高校不动产档案的信息化管理研究范文

摘要:不动产档案是高校档案管理一项重要内容，同时也是房地产管理工作的一项基础工作。纸质档案和电子档案是目前两种载体形式，因此要充分认识到这两种载体档案的重要性和价值，并将实体化管理和信息化管理相结合，充分发挥电子档案优势，同时注重鉴定档案的价值、档案收集的准确性、真实性和完整性，保证档案的动态管理，并循全程管理的原则。

关键词:不动产档案;纸质档案;电子档案;信息化管理

高校不动产档案是指，“高校在房屋、土地、地面建筑物、景观绿化等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等历史记录”。从内容上可将其分为四部分:一是房屋产权利人、房产权属登记确权、房屋产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件;二是房屋及地面建筑物所占用的土地使用权权属界定位置图、房地产分幅平面阁、分丘平面图、分层分户平面图等;三是各类不动产登记工作中形成的各种文件材料;四是其他有关不动产权属的文件材料，包括不动产权属冻结文件、权属代管文件，历史形成的各种不动产权证、契证、账、册、表、卡等。高校不动产内容的划定需根据学校自身发展需要，并严格依据不动产内容进行收集。

一、不动产档案的历史价值和现实价值

(一)不动产档案的历史价值第一，是高校不动产工作凭证的历史积累和权属证明的历史见证。不仅对于高校房地产管理、场馆管理工作有直接的利用价值，而且是长期积累的材料，具有不可替代的历史见证价值。第二，为学校的历史变革留下了珍贵历史记录，具有重要的历史保存价值。高校不动产管理档案的历史价值，在于其客观记录性，档案记载了学校建设和发展的历史，是反映高校变迁和房屋、土地资产变化的真实记录。校园房屋的丈量、土地界限的认定、房地产平面图的测绘所记录下来的是学校的变迁史，高校不动产管理档案所反映的历史，也是一个动态的发展过程。

(二)不动产档案的现实价值第一，是提供产权证明的重要凭证，为学校不动产归属权争议问题提供重要材料，也可为学校和个人房产的归属问题提供参考资料。在进行产权认证、产权纠纷、查处违章用地和建筑时，不动产管理档案都是必不可缺的依据。第二，是学校基建、规划等政策制定的客观依据。在学校制定发展规划、基建等相关政策时，也发挥巨大作用。学校的整体用房规划、基础设施建设和学生宿舍提升计划等，均需要依据不动产管理档案。第三，是保障教职工民生利益的重要依据。根据不动产管理档案所提供的真实房屋的面积、结构、用途、地理位置、建造历史等，学校教职工个人的产权归属等信息可以得到确认，从而保障了教职工的合法权益。同时也为学校进行修缮计划提供了时间和数据上的支持。可以说不动产管理档案中的学校家属区资料，也是学校教职工及家属来访查询记录的重要凭证。目前高校房产档案中的“房改房”档案和公用房档案，为教职工的民生权益提供了重要保障。

二、新时期不动产档案信息化管理的必要性

(一)信息化管理能提高不动产档案的管理效率和保证信息准确性由于目前高校不动产类档案的使用频率增加，不动产管理工作需要通过引进信息化技术来满足这一系列需求。近年来由于高校不动产工作量不断加大，档案的动态管理也成为一项重要工作。档案资料为满足不断更新的需求，需要在纸质档案的基础上完成信息化采集，信息化管理便于资料的更改和补充，可以随时进行信息的补充和完善，大大提升了工作效率和提高了档案的准确率。

(二)信息化管理才能实现不动产档案信息的共享和整合档案信息化更便于实现资源共享，极大地解决了地域、时间带来的不便，不在档案室、不在规定的工作日也可以完成查档工作，同一时间也可为不同查档需求者提供服务，极大地提供了办事效率，节省了大量人力和时间，也为全校教职工提供了方便。同时对于公开性的档案信息又提供了一个共同分享的平台，促进了各个部门之间的沟通和交流，真正实现了资源共享。

(三)档案数字化有利于保护纸质载体原件和延长使用期限信息技术在档案管理中的应用，也是对于纸质档案的一种保护，手工查档的频率减少更有利于档案的保存，也在一定程度上避免了档案原件的破损和丢失，对于那些年代久远、容易破碎的纸张，更需要进行高科技保存方式，不便于翻阅。那些历史年份较长的凭证资料可以延长使用寿命。(四)信息化管理才能提高不动产档案信息的查全率和查准率档案信息化管理可以提高行政决策效率和办事效率。通过将纸质档案数字化，可实现档案信息的缩微保存和自动检索。通过建立地址索引卡，户名产权名索引目录等方式，提高查找档案的速度和准确率，同时，根据档案信息的数据分析，更有利于分析和了解所需掌握内容，为快速正确地形成决策制度做准备，保证了查档的查全率。

三、不动产档案信息化管理的必要举措

(一)不动产档案数字化过程中，要重视纸质载体的保护工作不动产纸质档案有两个优点:第一，纸质档案具有很强的凭证效力和法律效力。纸质档案所呈现的是历史档案的原貌，是对过去情况的客观记录和再现，没有经历过任何处理，例如学校的招标合同、与各部门院系签订的用房合同等，上面的负责人和公章均以原始材料呈现，无法篡改，才使得纸质文档具有凭证性作用和无可比拟的法律效力，成为纠纷案中的重要凭证。也正是因为这种价值才成为其他形式档案无法取代的存在。第二，纸质档案更具有稳定性。一是因为电子档案容易受到电磁波的干扰和损坏，其中的信息丢失不容易找到和发现;二是因为一旦计算机中毒或出现设备故障等问题，很容易导致档案信息丢失;三是电子档案容易被篡改，并且在修改后不会留下痕迹。这使得电子档案在稳定性上存在很大隐患。

(二)确保不动产档案的电子档案与纸质档案具备同等法律效力在信息化时代，高校仍需在纸质档案的基础上进行整理和归档。同时档案信息开发也离不开档案的实体支撑，实体管理是信息开发实现的手段，因此，整个档案管理工作的基础和重点仍是档案实体管理。相比于信息化管理，实体档案管理工作还存在无法替代的作用和价值。在信息化的过程中，保护纸质档案的同时，也要加大对电子档案关键数据的加密工作，确保数据的真实有效，使其和纸质档案具备相同的法律效力。高校在对不动产档案进行数字化时，要加入电子签章、水印等防伪技术，不动产管理部门对重要的权属凭证要采取验证码验证等措施，防止有人恶意下载和随意复制。

(三)信息化管理能够更准确地反映出不动产登记的空间数据和非空间数据的变动性不动产登记中的空间数据，是依据国家地理测绘局的基础地理数据库产生的不动产的坐标、地块代码等信息。非空间数据，是指权属的买售、转让等信息。不动产档案的信息化管理，可以确保这些数据的真实、准确。第一，高校不动产管理部门，在收集档案时应要做到准确、规范，对于所要表述的房地产位置、地点、房屋的结构、类型、面积等，都要符合国家管理规范标准，不可以随心所欲进行自定义。第二，要鉴定所收集的资料是否为有价值的资料，是否真实，房地产活动中所产生的文件有很多，收集有价值的资料避免了不必要的数据录入和整理，也节省了大量的人力和物力，是在高校不动产管理档案管理工作中重要的一个环节。真实性则是要求对管理的状态和过程要如实反映。如对房屋的登记时间、建造时间、变动时间等表述，和与之相应的申请登记文件、验收合格证等等。同时，收集档案资料过程中还要注意资料的完整性和全面性，不完整的档案可能会造成消息的遗漏，甚至会影响整个数据的准确性，以至于影响房地产工作中的相关决策。例如“房改房”档案中对于教职员工的基本情况、家庭情况均需做详细记录，并进行详细的分类归档，这些重要数据在未来的房屋维修改造过程中将起到重要的作用。

(四)信息化管理才能满足不动产登记信息的时效性和查询需要随着时代的变迁，很多房地产信息会发生变化，保持档案的时效性十分重要①，这也是保证档案完整性的一项重要工作。保证时效性的前提是确认每个档案本身的时效性，对于不动产管理档案要进行时间上的整理，确认其保管期限并进行登记，在过了保管期限之后需进行及时整理，对于仍有保存价值的档案进行加装保护，对于已经没有价值的文件进行登记并及时处理。这其中的每一项工作都需要对房地产工作十分熟悉，可以准确分辨文件重要与否。

(五)信息化管理可以强化不动产档案管理的流程化和规范化高校在不动产档案管理上要注重规范化管理和提供利用，实行信息化管理，首先就要建立标准化的工作体系。信息标准化是实现现代化管理的重要基础，在档案管理中，无论是在收集整理阶段，还是在利用查询阶段，都应制定明确的规章制度。在不动产档案信息化管理工作中，制定符合高校实际情况的档案信息化管理制度，将档案的收集、鉴定、整理、利用进行标准化并在网络化管理中充分运用，通过网上验证、信息读取、网络密码设置等，加强规范化管理。同时，对于从事档案管理中的人员，进行信息化管理培训。建立信息化的查询审查、审批制度。对于从事不动产管理档案管理工作者来说，不可随意外泄内部人员管理账号和内部资料，必须在办事规定内接受来访者的调档查询请求②。对不动产管理档案要建立有效的保管措施，建立借阅登记簿，对档案的借阅使用进行如实登记，防止档案的丢失和损毁。不动产档案管理人员需具有极强的专业性，从档案价值的鉴定到整理、利用都需要具备业务知识和信息技术能力，还要有学习和综合分析数据信息的能力。因此高校不动产档案管理人员要参加一些专业知识培训和参观交流活动，要培养管理人员的积极主动性，增强责任感，不断提高自身的专业知识水平和信息素养。

参考文献:

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作者：张莉 单位：南京大学房地产管理处