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物资采购管理审计的建议

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《国际商务财会杂志》2014年第七期

一、对过程管理的全方位审计是物资采购审计的基础

采购管理本质上是采购流程的业务管理。采购流程是否合理,各环节是否得到有效管控,这既是采购管理的基本内容,也是采购审计的基础。以下环节是采购业务流程审计的重点:

(一)采购计划通过查阅月度采购计划和年度采购计划的编制和审批情况,审查物资采购计划的编制是否有依据,是否及时和科学,是否履行了审批程序,计划制定是否考虑了库存因素,采购计划与实施结果是否一致,采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施等,重点审查无计划采购、超计划采购和不考虑库存的采购行为,确保采购计划的严肃性。

(二)采购比质比价这是物资采购过程中比较重要的一个环节,是内部控制管理的重点。应从财务明细账着手根据采购总体规模抽查相应数量的需要招投标的大金额采购实例,检查招标过程资料的完整性,参加招标人员是否来自于各相关部门,数量是否符合制度规定,应标的供应商是否高于制度规定的最低限额,是否从合格供应商名录中选取,如果是新入供应商是否对其进行了资质考察。采购业务招标书是否具体、规范,涉及技术要求的是否有详细的技术参数。

(三)合同签订依法签订采购合同是避免法律纠纷,维护企业利益免受损失的重要途径。应对抽取的合同中规定的品种规格、数量、技术指标要求、交货时间、结算方式、付款进度、逾期损失等主要条款,结合企业的合同管理制度逐一审查,要关注是否存在条款约定不足或约定不明确,显示不公平的现象,是否在遵循法律法规的基础上最大的维护了公司利益。同时也应该对合同管理情况予以关注。

(四)物资验收入库这一环节中,应审核采购人员是否参与了验收,对于技术含量较高的物资还应有技术人员参与。审查合同的内容和交货期执行情况,是否做好物资到货验收工作和原始记录,是否严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况,是否及时与供方协商处理,对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存,以备查询。是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。物资出入库单据是否齐全,是否按类别按规格建立了完备的仓库台账,与实际库存是否核对相符。物资是否得到了妥善保存,对易氧化、易腐蚀的大宗物资是否得到了妥善处置;物资积压浪费和损失是否积极查找原因,是否对相关责任人进行了追责。

(五)财务付款应充分了解公司资金审批管理办法,结合财务应付账款、预付账款,审核是否按照合同的要求付款,是否存在提前付款的情况,重点关注预付款支付理由是否充分,预付挂账时间是否过长,是否存在越权审批资金支付的情况,有无非物资采购部门办理大额物资采购及付款情况。审计过程中如果发现存在对方无法提供银行账户而由他人账户代替,或存在虚假发票报销的情况,应详细核实原因。

二、采购管理风险是否得到有效控制是物资采购审计的重点

采购风险的控制是物资采购管理工作的重点,也理应是采购审计的重点。对采购风险管控的审计不能拘泥于风险分类上,而应该抓住本质,关注重点。在外因型风险中,合同欺诈风险、价格风险、质量风险主要与供应商关联,技术进步、意外风险和价格风险都有市场影响的因素。而内因型风险则主要是采购过程管理中表现出来的问题,主要集中体现在过程管控疏失、内部信息沟通不畅、采购行为人道德问题等所带来的风险上面,如采购计划制定不当、合同签订不当等大都是过程管控疏失造成的。只有抓住了这些重点,才能使物资采购审计工作有的放矢。

(一)供应商风险首先要检查供应商体系建设情况。一个组织体系完善,收入达到一定规模、拥有较为稳定的客户资源的发展前景良好的企业,应建立一整套合格供应商体系。重点审查是否建立了合格供应商名录,进入合格供应商名录的供应商是否经过企业资信、经营规模、经营状况、财务指标、产品质量、产品价格、交货及时性和售后服务等方面的考核,是否存在非合格供应商名录外采购现象。其次检查合格供应商是否进行定期评价,是否建立了科学合理的评价依据和评价体系,特别是产品质量是否在持续改进,是否发生过较为严重的产品质量问题,交付是否及时,价格是否合理。这些评价是建立在历史数据和统计分析基础之上的。对于不合格供应商要及时淘汰。第三,检查供应商的诚信问题。从投标文件、报价单、招标过程管理等方面检查供应商是否存在串标行为,是否存在合同欺诈,是否存在采购价格与市场行情偏离较大的问题,产品质量是否存在恶意的以次充好现象。第四,检查独家供应情况及供应链优化方案。独家供应商大多是因为产品技术的原因所造成,其危害是可能造成供应商控制或供应链断裂等问题。重视独家供应商问题,培育供应商成长也是物资采购管理的重要问题。

(二)市场风险审计工作主要应关注两点:一是是否对大宗物资的价格变动有应对措施。比如供暖用煤,在冬季由于需求较旺盛,其价格一般会比在淡季的时候高,适时启动反季节采购,可能会节约大笔采购资金。再如大宗钢材采购,由于市场价格波动较大,对价格变化趋势判断准确,将会规避采购风险,赢得采购收益。二是是否对市场技术进步带来的采购风险有应对措施。器材技术指标是研发部门考虑的范畴,但对于市场技术发展,采购部门有可能最先得到情况,这要求研发部门和采购部门密切配合,关注关键物料的市场技术动态,及时沟通有关情况,以免造成采购损失。审计应该对由于技术进步导致库存积压的损失给予关注并进行责任评价。

(三)过程管控疏失风险采购计划人员未及时掌握科研生产状况而导致采购数量偏大或者供货不及时,合同约定不明或审查不严而导致企业蒙受损失,到货验收不认真导致数量缺斤少两、质量以次充好等,都是过程管控疏失风险。

(四)采购行为人的道德风险由于采购涉及大量利益关系,因此采购舞弊现象时有发生。采购人员为了个人私利,可能会与供应商合谋,制造虚假比价等手法;在招标采购过程中,评标专家违反原则,倾向于有利害关系的供应商;保管人员和使用部门合谋,导致虚假出入库。这些都是采购行为人的道德风险问题,需在采购审计中予以重点关注并加以规避。

三、采购管理目标实现及绩效改进是物资采购审计的重要内容

采购绩效是指采购产出与相应的投入之间的对比关系,它对采购效率进行全面整体评价。对物资采购的审计工作不仅要关注管理的过程,也要关注管理的结果。审计采购绩效改进应检查以下主要指标的实现情况:

(一)采购的及时率采购是否满足科研生产的正常需要,是否造成严重的停工待料情况。这是考核采购绩效的首要指标。

(二)库存周转率库存周转率是一种衡量材料在工厂里或是整条价值流中,流动快慢的标准。提高库存周转速度,最大限度地压缩库存,是防范物资积压风险、增加企业价值的重要手段。很多企业充分发挥社会物流的作用实行零库存,还有一些企业与供应商建立战略联盟,将仓库设在供应商处,这些都是对采购绩效的重大改进。

(三)采购价格控制指标完成率最简单的方法是考核实际价格与过去移动平均价格的差额,但由于实际价格受市场影响因素较大,这种方法存在不科学性。最常用的方法是将当期采购价格与基期采购价格的比率与当期物价指数与基期物价指数的比率相互比较。

(四)采购质量合格率即考核物料复验合格入库的数量与采购物料总数量之比率。这一考核指标要求采购部门对采购源头——供应商给以应有的关注。

(五)信息手段利用情况采购信息化有别于传统管理方法,是全新的商业模式,是现代采购发展的方向。目前对企业采购管理而言有许多先进的管理手段和信息平台。审计既要关注考核的结果,更要关注各指标的考核方法是否科学合理。

作者:田伟单位:航宇救生装备有限公司

国际商务财会杂志责任编辑:田老师    阅读:人次