确保档案信息化建设顺利实现，未来档案信息化建设会逐渐向数字档案馆方向发展，并成为迅速发展的趋势与潮流。

2档案信息化建设的具体内容概述

2．1硬件设施档案管理信息化建设主要依靠计算机，通过计算机的硬件和软件实现对信息的很好掌握，例如硬件方面的改革是基本的保障，硬件运行速度较差，将会使得信息运作速度降低，硬件设施是最为基础的保障之一，其会影响到档案的质量。硬件设施还包括一些存储空间、局域网、数据库等，这些也构成了硬件设施的基本内容，有助于档案管理平台建设，正是这些硬件设施组成档案管理的支撑平台。

2．2服务意识档案信息化建设中管理人员意识最为重要，这决定着人的实际行动，特别是管理人员的服务意识是档案信息化建设的重要内容，只有存在更好地服务意识，才能有助于档案管理，促进档案管理顺利开展。服务理念下的档案管理能够推动社会进步，是文化发展的不竭源泉，是推动社会发展的内在源动力，只有服务理念才能让管理人员真正地服务于社会、大众。信息化背景下，档案管理工作呈现出的是多元化，改变了传统模式的单一、狭隘的特征，信息化模式下的档案管理能够在广度、深度上实现信息的全面化，信息化能够实现信息均衡的拓展，满足时代对档案管理发展的需求。

2．3管理水平档案管理需要信息化技术手段，特别是档案管理水平的提升，需要作为档案信息化建设的重中之重，需要加大技术的投入，例如可以使用电子化模式进行管理，不断适应经济社会的快速发展，有助于管理水平的快速提升，特别是经济社会快速发展的今天，档案管理对管理水平有着更高的要求，档案管理水平的提升，才能有助于信息化建设，促进档案管理内容实现全面地拓展和创新，只有在一定的基础上的水平提升，才能使得档案管理内容进一步创新，使得档案管理内容不断丰富，对社会发展、经济进步等贡献档案管理的价值。

3当前档案管理在信息化建设中所存在的问题

3．1系统建设的缺失现阶段系统档案管理普遍存在系统建设缺失的问题，系统内部出现专业化水平较低的现象，很多标准和制度的制定难以应用于实践，规范化的管理体系不够健全，信息资源的运用和使用缺乏有效性，档案管理上缺乏高效地检索功能，导致系统内的管理缺失，难以形成完善地规范化管理体系。就目前档案管理系统中的工作来看，运用信息化工作质量较差，档案管理的资源信息存在不统一的现象，内部系统标准不够规范化，缺少标准的管理方式。管理工作中管理人员缺乏高质量、高标准的落实相关内容，管理资源的过程中，常常会出现部分资源出现丢失 和遗漏，因此，档案信息化建设急需进行系统建设。

3．2档案管理信息资源缺乏整合与长远规划目前，档案管理工作虽然初步实现了信息资源的运用，但是很多档案管理还是缺乏一定的长久规划，档案管理信息在技术手段的运作下还没有实现初步的成效，管理上还缺乏一些必要的长久规划，技术运用过程中还需要不断地实现资源整合，运用科学有效地管理办法，并在运用上还需实践，档案信息化建设还需在实践中进一步深入生活实际，特别是在实际中出现的问题，要注重结合网络化、数字化，才能综合运用资源，实现联网互通的数据共享。

3．3电子文件保存的安全性低传统档案信息管理运用的相关方法会花费大量的时间和精力，使得电子文件保存存在安全性隐患，收集档案信息的速度较慢，收集过程需要耗费大量的工作，很大程度上消耗了大量的工作量，从侧面来看，这也使得电子文件在保存上存在着一些安全隐患，信息时代下，信息技术的运用能够大大提升档案管理的效率，提升了保存档案的安全性能，但是有些电子文件也会容易丢失和改变，数字化信息的运用使得其突破了传统的存储载体，改变了传统固定的档案信息存储模式，但是这样的模式也会存在大量的安全性问题，电子文件的存储和保存也要给予高度的重视，电子文件存储不固定使得档案信息的安全性难以保障。

3．4管理团队素质较低并先进性意识不高档案信息管理队伍综合素质能力较差，整体上的素质较低，并且运用先进技术手段的能力较差，专业能力有待进一步的强化。信息运用的技术水平有待进一步提升，管理人员的综合素质有待进一步激发。档案信息管理人员要注重资源的开发和利用，运用先进的技术手段，真正的利用档案信息。但是就目前档案管理团队的效率来看，档案信息管理工作存在“重开发、轻利用”的现象，很多资源存在大量的浪费，大量的数据信息运用和高效使用，并没有引起管理团队的认识，同时数据的整理压力也使得工作人员的工作强度增加，对相关工作人员造成了强大的数据整理压力。

4完善档案信息化建设与档案管理工作的对策

4．1健全档案信息化的工作系统档案信息化工作系统要具备健全的工作模式，需要在内部建立一套健全的档案信息化工作系统，工作系统的建立要注重以下几点，管理机制要具备一定的明确性，结合不同的电子档案内容，制定相适应的电子档案管理制度，同时结合相关法律法规，注重行政管理方面职能的高效执行力，最终促进和谐的合作系统的形成。法律法规方面要进一步完善和规范化，特别是档案管理方面的法律制度，要给予高度的重视，针对不同的法律约束内容，制定具体的工作方案，通过工作制度来约束工作人员的职责，明确相关任务目标，才能将实际行动落实到实处。系统管理上可以构建健全的绩效评价系统，通过评价进一步规范化相关制度内容，通过不断的约束和监督，实现相关内容的规范化，这样才能促进档案信息化工作顺利进行，只有绩效评价系统的进一步完善，同时加大监管力度才能保障档案信息化的工作步入正轨。

4．2促进档案管理的数字化，实现资源的共享档案信息化建设过程中，要引入素质化的理念，依据先进的技术，实现资源的共享。例如在档案管理过程中，要逐渐使用数字化的工作方式，采用完善的档案数字化系统，加大人力、物力、财力的支持，通过技术手段，改变传统的档案存储方式，实现档案数据的素质化管理。数字化的档案管理，才能促进档案资源实现共享，特别是一些先进的技术手段的运用，不仅能够完善档案信息管理体系，还能促进相关信息的高效整理和归档，便于进行网络资源的搜索，大大提升了使用效率，确保档案资料的实时性，进一步促进档案信息化建设的工作。

4．3完善技术支持与资金保障系统档案管理工作技术方面的支持必不可少，管理技术的运用需要一定的资金保障，只有在强大资金支持的基础上，才能确保档案信息化建设工作的全面开展。依靠完善的技术支持以及资金支持，才能使得档案管理工作顺利开展。例如技术支持能够确保档案信息的持续稳步运行，技术的运用能够确保档案资源的可靠性，例如档案管理中，可以采取一些相关技术手段，运用相关基础性的设备，将信息内容进行完善和归集，同时融入一些资金方面的支持，可以使得档案管理运作更加的全面，促进档案管理工作高效运行。档案管理中要注重信息化物质支持机制的创新，不仅在技术方面、资金方面给予高度重视，还需大量的研究管理技术，运用先进的硬件、软件设施进行设备维护，给档案信息化工作创造工作条件，加大软件的研发力度，才能使得档案管理工作达到一定的技术标准，这样才能使得档案管理工作顺利开展。

4．4强化现代化意识，注重壮大档案信息管理队伍档案管理信息化是档案管理现代化的灵魂，档案管理中最主要是实现服务的专业化和思想的现代化，管理中管理人员要不断的更新自己的观念，适时的改变档案管理态度，注重紧跟时展的潮流和趋势，明确管理意识，提升管理工作效率。档案人员在管理过程中要注重服务意识，注重现代化的管理方式，注重全面提升服务意识的同时积极转变工作态度，强调管理工作的重要性，并依据积极的态度，进行相关团队队伍的维护。档案管理人员要进行一系列的系统性的服务知识的培训，注重强化服务意识，定期对管理人员进行知识专业的考核和评比，注重相关技能培训和晋升制度的落实，全面提出具有优越性的制度内容，积极提升管理人员的服务意识。加快档案信息化管理建设的步伐，注重团队质量的提升，建立高度全面的档案考核制度和培训制度，例如可以建立科学合理的竞争机制，这可以激发工作人员的工作责任心和进取心，大大提升档案管理的力度，帮助档案管理趋向于专业化发展。档案管理人员要注重专业知识的学习，加大对专业知识的认知，注重在培训方面专业能力的提升，才能使得档案管理的效率得到进一步的提升。档案管理的工作人员要注重计算机技术的学习，注重网络安全知识的学习，积极地致力于学习网络化的知识，才能提高档案信息的安全性与完整性。档案管理要注重引进信息化网络管理型的人才，注重计算机专业技能的提升，注重专业人员管理及技能方面的综合素质能力，在此过程中积极引入优秀的网络信息化人才不失为一种有效的方法。网络化信息人才要具备过硬的专业技术知识，技术上要达到一定的专业水准，才能通过计算机技术实现网络化的要求。网络化信息人才具备专业的技术知识和管理经验，能够在工作中指导档案管理，帮助信息化建设走向正规化的管理。因此，档案管理要积极引进网络信息化的人才，网络信息化的人才是档案管理及建设的催化剂，能够帮助档案管理趋向于正规化，是档案管理的内在源动力，侧面能够帮助档案管理实现长远的规划。

5结束语

总而言之，档案管理工作最为关键的核心就是档案信息化建设，信息化建设也是时展的趋势，特别是档案管理工作中运用先进的技术手段能够强化档案管理，通过信息化的运用实现资源的有效共享，技术手段的运用能够扩展档案资源，能够将档案资源运用到更加合理的位置，信息技术手段的运用能够改变传统档案管理方式和档案处理步骤，不断更新完善档案信息化管理方式，因此，信息化技术手段能够快速提升档案管理的水平，使得档案信息化建设实现一定的效率，促进档案管理工作的信息化与数字化的发展。

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作者：包冬梅 单位：青海省核工业地质局