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农业科研院所智慧服务平台建设探究

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摘要:文章针对农业科研院所日常管理中存在的问题,以办公审批为基础,以落实内部控制制度为抓手,坚持实用性、合法性、可靠性、拓展性、安全性五项原则,设计开发农业科研院所智慧服务平台,统一规范授权行为,科学防范审批风险,简化审批服务流程,推动纪律规矩落地,从而实现内部控制网络化、授权审批规范化、沟通协调便利化、全程监督痕迹化。

关键词:农业科研院所;智慧服务平台;建设;评价;研究

推进现代农业发展,发挥支撑保障作用,对农业科研院所资源配置、统筹协调和财务保障能力提出了新的要求。从面上情况看,农业科研院所一定程度上存在着管理手段落后、办事程序复杂、资金使用不规范等问题,需要在内部控制方面进行创新与变革,通过引入信息技术手段,优化审批流程,加强过程监督,有效防范廉政风险,全面提升管理科学化、专业化水平。

1日常管理存在的问题

1.1任务繁重,职能滞后

农业科研院所具有学科领域多、服务范围广、成果转化任务重、高层次人才密集等特点,日常活动事项繁杂,往往牵涉内部多个部门和环节,原组织架构和运行机制已经落伍,内部管理运行效率不高,信息沟通不畅,人浮于事、职责不清情况时有发生,部分岗位出现“一人多责”或“多人一职”等不合理现象[1]。为了提高办理速度,少数科研人员偏好选择对自己有利的审批方式,一些事项在分管领导不知、职能科室不明的情况下,也能“曲线”办理成功。

1.2经验决策,留有隐患

传统决策依赖个人权威和经验,应急拍板、相机决断在特定条件下办事效率、效果还不错,但应该看到不利的一面,重大事项、重点项目决策过程简化,事前事中监督手段落后,加之相关配套制度跟不上,这样做容易出问题,从而制约农业科研事业的发展。部门信息披露难,传递沟通渠道狭窄,也影响了内部控制的及时性[2],许多单位内部监督可用手段少,基本靠领导的认知和判断把关,过程与结果变数大,具有不确定性,许多问题等到暴露了才能得到查处。

1.3传统财务,支撑乏力

传统财务的工作手段与工作方式,已经远远不能满足现代农业与科研创新的要求[3],保守、缺乏想象力的办事风格延续到农业科研管理中,财务工作往往局限于会计核算和账务处理,容易只关注财务数字本身,而忽视数据分析挖掘功能,不能实时预警和控制[4],尤其在资金使用效率、项目实施绩效评价等方面有待加强,不能有效地为农业科研决策提供依据。

1.4程序复杂,效率不高

创新发展越快,项目管理越严。专项资金管理日趋精细化,对开支口径、用款进度、报账办法等都有特定的要求。科研人员主要从事研发创新和技术示范工作,田间任务较多,经常出差下乡,课题报账得不到专业指导。加之人员聚合度低,当面审批找人难,办事效率不高,不方便科研人员请示、报告以及报账等。

1.5风险监控,亟须加强

从加强党风廉政建设角度来看,科研管理风险需要警惕,不但要提高思想认识,厘清责任是非,改进工作作风,更要建立有效机制,置权力于阳光下,寓监督于服务中,发挥制度和流程的监控作用,构建智慧服务平台。反腐败斗争不光要查人办案,更要建立不敢腐、不能腐、不想腐的长效机制,对于可能出现的问题,要做到早发现、早提醒、早纠正,使多数人不因疏漏而犯无心之过,使少数人不因小错而铸成大错。

2平台设计开发原则

由于普通平台面向通用行业,不是量身定做,其针对性、实用性不强,难以适应农业科研管理需求。要想得到科研人员认可,就必须结合农业科研单位实际情况,组织相关人员搭建新的平台。

2.1实用性原则

在不改变使用习惯的前提下,对审批事项、审批内容、审批流程进行优化再造,着力统一管理口径,规范栏目设置,拓展附加功能,避免花哨复杂。平台功能优先服务科研、保障科研,支撑科研事业发展,能够覆盖农业科研经济活动的全部门类,便于各类人员掌握要领、参与实践。另外,还要设置电脑版、手机版两个操作界面,做到界面友好、导航快捷,方便科研人员进行网上办公和移动审批。

2.2规范性原则

牢固树立纪律规矩意识,在法律法规范围内开展工作。全面梳理现行政策,配套出台网上办公审批、公务接待管理、内部控制制度、从严规范财务管理等规定,将涉及审批事项、要件、流程及办理要求制度化、公开化,着力完善单位内部控制体系,做到实体合法、内容合法、程序合法,依靠制度管人管事。明确平台服务范畴,严格规范运行流程,使得公务管理、经济活动和日常监督有章可循,确保各项制度行得通、管得住、用得好、可持续,促进农业科研活动依法依规进行。

2.3可靠性原则

强化职能管理、过程管理,集成多种技术措施,加强各模块之间的协同配合,从数据输入到信息加工,再到统计应用,实行闭环操作,突破时空和地域条件的限制,保障平台始终处于稳定运行状态。支持通过电子邮件、手机短信等形式对相关人员进行实时提示,提高流程运转的响应速度。加强对关键控制点和关键岗位的技术防范,根据组织目标和发展要求,面向不同对象和层次,科学设置操作程序,既能保障科研正常运转,又能发挥监督作用,构建高效、透明、规范的智慧服务平台。

2.4可拓展性原则

立足长远,满足发展需要,坚持开放搭建平台,适应发展新形势。平台开发设计遵循可继承、可替换、可拓展,预留升级接口,方便办公系统的迭代更新,为用户提供有价值的服务体验。突出数据采集与应用功能,在办公审批环节,支持不同权限的数据查询、筛选、统计,根据管理层级需要,实时生成各类报表,辅助日常管理和科学决策,有助于管理者掌握单位科研活动、预算执行、经济运行等综合情况。

2.5安全性原则

加大硬件投入力度,注重安全运行,实行网络防火墙、数据同域异地定时备份,确保系统数据不因偶然因素或者恶意原因而被破坏、更改、丢失和泄密。强化内部安全分析,建立完整、“无缝隙”的操作日志文件,及时发现非法用户入侵和不正常现象,发出报告与预警。从网络级、系统级、数据库级和应用级全面加强内部控制[5],在保护中应用,在应用中保护,通过多层次权限划分、完善可靠权限模型、安全加密数据传递、后期纸质签名确认等措施,保证电子签名安全性、数据传输安全性、信息提取安全性。

3平台运行的核心内容

3.1统一权限管理

扎紧织密制度建设的笼子,实行科学授权管理,合理设定人权、事权、财权,参与人员在各自权限内开展工作,主动接受纪检监察部门监督。实行层级管理,分类把关,不同业务流程对应不同的审批环节,除审批当事人外,其他证明人、参与人根据需要适时介入,赋予审批人同意、拒绝、质疑、退回等多种灵活处置权限。强化网签责任,“谁审批,谁负责”,明确经办人员电子签名与手工签名具有同等法律效力,任何人不得越权查看或处理与自己职权无关的事项。

3.2简化审批流程

坚持应用导向,加强顶层设计,提供分级审批、优化审批、前置审批、移动审批等特色服务。流程简洁明快,方便操作,在保障主要功能的同时,积极拓展附加功能,增强用户黏性。此外,审批进程一般不需要环环面签,只需在线发起,依照流程进行,赋予当事人或经办人更多的自主权、参与权。为保证平台运行价值,特别强调原始凭证在提交环节的一次见面核查,所有涉及财务票据必须当面查验核实,杜绝重复、遗漏、错误、不准确等情形,确保审批材料真实合法、符合要求。

3.3防范审批风险

防范风险首先要能及时识别风险,其次要采取有效措施应对挑战。在实际操作过程中,强化对农业科研活动风险类型的梳理与甄别,排除一些外部无法掌控的风险,设立前置、关联、证明、核查等风险控制点,在发现问题时能够及时响应,指导当事人即知即改,弥补差错与不足;加强组织协调,强化内外监督[6],紧盯审批事项关联与引用,强调佐证材料相互印证,促进相关业务协调配合,发现违规问题要及时制止和纠正,对不符合内在逻辑关系的审批事项,采取技术手段加以杜绝;推进服务平台与配套制度衔接、人防与技防结合,审批人员要能坚持原则、动真碰硬、敢于担当,当好监督“探头”,善于发现问题,及时补救偏差漏洞,切忌当“甩手掌柜”和“老好人”。

3.4严肃纪律规矩

突出抓好日常监管,采用自动识别评估与监测处置的“技防”手段[7],勇于向顽症开刀,不断增强开展监督、接受监督的自觉性,让大家习惯在互相监督下工作,习惯在相互提醒中进步。要下移管理重心,向下传导压力,严格落实责任,坚决杜绝“宽松软”现象。经办人要对财务票据的真实性负责,部门负责人是各类收支的第一责任人,任何人不得随意改变项目内容或扩大资金使用范围,不得截留、挪用、挤占专项资金。坚决制止打擦边球、搞变通、弄虚作假等违纪违规行为,不搞“下不为例”,切实把责任扛在肩上,着力营造风清气正的工作环境。

4推广应用效果评价

智慧服务平台是按照特定应用目标和规则,对信息进行采集、加工、存储、传输、检索等处理的人机交互系统。该平台从程序、要素、监督三个维度考量,着力简化办理程序,约束审批权力,控制费用开支,推进阳光管理和智慧监督。管理者可以摆脱日常事务所困,专心致力于战略决策和重大问题谋划;科研人员不用费时奔波,就可享受创新与变革带来的红利,达到互利双赢的效果。实践表明,推进制度刚性约束与智慧平台保障并举,有助于落实法人主体地位、建设现代科研院所,提升农业科研单位管理水平,实现内部控制网络化、授权审批规范化、沟通协调便利化、全程监督痕迹化。

4.1内部控制网络化

智慧服务平台搭建的是一张服务网、便利网,横向是各平行审批单元之间的协作联系,纵向是自下而上各审批参与者之间的有序接力,把农业科研经济活动的各个环节连接起来,构建能够全面覆盖各部门、各环节,符合阶段性发展特点的控制体系[8],顺利实现组织管理目标。由于农业科研院所处于国家创新体系关键环节,创新指向、创新服务、创新产出等有其特定的要求,在农业科研经济活动中,科研人员组成利益共同体,在各节点承担各自分工,建好网、用好网、守好网,实现真正意义的互联互通,形成了良好的创新创业氛围。

4.2授权审批规范化

将项目管理、财务管理、日常管理,与当前加强作风建设和从严治党管党的具体要求结合起来,因时而动,顺势而为,合理分解和科学配置权力,加强权力制约与监督,积极推进内控建设,解决了传统决策、经验管理中容易出现的弊端。加强审批规范化建设,出制度、定规矩,做到有章可循。完善“事前预防、事中检查、事后纠正”的控制体系[9],对尚不完善的防范措施及时进行修正完善,能够实现风险的动态监控。在实际工作中,坚持强管理、慎授权,保证过程与结果不偏不倚,不因外围因素而影响审批行为,不因人为偏好而改变审批结果,有效避免了审批过程中可能出现的乱作为或不作为现象。

4.3沟通协调便利化

智慧服务平台的一个显著特点就是快捷简便,去繁就简、化难为易,在提供服务、保障科研的前提下,更加突出简单实用,一个环节能解决的问题决不多头处理。通过平台数据建设,加强部门之间的信息共享,有效避免了“信息孤岛”[10],便于及时发现问题,通过短信联系、补充材料,或在线留言等形式反馈信息,必要时当面解释,取得审批者理解与支持。当事人无须东奔西走或排队等候,只需依据审批规则,一次在线填报,一次见面审批,即可达到目标,既省时又省力,极大地提升了工作效率。

4.4全程监督痕迹化

通过智慧服务平台构建,农业科研院所无论是在财务管理、物资采购、公务接待,还是在请示报告、用印盖章、用车申请等方面,都能做到有效覆盖、全方位监督。在事前审批备案、事中核查防错、事后问责处置等环节,加强技术支持,全程记录操作,将流程痕迹固化,为分清是非、厘清责任提供客观依据,确保数据收集、处理和报告的正确性[11]。遇到不明事项,审批人可以质疑和询问,了解相关事项及具体细节;纪检监察部门将合法性、合纪性审查扩大到平台运行的各个方面,依据审批反馈信息,及时约谈提醒有关人员,抓好问题处置工作,有效防范各类风险和责任事故的发生。

5参考文献

[1]王梦醒.农业科研事业单位财务内控制度建设浅析[J].安徽农业科学,2017(29):207-208

[2]闫崇伟.农业科研事业单位内部控制浅析[J].湖北农业科学,2016(S2):18-19

[3]姜梅林,周亮.加快建设以3e为骨干的农业科研智慧资源系统[J].农业科技管理,2016(2):48-50

[4]隋德才,姜成钢,屈昊.农业科研事业单位适应管理会计需要推行财务管理信息化的思考[J].农业科研经济管理,2017(1):12-15

[5]还红华,马晓杰,马一杏,等.智慧型农业科研院所信息化建设策略[J].农业科技管理,2016(1):40-42

[6]张俊芳,高建,张春红,等.强化农业科研单位内控机制的新思考[J].农业科技管理,2014(2):33-36

[7]周敏,陈晓强,顾慧.加强农业科研单位廉政风险防控机制建设刍议[J].江苏农业科学,2017(21):353-355

[8]黄艳.风险导向科学事业单位内部控制系统探究[J].行政事业资产与财务,2016(27):52

[9]黄丽华.集团公司在信息化环境下优化内部控制系统的实践与探索[J].商场现代化,2014(28):115-116

[10]乐音.构建农业科研单位财务管理平台的探讨[J].中国农业会计,2015(7):44-46

[11]应立冬.内部控制系统信息化建设若干问题研究[J].会计之友,2012(29):76-78

作者:葛兆建 单位:江苏沿海地区农业科学研究所

农机市场杂志责任编辑:张雨    阅读:人次
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